CIRCULAR EXTERNA 9 DE 2025
(octubre 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
Bogotá, D,C.
| Para: | ENTIDADES Y ORGANISMOS ESTATALES DEL ORDEN NACIONAL Y TERRITORIAL Y DEMÁS ENTIDADES QUE EJERCEN FUNCIONES PÚBLICAS O QUE ADMINISTREN RECURSOS PÚBLICOS. |
De: | César Palomino Cortés Director General Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado |
Asunto: | Entrada en funcionamiento de la nueva versión del módulo de conciliaciones extrajudiciales del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI y mejoras a los módulos de procesos judiciales y de comités de conciliación. |
Fecha: | 2 8 OCT 2025 |
De conformidad con lo establecido en el Decreto 1069 de 2015, modificado por el Decreto 104 de 2025, el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOCUI es el único sistema oficial para el registro y seguimiento de la actividad judicial, arbitral y extrajudicial del Estado; asimismo, constituye la fuente oficial de la información litigiosa y la base para su aprovechamiento estadístico.
Con el objetivo de fortalecer el Sistema eKOGUI, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ha trazado un plan de evolución orientado tanto a elevar la calidad de la información capturada, como a consolidar el sistema como un gestor de casos que enfoque la labor de los abogados en el litigio estratégico.
En ese sentido, la Agencia informa que el próximo 18 de noviembre de 2025 entrará en funcionamiento la nueva versión del módulo de conciliaciones extrajudiciales del Sistema eKOGUI. Esta nueva versión del módulo utilizará el Identificador Único de la Conciliación (ÍUC) generado por el Sistema de Información Misional - SIM de la Procuraduría General de la Nación para facilitar el seguimiento de las conciliaciones desde la admisión hasta la aprobación judicial, conforme a la Ley 2220 de 2022. Los roles que realizarán alguna consulta y/o gestión en el módulo son: (i) Jefe Jurídico, (ii) Jefe de Control Interno, (iii) Administrador, (iv) Abogado.
La Agencia migrará la información del módulo actual al nuevo módulo de conciliaciones extrajudiciales en un proceso que iniciará el 10 de noviembre de 2025. Para ello, tenga en cuenta las siguientes condiciones:
- Se migrarán las conciliaciones prejudiciales en estado TERMINADO, iniciadas en fecha posterior a 1998 debido a que es la fecha más antigua a partir de la cual se cuenta con la mayor cantidad de información reportada al Sistema
- Se migrarán las conciliaciones en estado ACTIVO iniciadas a partir del 1 de enero de 2025. Las iniciadas antes de esa fecha y que aún se encuentren con estado ACTIVO no se migrarán; las entidades deberán actualizarlas antes de la migración para no tener que registrarlas nuevamente.
- La información se migrará de acuerdo con los parámetros definidos para el nuevo módulo en términos de los identificadores, las actuaciones, los medios de control y las autoridades judiciales y extrajudiciales. No se migrarán las conciliaciones que se reportaron como gestionadas ante Superintendencias o Ministerios.
- A partir del 18 de noviembre de 2025, las entidades tendrán tres meses para verificar su información migrada al nuevo módulo e informar cualquier inquietud a la agencia a través del correo: soDorte.ekogui@defensajuridica.gov.co. Después de este periodo, la información registrada en el sistema eKOCUI será la oficial del módulo de conciliaciones extrajudiciales.
En simultáneo con el nuevo módulo de conciliaciones extrajudiciales, entrarán en funcionamiento las siguientes capacidades clave en el módulo de procesos judiciales, que optimizan trazabilidad, reasignación y colaboración entre entidades:
- Modificación en el inicio del proceso judicial. Con el objetivo de que el Sistema eKOCUI refleje la realidad procesal de las entidades en términos de la cantidad de procesos que las vinculan, a partir del 18 de noviembre de 2025, el sistema le pedirá como dato obligatorio a los usuarios, el registro de la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda de los procesos a sus entidades. Para los procesos nuevos que se estén reportando al Sistema, este dato se deberá reportar en el último paso de registro de! proceso. Para los procesos registrados previamente en el Sistema que se encuentren en estado ACTIVO, el sistema le pedirá la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda a los abogados cuando ingresen al proceso, como requisito para permitirle realizar cualquier actualización del proceso.
El reporte de la fecha de notificación será obligatorio para los procesos judiciales ACTIVOS que a la fecha de entrada en funcionamiento de esta modificación NO tenían registrada la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda en la actuación "notificación". Para el resto de los procesos judiciales ACTIVOS, se recomienda tener identificada esta fecha para que puedan realizar la gestión de estos procesos en el Sistema. Recuerde que la fecha de notificación no puede ser anterior a la fecha de admisión ni posterior a la fecha actual.
Nota; Recuerde que la fecha de notificación del auto admisorio de la demanda no puede ser anterior a la fecha del auto admisorio ni posterior a la fecha en la que realice el registro de la información.
- Ayuda a los abogados para el registro del proceso judicial. Para facilitar la gestión de los abogados, se implementa en el Sistema eKOGUI una herramienta de inteligencia artificial que hará una lectura de los datos básicos de los procesos judiciales que vinculan entidades públicas en la Rama Judicial y en las piezas procesales comunicadas a la Agencia por los despachos judiciales. Con esta información, cuando se ingresen los 23 dígitos del proceso durante su registro, el sistema le precargará al usuario los datos de la jurisdicción, el medio de control, las partes del proceso (cuando los documentos tengan el número de identificación registrado) y le sugerirá la causa del proceso. Esta información deberá ser validada por los abogados antes de continuar con el registro del proceso y la generación definitiva del registro.
- Nuevo rol de apoyo a la gestión: Como apoyo a las entidades para realizar la gestión de información en el Sistema, entrará en operación un nuevo rol en el Sistema eKOGUI que podrá ser asignado a los funcionarios de apoyo de las oficinas jurídicas, con facultades para realizar el registro de procesos judiciales y arbitrales previos a su activación sin necesidad de tener el rol de abogado. Adícionalmente tendrán permisos para registrar actuaciones posteriores a la terminación de procesos como la liquidación. El reporte de las actuaciones de procesos ACTIVOS seguirá siendo responsabilidad exclusiva de los abogados de las entidades.
- Apertura de consulta de actuaciones y documentos del proceso: Para fortalecer el trabajo colaborativo, se abre el ámbito de información de los procesos judiciales en el eKOGUI, para que los abogados apoderados de las diferentes entidades vinculadas a un proceso judicial puedan consultar todas las actuaciones y documentos registrados en el Sistema sobre el proceso. Además, podrán visualizar el nombre de los abogados que ejercen la representación judicial de las otras entidades vinculadas al mismo proceso.
- Selección masiva para la reasignación de procesos: El Sistema eKOGUI permitirá a las entidades realizar de manera autónoma la selección masiva de procesos para su reasignación de manera simultánea a otros abogados, facilitando ¡a actualización de la gestión cuando los abogados dejan de hacer parte de las entidades, sin requerir trámite ante la Agencia.
- Mensajes de ayuda en las interfaces del Sistema: Para facilitar el uso y apropiación de las funcionalidades del eKOGUI, los usuarios encontrarán textos y mensajes contextúales que guiarán el uso de las herramientas durante la navegación en ios módulos de procesos judiciales y arbitrales.
- Adaptación del Sistema a la particularidad de las entidades: Las entidades podrán parametrizar las subcausas del proceso para caracterizar las particularidades de su litigiosidad. Entrará en funcionamiento una herramienta que le permitirá a los administradores de las entidades en el Sistema eKOGUI realizar una parametrización de las subcausas con las que los abogados de las entidades clasificarán los procesos judiciales de acuerdo con las causas generales parametrizadas por la Agencia, particularizándolas de acuerdo con sus necesidades.
- Finalmente, en cuanto al módulo de comités de conciliación, se fortaleció su arquitectura para optimizar su rendimiento. Además, se desarrolló una funcionalidad que le permitirá a los comités de conciliación gestionar en el Sistema eKOGUI el análisis de solicitudes de conciliación no registradas previamente.
Para más información sobre las nuevas funcionalidades, podrá acceder a los manuales del Sistema eKOGUI publicados en el siguiente enlace: https.7/ekoqu¡.defensa¡ur¡d¡ca.qov.co/Paqes/NEW/instructivos.aspx. Conforme al artículo 2.2.3.4.1.5 del Decreto 1069 de 2015, los instructivos que expide la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, son de carácter vinculante.
Recuerde que el no reporte o el reporte impreciso o incompleto de información al Sistema eKOGUI por parte de las entidades puede dar lugar a la generación de información, por parte de la Agencia, de información que afecte los intereses del Estado.
Cordialmente,
CÉSAR PALOMINO CORTÉS
Director General
