Decreto 104 de 2025

DECRETO 104 DE 2025

(enero 28)

<Fuente: DAPRE.Presidencia.gov.co>

Diario Oficial No. 53.013 de 28 de enero de 2025

Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 7 de febrero de 2025

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

<Consultar la vigencia de esta norma directamente en los artículos que modifica y/o adiciona>

Por el cual se adiciona la Sección 4 al Capítulo 2 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del  Derecho, para reglamentar el Sistema de Defensa Jurídica del Estado, se modifica la Sección 1 del Capítulo 4 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 de Decreto 1069 de 2015 y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, el artículo 206 de la Ley 2294 de 2023, y

CONSIDERANDO:

Que, según la Ley 1444 de 2011 y el Decreto 4085 de 2011, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es la entidad especializada que orienta y coordina la función de defensa jurídica de la Nación y su misión está encaminada a lograr una defensa técnica armónica que responda a los intereses jurídicos públicos.

Que, en virtud de estos antecedentes, y con el objetivo de potenciar la implementación de una política pública estatal en materia de prevención del daño antijurídico y de defensa jurídica en todo el territorio nacional, el artículo 206 de la Ley 2294 de 2023 ''Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 Colombia Potencia Mundial de la Vida" creó el Sistema de Defensa Jurídica del Estado (SDJE) "como un conjunto de actores, políticas, estrategias, principios, normas, rutas de articulación e instrumentos jurídicos, técnicos, financieros y gerenciales orientados a garantizar de manera coordinada la eficacia de la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado, en las entidades públicas del orden nacional y territorial, Independientemente de su naturaleza y régimen jurídico (...)

Que el mencionado artículo 206 de la Ley 2294 de 2023 estipuló que el SDJE "tendrá por objeto fortalecer la defensa jurídica del Estado, mejorar las calidades y condiciones de los abogados defensores del Estado, promover estándares y condiciones para el ejercicio de la función de la defensa jurídica del Estado, propiciar la generación y circulación de buenas prácticas y administrar los recursos que permiten hacer una gestión eficiente del ciclo de defensa jurídica, promoviendo la disminución del impacto fiscal derivado de la litigiosidad.”

Que se hace necesario reglamentar el Sistema de Defensa Jurídica del Estado (SDJE) para garantizar su adecuada implementación y su buen funcionamiento, de conformidad con los principios de colaboración armónica, autonomía territorial, concurrencia, planeación, evaluación y control, mejora continua, innovación, participación, economía y celeridad, publicidad, entre otros.

Que el proyecto de Decreto, junto con su memoria justificativa, fue publicado para comentarios de la ciudadanía y grupos de interés en el sitio web del Ministerio de Justicia y del Derecho, en cumplimiento de los artículos 3o y 8o de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 2.1.2.1.14 del Decreto 1081 de 2015, Único Reglamentario del sector Presidencia de la República.

En mérito de lo expuesto,

DECRETA

ARTÍCULO 1o. Adiciónese la Sección 4 al Capítulo 2 del Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, la cual quedará así:

Sección 4.

DEL SISTEMA DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Subsección 1.

Generalidades.

Artículo 2.2.3.2.4.1.1. Sistema de Defensa Jurídica del Estado. El Sistema de Defensa Jurídica del Estado (SDJE) creado por el artículo 206 de la Ley 2294 de 2023 "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 Colombia Potencia Mundial de la Vida" o la norma que lo adicione, modifique o sustituya, es un conjunto de actores, políticas, estrategias, principios, normas, rutas de articulación e instrumentos jurídicos, técnicos, financieros y gerenciales orientados a garantizar de manera coordinada la eficacia de la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado, en las entidades públicas del orden nacional y territorial, independientemente de su naturaleza y régimen jurídico.

Artículo 2.2.3.2.4.1.2. Definiciones. Para efectos del presente decreto los siguientes términos tendrán el significado que se señala a continuación:

1. Ciclo de defensa jurídica del Estado. Es el conjunto de etapas que pueden ocurrir a partir de la generación de un daño antijurídico o de su prevención.

Las etapas que comprende el ciclo de defensa jurídica del Estado son:

(i) Gestión del conocimiento: es el proceso mediante el cual se implementan acciones, mecanismos o instrumentos orientados a generar, identificar, capturar, valorar, transferir, apropiar, analizar, difundir y preservar el conocimiento tácito y explícito de las entidades públicas con el fin de fortalecer la gestión, facilitar procesos de innovación y mejorar la prestación de bienes y servicios a los grupos de valor.

(ii) Prevención del daño antijurídico: hace referencia a las actividades, estrategias, herramientas y/o acciones que se desarrollen para buscar la solución a los problemas asociados a los actos, hechos, omisiones y operaciones administrativas que generan litigiosidad y condenas.

Cada entidad a través de sus comités de conciliación, áreas de planeación y control interno o quien haga sus veces, son las únicas responsables del proceso de formulación, aprobación, implementación y seguimiento de sus políticas de prevención del daño antijurídico, y mediante sus políticas se debe encontrar una respuesta de carácter transversal y sistémica para reducir los eventos generadores del daño antijurídico y, con ello, impactar en la disminución de las demandas y condenas en contra del Estado.

(iii) Gestión extrajudicial: es el conjunto de acciones, actividades, estrategias y/o herramientas adoptadas para fomentar la utilización de los mecanismos alternativos de resolución de conflictos, para buscar la terminación temprana de controversias, cuando a ello haya lugar.

(iv) Gestión de la defensa judicial: se refiere al conjunto de acciones, actividades, estrategias y/o herramientas utilizadas en el marco de procesos judiciales o arbitrales en pro de proteger los intereses litigiosos del Estado.

(v) Gestión del cumplimiento de créditos judiciales: comprende las acciones, actividades, estrategias y/o herramientas encaminadas a hacer efectivas, de manera oportuna, las órdenes que se profieran a cargo del Estado y a la satisfacción de los compromisos adquiridos en las conciliaciones.

(vi) Gestión de los mecanismos para la protección y recuperación del patrimonio público: agrupa las acciones, actividades, estrategias y/o herramientas para la recuperación de dineros públicos por la vía de la acción de repetición y/o llamamiento en garantía con fines de repetición, cuando a ello haya lugar.

2. Indicador de gestión o de procesos. Es una medida cuantitativa que evalúa los avances en el desarrollo de un proceso específico. Este tipo de indicador mide el desempeño de las actividades o procesos operativos dentro de una organización, enfocándose en la eficiencia en la ejecución de las tareas, el cumplimiento de plazos, la utilización de recursos y la calidad en la realización de las actividades.

3. Indicador de resultados. Es una medida cuantitativa a corto plazo que evalúa el cumplimiento de un proceso, producto u objetivo estratégico. Mide los efectos inmediatos o logros obtenidos tras la implementación de un programa o actividad, reflejando el grado en que se alcanzaron los objetivos planteados en términos de productos o servicios entregados.

4. Indicador de impacto. Es una medida cuantitativa a mediano y largo plazo que evalúa los efectos de una estrategia, intervención o programa en el ciclo de defensa jurídica del Estado. Este tipo de indicador refleja los cambios sustanciales en el fortalecimiento de la defensa jurídica del Estado y la disminución del impacto fiscal derivado de la litigiosidad, buscando mejoras sostenibles en estos aspectos a gran escala.

Artículo 2.2.3.2.4.1.3. Finalidad del SDJE. La finalidad del SDJE es coordinar y articular interinstitucionalmente a las entidades públicas del orden nacional y territorial, a través de estrategias encaminadas a gestionar eficazmente el ciclo de defensa jurídica del Estado, reducir la litigiosidad y el impacto fiscal de las condenas en contra del Estado.

Artículo 2.2.3.2.4.1.4. Principios generales. Las actuaciones de los actores del SDJE se orientarán, especialmente, con arreglo a los principios de colaboración armónica, de enfoque territorial, autonomía territorial, concurrencia, planeación, evaluación y control, mejora continua, innovación, participación, economía y celeridad así:

1. Principio de colaboración armónica: los actores del SDJE deben cooperar para satisfacer el cumplimiento de los fines esenciales del Estado y los objetivos del SDJE. Esto incluye la remisión oportuna de la información solicitada y la asistencia a los espacios requeridos, entre otros.

2. Principio de enfoque territorial: en el cumplimiento de los objetivos del SDJE, los actores deberán tener en cuenta las necesidades específicas de los territorios, propiciando la participación de las autoridades locales en la toma de decisiones.

3. Principio de autonomía territorial: las entidades territoriales gozan de capacidad para gestionar sus propios intereses, en el marco de la Constitución y de la Ley.

4. Principio de concurrencia: los actores del SDJE participarán de forma convergente en todas las estrategias, políticas y demás decisiones que se adopten en el marco del SDJE que involucren o afecten sus intereses y competencias.

5. Principio de planeación: los actores del SDJE deben establecer estrategias conjuntas que permitan alcanzar los objetivos del SDJE.

6. Principio de evaluación y control: los actores del SDJE deben hacer seguimiento continuo a la implementación y el funcionamiento del SDJE.

7. Principio de mejora continua: los actores del SDJE deben gestionar sus procesos con la finalidad de ser más eficientes y aumentar su rendimiento en la gestión de las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

8. Principio de innovación: los actores del SDJE deben utilizar el conocimiento para crear productos, servicios o procesos novedosos.

9. Principio de participación: los actores del SDJE deben involucrarse en la implementación y buen funcionamiento de este, a través de la aplicación de los lineamientos, protocolos, directrices y demás herramientas que se adopten.

10. Principio de economía: los actores del SDJE actuarán con austeridad y eficiencia, optimizando el uso de recursos, procurando niveles óptimos de calidad en sus actuaciones y garantizando la protección de los derechos de las personas.

11. Principio de celeridad: los actores del SDJE deben impulsar oficiosamente los procedimientos e incentivar el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones.

Artículo 2.2.3.2.4.1.5. Ámbito de aplicación y actores. Harán parte del SDJE todas las entidades públicas del orden nacional y territorial, independientemente de su naturaleza y régimen jurídico, y este abarcará todas las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

PARÁGRAFO. Para efectos de SDJE, las entidades del orden territorial podrán participar a través de las asociaciones y/o agremiaciones en que se agrupen.

Artículo 2.2.3.2.4.1.6. Objetivos específicos. Los objetivos específicos del SDJE son:

1. Promover un cambio en la cultura organizacional enfocada en la prevención de conflictos y del daño antijurídico, a través de un conjunto de prácticas y conocimientos que permitan identificar y evitar conductas que afecten, por acción u omisión, los derechos de las personas.

2. Facilitar la coordinación armónica entre los actores del SDJE para la implementación de las políticas y la gestión de la defensa jurídica, adelantando acciones de cooperación y articulación, con el fin de formular e implementar estrategias para reducir la problemática litigiosa contra el Estado de forma transversal.

3. Promover mecanismos de evaluación y control para revertir la tendencia litigiosa del Estado y su impacto fiscal, a través de una gestión jurídica pública efectiva.

4. Articular los actores, las normas, las herramientas y la información necesaria para convertir la prevención del daño antijurídico y la defensa jurídica en la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado.

5. Fomentar la gestión del conocimiento, la innovación, el intercambio y la difusión de buenas prácticas y lecciones aprendidas en casos de éxito entre todos los actores del SDJE.

6. Fortalecer la prevención sistémica del daño antijurídico con el fin de reducir la litigiosidad y su impacto fiscal.

7. Impulsar los mecanismos de resolución de conflictos y gestionar las fuentes de financiación que se requieran para ello.

8. Contribuir a la disminución de la litigiosidad y las condenas en contra del Estado, así como aumentar la tasa de éxito y la recuperación de recursos públicos.

9. Promover el cumplimiento oportuno y eficaz de las decisiones desfavorables para las entidades públicas y procurar la reducción del pago por concepto de intereses moratorios.

10. Incentivar el uso de los mecanismos encaminados a una efectiva recuperación de los recursos del Estado, así como impulsar su seguimiento y aplicación.

11. Propiciar el análisis adecuado, la sistematización y el intercambio de información para identificar causas generadoras de litigios en contra de las entidades públicas. Para este fin se promoverá la implementación de herramientas digitales y de analítica.

12. Fortalecer los mecanismos de acreditación, selección y evaluación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado, con el fin de generar estándares de calidad que promuevan una mejora continua en todas las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

Artículo 2.2.3.2.4.1.7. Características del SDJE. El SDJE opera como un sistema abierto, estructurado y organizado que se caracteriza por la interconexión, control, sinergia e intercambio de datos, para que las acciones adelantadas por los actores del SDJE guarden coherencia.

Artículo 2.2.3.2.4.1.8. Toma de decisiones basadas en evidencia objetiva. Las decisiones adoptadas por los actores del SDJE deben fundamentarse en los datos e insumos propios, los suministrados por los sistemas de información del SDJE y, especialmente, del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado- eKOGUI.

El SDJE propenderá por asegurar el intercambio de datos entre los actores que lo conforman. En todo caso, se garantiza la reserva de la información concerniente a las estrategias de defensa y el cumplimiento de la normatividad en protección de datos.

PARÁGRAFO 1o. La información suministrada por los actores del SDJE debe ser veraz, oportuna e íntegra. Es responsabilidad de los actores del SDJE mantener la información litigiosa debidamente organizada y actualizada, de acuerdo con los lineamientos que dicte la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para el efecto.

PARÁGRAFO 2o. La interpretación oficial de la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado- eKOGUI estará a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

Artículo 2.2.3.2.4.1.9. Implementación del SDJE. El SDJE se implementará de manera diferencial para las entidades públicas del orden nacional y territorial.

Para las entidades públicas del orden nacional, la implementación del SDJE se hará a partir de la entrada en vigor de este Decreto Reglamentario y en ese sentido, a partir de la fecha, deberán efectuar acciones, actividades, y/o estrategias para adoptar las herramientas, instrumentos, modelos, lineamientos y demás directrices que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como entidad coordinadora del SDJE.

Para las entidades públicas del orden territorial, la implementación del SDJE se realizará de manera gradual y progresiva, con base en los principios establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política y de conformidad a las etapas que defina la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como entidad coordinadora del SDJE, mediante acto administrativo.

Artículo 2.2.3.2.4.1.10. Criterios diferenciales para la implementación del SDJE. La implementación y seguimiento de los lineamientos, protocolos, herramientas y principios del SDJE en las entidades públicas se realizará considerando criterios diferenciales que atiendan a sus características y especificidades que fije la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado como entidad coordinadora del SDJE mediante acto administrativo.

PARÁGRAFO. La verificación de la implementación y seguimiento del SDJE y de sus lineamientos, protocolos, modelos, herramientas, en cada entidad estará a cargo del(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993, o la norma que la sustituya, modifique o adicione.

Artículo 2.2.3.2.4.1.11. Concurrencia intersectorial. El SDJE opera mediante la integración sectorial y territorial, garantizando la continuidad de los procesos, la interacción intersectorial y el enlace de las actividades a través de la coordinación de competencias.

El ejercicio concurrente de competencias exige el respeto de las atribuciones propias de las autoridades involucradas, así como un acuerdo explícito sobre las metas comunes y los procesos y procedimientos para alcanzarlas.

Artículo 2.2.3.2.4.1.12. Colaboración intersectorial. Las entidades del orden nacional, departamental, distrital y municipal del SDJE deberán ejercer sus competencias de manera articulada, coherente y armónica, buscando la eficacia en los procesos, acciones y tareas que les corresponden.

Artículo 2.2.3.2.4.1.13. Autonomía territorial. Las entidades territoriales, en su sector central y descentralizado, gozarán de autonomía para la gestión de sus intereses litigiosos. La intervención de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en las actuaciones o litigios de entidades del orden territorial deberá realizarse con base en los principios de enfoque diferencial, priorización, colaboración armónica y de conformidad con el artículo 610 del Código General del Proceso y el parágrafo del artículo 2o del Decreto 4085 de 2011 o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

PARÁGRAFO. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como entidad coordinadora del SDJE, establecerá los criterios diferenciales y de priorización para la intervención focalizada en entidades territoriales.

Artículo 2.2.3.2.4.1.14. Enfoque de respeto y garantía de los derechos humanos. Las políticas, estrategias, normas, rutas de articulación e instrumentos jurídicos, técnicos, financieros y gerenciales del SDJE deberán tener un enfoque de respeto y garantía de los derechos humanos, de conformidad con la Constitución Política y los tratados de derechos humanos ratificados por Colombia.

Subsección 2

Componentes, estructura y funciones de las instancias del Sistema de Defensa Jurídica del Estado

Artículo 2.2.3.2.4.2.1. Componentes. El SDJE está compuesto por un conjunto de actores, políticas, estrategias, principios, normas, rutas de articulación e instrumentos jurídicos, técnicos, financieros y gerenciales orientados a garantizar de manera coordinada la eficacia de la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado.

Artículo 2.2.3.2.4.2.2. Estructura. La estructura del SDJE será la siguiente:

1. Un Consejo del SDJE, como instancia de orientación y alto nivel de Estado.

2. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como coordinadora.

3. Un Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE, como instancia de operación a nivel nacional y territorial.

4. Un Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE, como instancia de operación a nivel nacional y territorial.

Artículo 2.2.3.2.4.2.3. Consejo del SDJE. Créese el Consejo del SDJE, como instancia de orientación y alto nivel de Estado, el cual será integrado por:

1. El(la) Ministro(a) del Interior.

2. El(la) Ministro(a) Hacienda y Crédito Público.

3. El(la) Ministro(a) de Justicia y del Derecho.

4. El(la) Secretario(a) Jurídico(a) de la Presidencia de la República.

5. El(la) Director(a) del Departamento Nacional de Planeación.

6. El(la) Director(a) del Departamento Administrativo de la Función Pública.

7. El(la) Director(a) de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

PARÁGRAFO 1o. El Consejo del SDJE será presidido por el(la) Director(a) de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

PARÁGRAFO 2o. Los(as) integrantes del Consejo podrán delegar, mediante acto administrativo, su asistencia a dicha instancia, preferiblemente en funcionarios(as) del nivel directivo cuando existan, o en su defecto en un nivel asesor. Los(as) integrantes del Consejo ejercerán su rol de conformidad con sus competencias.

PARÁGRAFO 3o. La Secretaría Técnica del Consejo del SDJE será ejercida por el(la) Secretario(a) General de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

PARÁGRAFO 4o. La Secretaría Técnica deberá convocar a las sesiones del Consejo del SDJE y definirá la fecha, lugar y modalidad de celebración.

PARÁGRAFO 5o. A las sesiones del Consejo podrán ser invitadas con voz, pero sin voto las diferentes entidades públicas del orden nacional y territorial, cuyo aporte se estime de utilidad para los fines encomendados.

Artículo 2.2.3.2.4.2.4. Funciones del Consejo del SDJE. El Consejo del SDJE tendrá las siguientes funciones:

1. Conocer el informe de gestión anual del SDJE presentado por el(la) Director(a) de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y proponer correctivos cuando sea necesario.

2. Formular líneas generales y recomendaciones para el adecuado funcionamiento del SDJE.

3. Adoptar el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado.

4. Darse su propio reglamento.

5. Las demás que le señale la ley.

Artículo 2.2.3.2.4.2.5. Convocatoria. El Consejo del SDJE se reunirá, como mínimo, una (1) vez cada año, sin perjuicio de que cualquiera de los(as) integrantes pueda solicitar reuniones extraordinarias, las cuales se convocarán siguiendo los principios de necesidad, eficacia y economía.

PARÁGRAFO. Las reuniones del Consejo del SDJE podrán hacerse de forma virtual.

Artículo 2.2.3.2.4.2.6. Acta. Los asuntos tratados en las sesiones del Consejo del SDJE se consignarán en un acta por la Secretaria Técnica y, deberá suscribirse por los(as) asistentes.

Las reuniones, deliberaciones, actos y documentos del Consejo del SDJE se sujetarán a reserva legal, solo en los casos de que trata el artículo 129 de la Ley 1955 de 2019 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Artículo 2.2.3.2.4.2.7. Coordinación del SDJE y sus funciones. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado es la coordinadora del SDJE y tendrá las siguientes funciones:

1. Promover la articulación entre los actores del SDJE para asegurar la coherencia en la implementación y seguimiento de la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado.

2. Establecer las directrices para implementar la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado en el marco del SDJE.

3. Coordinar las actividades necesarias para la adecuada implementación y funcionamiento del SDJE.

4. Promover el seguimiento por cada actor del SDJE de los indicadores de gestión, resultado e impacto para evaluar la efectividad del SDJE.

5. Diseñar y establecer procedimientos estandarizados que permitan asesorar legalmente a los actores del SDJE y brindar orientación para prevenir el daño antijurídico.

6. Promover la implementación del modelo de acreditación, selección y evaluación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado, en coordinación con los actores competentes.

7. Presentar, a través del(a) Director(a) General, al Consejo del SDJE el informe de gestión anual del SDJE.

8. Fomentar la adopción de buenas prácticas en cada una de las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado por parte de los actores del SDJE.

9. Propiciar espacios de formación permanente a los actores del SDJE en relación con el ciclo de defensa jurídica del Estado.

10. Promover y liderar una defensa articulada en los casos en los cuales se requiera la protección de los intereses litigiosos de la Nación y del Estado a nivel nacional e internacional.

11. Formular el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado y presentarlo ante el Consejo del SDJE.

12. Requerir y proveer la información litigiosa necesaria a efectos de que las decisiones por parte de los actores del SDJE sean articuladas, integrales y coherentes.

13. Analizar y publicar la información que resulte del funcionamiento del SDJE, de los indicadores y demás datos estadísticos, con base en los registros del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado- eKOGUI. En todo caso, solo podrá publicarse información que no esté sujeta a reserva legal.

14. Todas las demás funciones necesarias para el adecuado funcionamiento del SDJE.

PARÁGRAFO 1o. Las herramientas, instrumentos, modelos, lineamientos y directrices expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, como entidad coordinadora del SDJE deberán ser acatados por los actores del SDJE.

PARÁGRAFO 2o. La coordinación de la defensa judicial estará a cargo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los procesos o casos en que esta intervenga. Su intervención, a cualquier título, no exime a las entidades del deber de atender y velar por la defensa de sus intereses litigiosos, ni representa compromiso sobre los resultados del proceso.

En caso de que la entidad pública se aparte de la estrategia de defensa judicial definida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado deberá ser justificado por escrito y comunicárselo a esta, a través del(la) representante legal de la entidad o funcionario(a) de nivel directivo que este delegue.

Artículo 2.2.3.2.4.2.8. Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE. Créese el Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE, que será una instancia de operación a nivel nacional y territorial. Este Comité estará liderado por el(la) director(a) de Políticas y Estrategias de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el que haga sus veces y será conformado por los(as) directores(as) de las áreas misionales de esta entidad o por los(las) expertos(as) que se deleguen.

PARÁGRAFO. Los actores del SDJE deberán asistir y participar en las reuniones de este Comité cuando sean requeridos. La convocatoria indicará hora, fecha, modalidad y persona(s) citada(s).

Artículo 2.2.3.2.4.2.9. Funciones del Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE. El Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE tendrá las siguientes funciones:

1. Identificar las problemáticas y causas generadoras de daños antijurídicos del SDJE.

2. Convocar a mesas de trabajo a aquellas autoridades nacionales y territoriales que estén involucradas en las problemáticas y causas identificadas.

3. Requerir a los actores del SDJE la información, los documentos y demás insumos que sean necesarios para el cumplimiento de estas funciones.

4. Consultar las fuentes de información disponibles para fortalecer la política pública del ciclo de defensa jurídica del Estado.

5. Establecer estrategias de prevención del daño antijurídico que aborden de manera efectiva las problemáticas y causas que generan mayor Litigiosidad e impacto fiscal.

6. Asistir a las mesas de trabajo que sean convocadas por el Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE.

7. Promover el seguimiento continuo a las políticas públicas que emita el Estado con relación al ciclo de defensa jurídica.

8. Analizar el impacto litigioso en los proyectos normativos que puedan afectar alguna de las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

9. Darse su propio reglamento.

10. Las demás que defina el coordinador del SDJE.

Artículo 2.2.3.2.4.2.10. Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE. Créese el Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE que será una instancia de operación del SDJE a nivel nacional y territorial y estará conformado por los(as) directores(as) de las áreas misionales de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o por los(las) expertos(as) que estos deleguen.

Corresponde al(la) Director(a) General de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado definir, entre los(as) directores(as) de las áreas misionales quien asumirá el liderazgo de este Comité.

PARÁGRAFO. Los actores del SDJE deberán asistir y participar en las reuniones de este Comité cuando sean requeridos. La convocatoria indicará hora, fecha, modalidad y persona(s) citada(s).

Artículo 2.2.3.2.4.2.11. Funciones del Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE. El Comité Técnico de Defensa Jurídica del SDJE tendrá las siguientes funciones:

1. Identificar las problemáticas y causas que generan mayor litigiosidad e impacto fiscal.

2. Convocar a mesas de trabajo a aquellas autoridades nacionales y territoriales que estén involucradas en las problemáticas y causas identificadas.

3. Requerir la información a las entidades de orden nacional y territorial, independientemente de su naturaleza y régimen jurídico, los documentos, pruebas y demás insumos que sean necesarios para la defensa de los intereses de la Nación y del Estado.

4. Establecer estrategias jurídicas de litigio del Estado junto con las entidades nacionales y territoriales involucradas, independientemente de su naturaleza y régimen jurídico en los casos que determine este Comité.

5. Determinar estrategias para la implementación de mecanismos de resolución de conflictos en los casos en que sean procedentes.

6. Asistir a las mesas de trabajo que sean convocadas por el Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE.

7. Darse su propio reglamento.

8. Las demás que defina el coordinador del SDJE.

Subsección 3

Deberes de los actores del Sistema de Defensa Jurídica del Estado

Artículo 2.2.3.2.4.3.1 Deberes de los actores del SDJE. Son deberes de los actores del SDJE los siguientes:

1. Identificar y prevenir los riesgos causantes de daños antijurídicos.

2. Acatar e implementar los lineamientos, directrices, modelos, protocolos y demás herramientas que estén relacionados con las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

3. Realizar seguimiento continuo al estado de implementación y cumplimiento de los lineamientos, protocolos y herramientas del SDJE. Cada entidad, a través de su representante legal o quien haga sus veces, será el(la) encargado(a) de asignar los(as) responsables para el cumplimiento de este deber.

4. Atender las solicitudes, recomendaciones y las estrategias de litigio elaboradas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En caso de que la entidad pública se aparte de estos deberá justificarlo por escrito y comunicarlo a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, a través de su representante legal o el(la) funcionario(a) de nivel directivo que este delegue.

5. Allegar de forma completa y oportuna la información y los insumos solicitados por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

6. Coordinar la defensa jurídica a través de un mecanismo idóneo de articulación con las diferentes entidades públicas demandadas en un mismo proceso judicial y/o arbitral.

7. Coadyuvar las peticiones, solicitudes y recursos que se realicen en el marco de un proceso o caso en defensa de los intereses litigiosos de la Nación y del Estado.

8. Designar apoderados(as) de acuerdo con las políticas definidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

9. Articular e incluir dentro de su planeación estratégica y operativa, las acciones para prevenir el daño antijurídico y fortalecer todas las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

10. Incluir dentro de sus Sistemas Integrados de Gestión y/o Sistema de Control Interno, los indicadores definidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

11. Prevenir cualquier conflicto o litigio en contra de la entidad, promoviendo una gestión pública adecuada. Los riesgos deben ser revisados y tramitados en el marco del Sistema de Control Interno de la entidad.

12. Reducir progresivamente los riesgos del daño antijurídico mediante la mejora continua de los procesos y procedimientos establecidos en su Sistema de Gestión Institucional.

13. Promover la toma de decisiones de manera objetiva, basándose en la información y los insumos del SDJE.

14. Velar y fomentar la coordinación armónica de las entidades públicas para la implementación y el adecuado funcionamiento del SDJE.

15. Garantizar la veracidad, integridad y oportunidad de la información litigiosa, de acuerdo con los lineamientos del SDJE.

16. Informar los hechos generadores de litigio, caracterizando el problema con el número de procesos asociados y los resultados en materia de defensa jurídica.

17. Asegurar el intercambio de datos y la interoperabilidad de sus sistemas de información.

18. Actuar con austeridad y eficiencia, optimizando el uso del tiempo y los recursos destinados a la gestión eficiente del ciclo de defensa jurídica del Estado.

19. Construir las estrategias de defensa, de resolución de conflictos y de casos atendiendo criterios de calificación del riesgo.

20. Fomentar el reconocimiento temprano de derechos y el uso de los mecanismos de resolución de conflictos.

21. Conservar la reserva y la confidencialidad sobre las estrategias de litigio fijadas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

22. Promover políticas, estrategias y mecanismos para la recuperación de recursos públicos.

23. Presentar ante el Comité Técnico de Políticas y Estrategias del SDJE el resultado del seguimiento y evaluación del indicador de prevención del daño antijurídico establecido en el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

24. Presentar ante la entidad coordinadora del SDJE los informes que esta requiera.

25. Los demás que se requieran para el adecuado funcionamiento del SDJE.

Subsección 4

Instrumentos de planificación y seguimiento del Sistema de Defensa Jurídica del Estado

Artículo 2.2.3.2.4.4.1. Criterio para la formulación de los instrumentos de planificación y seguimiento del SDJE. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado determinará los parámetros para la formulación de las herramientas de planificación y seguimiento. Para ello, se promoverá la participación de los actores del SDJE.

PARÁGRAFO 1o. Los actores del SDJE prestarán su colaboración para generar y consolidar la información que se requiera para la elaboración de los instrumentos de planeación y seguimiento.

PARÁGRAFO 2o. El(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione, velará por el cumplimiento de las normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas para la implementación y buen funcionamiento del SDJE, llevarán a cabo el seguimiento a la planeación efectuada, informarán hallazgos y proporcionarán recomendaciones de forma independiente y con alcance preventivo.

Artículo 2.2.3.2.4.4.2. Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado formulará el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado que es el instrumento que define los objetivos estratégicos, programas, acciones, responsables e indicadores del SDJE.

PARÁGRAFO. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado desarrollará una herramienta para hacer seguimiento al cumplimiento del Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado. La herramienta debe permitir una evaluación continua y alineada con los objetivos estratégicos de este Plan.

Artículo 2.2.3.2.4.4.3. Insumos y contenido del Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado formulará el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado con los insumos provenientes de los Comités Técnicos, las instancias del nivel nacional, territorial y demás actores del SDJE.

Para elaborar el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado se considerarán las etapas que integran el ciclo de defensa jurídica del Estado y aquellas actividades estratégicas para la protección de los intereses litigiosos y patrimoniales del Estado.

La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado incorporará indicadores de gestión, resultado e impacto, y demás herramientas para el efectivo monitoreo, control y evaluación del Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado.

En cada entidad, el(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione será el(la) responsable de hacer el monitoreo, control y evaluación del citado Plan.

Artículo 2.2.3.2.4.4.4. Aprobación y adopción del Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado presentará al Consejo del SDJE el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado, que lo adoptará mediante Acuerdo.

Artículo 2.2.3.2.4.4.5. Planes institucionales de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica. Las entidades públicas elaborarán sus Planes institucionales de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica, conforme los parámetros o criterios fijados en el Plan de Prevención, Gestión y Defensa Jurídica del Estado, en los términos que se establezcan. Estos planes deberán estar integrados con los Sistemas Integrados de Gestión, de Control Interno y el Plan Operativo Anual de cada entidad.

Artículo 2.2.3.2.4.4.6. Modelo de Gestión por Resultados -MGR-. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado evaluará el desempeño y los resultados de la gestión en todas las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado, siguiendo un enfoque basado en la gestión por resultados. Este modelo estará compuesto por indicadores de gestión, resultado e impacto.

Su implementación tomará en consideración criterios diferenciales y de segmentación, adaptados a los distintos niveles de complejidad de la litigiosidad de las entidades públicas.

PARÁGRAFO 1o. Si de la implementación del MGR, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado evidencia oportunidades de mejora, lo informará a las entidades, que deberán formular, aprobar y ejecutar un plan de mejoramiento para las etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado. El(la) responsable del seguimiento del plan de mejoramiento al interior de las entidades es el(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la adicione, modifique o sustituya.

PARÁGRAFO 2o. Los actores del SDJE deberán hacer seguimiento continuo a los indicadores y deberán asignar las responsabilidades en el interior de cada entidad, de conformidad con el artículo 122 de la Ley 2220 de 2022, o la norma que lo adicione, modifique o sustituya.

Subsección 5

Calidades y condiciones de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado

Artículo 2.2.3.2.4.5.1. Acreditación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado diseñará e implementará, mediante un acto administrativo, un modelo de acreditación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado para promover la mejora continua en la defensa de los intereses litigiosos del Estado.

Artículo 2.2.3.2.4.5.2. Manual de funciones y competencias laborales de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y el Departamento Administrativo de la Función Pública diseñarán la guía técnica y metodológica para la construcción del manual especifico de funciones y competencias laborales de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. Para el efecto, se deberá tener en cuenta criterios diferenciales que atiendan niveles de complejidad de las funciones de los empleos y de los procesos litigiosos, magnitud de litigiosidad, presupuesto y naturaleza jurídica de la entidad.

PARÁGRAFO 1o. La guía técnica y metodológica para la construcción del manual especifico de funciones y competencias laborales de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado será de carácter vinculante. Los manuales específicos de funciones y competencias laborales deberán actualizarse conforme a ella.

PARÁGRAFO 2o. La actualización de los manuales específicos de funciones y competencias laborales del cuerpo de abogados(as) defensores(as) del Estado se realizará de manera gradual en el orden nacional y territorial, de conformidad con el plan que defina la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y el Departamento Administrativo de la Función Pública.

PARÁGRAFO 3o. Los perfiles mínimos que deben cumplir los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado serán definidos por la entidad pública, respetando la guía técnica y metodológica diseñada por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Artículo 2.2.3.2.4.5.3. Reglas generales para la selección de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado propondrá la metodología, las reglas generales y los estándares mínimos de selección que deberán tener en cuenta las entidades públicas del orden nacional y territorial para la vinculación o la contratación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. Para el efecto, se deberá atender criterios diferenciales de acuerdo con niveles de complejidad de las funciones de los empleos y de los procesos litigiosos, magnitud de litigiosidad, presupuesto y naturaleza jurídica de la entidad.

PARÁGRAFO 1o. Los Comités de Conciliación o quien haga sus veces podrán tener en cuenta la metodología y los estándares mínimos propuestos por la entidad coordinadora del SDJE en la definición de los criterios para la selección de abogados(as) externos(as), de que habla el numeral 9 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Artículo 2.2.3.2.4.5.4. Competencias funcionales y componentes de evaluación de los(as) abogados(as) defensores(as) del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado propondrá los componentes mínimos específicos que deberán ser tenidos en cuenta para los procesos de evaluación periódica de los(as) funcionarios(as) que se desempeñen como abogados(as) defensores(as) del Estado, por parte de las entidades competentes.

Subsección 6

Sobre la gestión de la información en el Sistema de Defensa Jurídica del Estado

Artículo 2.2.3.2.4.6.1. Coordinación e interoperabilidad de los sistemas y herramientas para la defensa jurídica del Estado. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado coordinará la implementación de mecanismos de interoperabilidad de los sistemas de información transversales necesarios para obtener la información que requiera el SDJE y de las herramientas digitales de los principales actores del SDJE, que favorezcan el intercambio de información adicional que genere beneficios comunes y efectivos en las diferentes etapas del ciclo de defensa jurídica del Estado.

Para lo anterior, generará estrategias de articulación para el efectivo y oportuno intercambio y uso de la información.

Artículo 2.2.3.2.4.6.2. Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. El SDJE adoptará el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI como fuente oficial de la información litigiosa del Estado.

PARÁGRAFO. Los actores del SDJE deberán suministrar la información que requiera la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en los términos y condiciones indicados.

ARTÍCULO 2o. Modifíquense los siguientes artículos del Libro 2, Parte 2, Título 3, Capítulo 4, Sección 1 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, que quedarán así:

Artículo 2.2.3.4.1.1. Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es el único sistema de gestión de información del Estado para el seguimiento de las actividades y procesos inherentes a la actividad arbitral, judicial y extrajudicial del Estado, ante las autoridades nacionales e internacionales, en consecuencia, es la fuente oficial de la información sobre la actividad litigiosa del Estado.

El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI es fuente de aprovechamiento estadístico para los productores de estadísticas oficiales en el marco de la aplicación del Sistema Estadístico Nacional conforme a la Ley 2335 de 2023 y las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Cualquier información que las entidades reporten sobre su actividad litigiosa a las demás instituciones que tienen obligación o competencia para recaudar información sobre la materia, o a los(as) ciudadanos(as) en general, deberá coincidir con la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.2. Objetivo. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI tendrá como objetivo impulsar la adecuada gestión del riesgo fiscal asociado a la actividad judicial, extrajudicial y arbitral del Estado, mediante el monitoreo y gestión de los procesos y casos que se deriven de aquella actividad, sin perjuicio de la función constitucional y legal atribuida a la Contraloría General de la República.

El Sistema brindará mecanismos focalizados para generar conocimiento, formular políticas de prevención del daño antijurídico, crear estrategias de defensa jurídica y diseñar políticas para la adecuada gestión del ciclo de defensa jurídica.

Artículo 2.2.3.4.1.3. Ámbito de aplicación. El Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI deberá ser utilizado y alimentado por las entidades y organismos estatales del orden nacional, cualquiera sea su naturaleza y régimen jurídico y por aquellas entidades privadas del mismo orden que administren recursos públicos.

Las entidades del orden territorial podrán hacer uso y alimentar la información del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para el monitoreo y gestión de su actividad litigiosa. Para esto, deberán adecuarse a los lineamientos establecidos en este Decreto, a los requerimientos técnicos del Sistema y a las directrices establecidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

PARÁGRAFO 1o. Las Fiduciarias constituidas con recursos públicos deberán utilizar y reportar su actividad litigiosa al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.

PARÁGRAFO 2o. Las Fiduciarias que administren patrimonios constituidos con recursos públicos deberán garantizar el uso y reporte de información litigiosa al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.

PARÁGRAFO 3o. Las entidades fiduciarias que actúen como liquidadoras de entidades públicas del orden nacional o de entidades administradas con recursos públicos, de las que tratan los artículos 25 y 35, inciso final del Decreto Ley 254 de 2000, modificados por los artículos 13 y 19 de la Ley 1105 de 2006, respectivamente, así como las voceras de patrimonios autónomos derivados de procesos de liquidación de este tipo de entidades, deberán reportar la información de las actuaciones judiciales, extrajudiciales y arbitrales de la entidad objeto de la liquidación directamente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado- eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.4 Lineamientos para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Los lineamientos generales para el control, administración y dirección del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, serán definidos por el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que deben reportar información al sistema eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.5. Protocolos, lineamientos e instructivos. Los protocolos, lineamientos e instructivos para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, serán fijados por la Dirección de Gestión de Información de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y tendrán carácter vinculante para las entidades y organismos que reportan información al sistema eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.6. Usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Para efectos de lo establecido en el presente capítulo, son usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, los(as) funcionarios(as) que ocupen los siguientes cargos o designaciones:

1. Jefe de Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces,

2. Administrador(a) del Sistema en la entidad,

3. Abogados(as) que representen a la entidad,

4. Secretario(a) Técnico(a) del Comité de Conciliación,

5. Jefe de Oficina Financiera o quien haga sus veces,

6. Operador Financiero o el rol que haga sus veces en la gestión de las distintas etapas del ciclo financiero de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales,

7. Jefe de Oficina de Control Interno o quien haga sus veces,

PARÁGRAFO 1o. Los(as) servidores(as) públicos(as), o el personal que sea designado por la entidad, que de acuerdo con este decreto deban actualizar la información del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, cuando omitan hacerlo o lo hagan de forma irregular serán responsables, de conformidad con las normas disciplinarias vigentes.

Los usuarios que sean asignados en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI a estos roles tienen un carácter personal e intransferible. El(la) administrador(a) designado(a) en la entidad será responsable de otorgar y retirar los permisos de manera oportuna cuando existan novedades administrativas.

PARÁGRAFO 2o. La Agencia de Defensa Jurídica del Estado podrá crear y disponer los roles de usuarios adicionales que se consideren necesarios para apoyar la gestión de las entidades en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.7. Responsabilidades del rol de jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la entidad o quien haga sus veces en eKOGUI. Le corresponde al(la) jefe de la Oficina Asesora Jurídica o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI:

1. Garantizar el registro oportuno y la actualización permanente de la información de la actividad litigiosa de la entidad en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, de conformidad con los lineamientos, protocolos e instructivos emitidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

2. Monitorear periódicamente la situación litigiosa de su entidad.

3. Liderar la aplicación de los lineamientos e instructivos que expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para la implementación y uso adecuado del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

4. Fomentar en los usuarios de la entidad el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

5. Fomentar en los usuarios de la entidad la capacitación en las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.8. Responsabilidad del(la) Representante Legal de la Entidad y designación del administrador de la información reportada en Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Los(as) representantes legales de las entidades que reportan información al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI deberán, en el marco de sus competencias relacionadas con el direccionamiento estratégico de la entidad, propender por el registro oportuno y la actualización permanente de la información relacionada con las actuaciones y estado de los procesos que reportan. Para estos efectos deberán adoptar mecanismos internos y designar un administrador del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.

El nombre del(la) servidor(a) o colaborador designado(a) será informado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. En el evento que se omita esta información, para todos los efectos legales se entenderá que la responsabilidad y funciones atribuidas al(la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI son del(la) representante legal de la entidad y, en consecuencia, se le habilitará como usuario del Sistema. Cuando se presente cambio de administradores, el(la) representante legal informará a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado dentro de los 10 días hábiles siguientes a su designación.

PARÁGRAFO. Los(as) representantes legales de las entidades y organismos del orden nacional con sedes a nivel territorial deberán designar un administrador local para cada una de las sedes, quien cumplirá con iguales funciones que el(la) administrador(a) del nivel central o de la sede principal.

Artículo 2.2.3.4.1.9. Responsabilidades del rol de administrador(a) de eKOGUI en la entidad. Le corresponde al(la) administrador(a) del Sistema Único de Gestión e Información de Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:

1. Servir de canal de comunicación entre la Agencia y los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

2. Gestionar con los usuarios de la entidad del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, las solicitudes de verificación, corrección e incorporación de información que realice la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en los plazos que ésta establezca.

3. Remitir, una vez notificada la entidad, a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado las piezas procesales de las conciliaciones, los procesos judiciales y arbitrales en los que las pretensiones superen la cifra que defina el Consejo Directivo de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

4. Capacitar a los usuarios de la entidad en el uso funcional y manejo adecuado de Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, de conformidad con los lineamientos, instructivos y herramientas en general que para el efecto expida la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

5. Fomentar el uso efectivo de las herramientas del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI por los usuarios de la entidad.

6. Activar e inactivar dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, a los usuarios de la entidad correspondientes a los diferentes roles establecidos y mantener actualizada esta información.

7. Asignar y reasignar, cuando a ello hubiere lugar, las conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales dentro del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, de conformidad con las instrucciones impartidas por el(la) representante legal de la Entidad o el(la) jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces.

8. Hacer seguimiento permanente a la actualización de conciliaciones, procesos judiciales y arbitrales, que realicen los(as) abogados(as) que ejerzan la representación judicial de la entidad, en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y generar un reporte trimestral al(la) jefe Jurídico, con los resultados del seguimiento realizado.

Artículo 2.2.3.4.1.10. Responsabilidades del rol de abogados(as) que representen a la entidad en eKOGUI. Le corresponde a los(as) abogados(as) que representen a la entidad frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI:

1. Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado -eKOGUI las conciliaciones extrajudiciales admitidas por la Procuraduría General de la Nación, los procesos judiciales, las conciliaciones judiciales y los trámites arbitrales a su cargo.

2. Validar la información de conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo, que haya sido registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado -eKOGUI por otras entidades, e informara la Agencia dentro de los quince (15) días siguientes al ingreso de la información, cualquier inconsistencia identificada para su corrección.

3. Actualizar dentro de los diez (10) días siguientes a su notificación, las actuaciones y decisiones proferidas dentro de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo. En el mismo término se deberá incluir la información referente a allanamientos a la demanda o transacciones que se hayan efectuado en los respectivos procesos, cuya procedencia haya sido resultado de la autorización establecida en el artículo 176 de la Ley 1437 de 2011.

4. Diligenciar y actualizar las fichas que se presentarán para estudio en los comités de conciliación, según los instructivos que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado expida para tal fin.

5. Calificar el riesgo en cada uno de los procesos judiciales y trámites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en estos, de conformidad con la metodología que determine la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

6. Incorporar el valor de la provisión contable de los procesos judiciales o tramites arbitrales a su cargo con una periodicidad no superior a seis (6) meses, así como cada vez que se profiera una sentencia judicial o laudo arbitral en el proceso, de conformidad con la metodología que se establezca para tal fin.

7. Calificar el riesgo e incorporar el valor de la provisión contable para cada una de las conciliaciones extrajudiciales, en el módulo habilitado en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para tal fin.

8. Hacer uso de las herramientas dispuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para fortalecer y apoyar la capacidad de prevención y defensa jurídica.

PARÁGRAFO 1o. Cuando la representación extrajudicial y judicial sea adelantada por abogados(as) externos(as) a la entidad, el cumplimiento de las responsabilidades asignadas a los(as) apoderados(as) en el presente artículo, se deberá incluir como obligación en el contrato respectivo.

PARÁGRAFO 2o. Las oficinas jurídicas o quien haga sus veces deberán solicitar informes periódicos sobre la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI a los(as) abogados(as) externos(as) que ejerzan la representación extrajudicial y judicial de la entidad, con el fin de hacer seguimiento al estado de sus procesos.

PARÁGRAFO 3o. La información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI deberá coincidir con la información reportada por los despachos judiciales. Las entidades no podrán emitir lineamientos o directrices que contradigan este deber.

Artículo 2.2.3.4.1.11. Responsabilidades de quien ejerza la secretaría técnica del Comité de Conciliación en eKOGUI. Le corresponde a quien ejerza la secretaría técnica del Comité de Conciliación de la entidad pública frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI:

1. Convocar a los miembros permanentes y los demás invitados(as) del Comité de Conciliación a las sesiones ordinarias y extraordinarias a través del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado-eKOGUI.

2. Registrar en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI el orden del día para cada sesión del comité, así como las actas de cada sesión.

3. Verificar que en las decisiones del Comité de Conciliación se haga uso de las herramientas de generación de conocimiento y de estrategias de defensa jurídica que se encuentran en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

4. Registrar la Política de Prevención del Daño Antijurídico aprobada por el Comité de Conciliación o quien haga sus veces en la entidad pública y registrar el seguimiento del cumplimiento de las acciones propuestas en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

PARÁGRAFO. Para el caso de las entidades territoriales, el registro de la Política de Prevención del Daño Antijurídico en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado e-KOGUI se realizará atendiendo criterios de progresividad y gradualidad.

Artículo 2.2.3.4.1.12. Responsabilidades del jefe financiero(a) o quien haga sus veces en eKOGUI. Le corresponde al(la) jefe financiero(a) o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:

1. Garantizar que la información financiera asociada a la gestión del pago de sentencias, laudos y conciliaciones se registre en el Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y se encuentre actualizada.

2. Retroalimentar al(la) jefe de la Oficina Jurídica sobre la gestión realizada en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, por los(as) abogados(as) en el registro de la calificación de riesgo y provisión contable de procesos judiciales, conciliaciones y trámites arbitrales activos en los que la entidad actúe en calidad de demandada.

3. Vigilar que la entidad tenga registrados los datos relacionados con el ciclo financiero de los procesos judiciales, trámites arbitrales y conciliaciones, en los módulos habilitados en el Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI para tal fin.

Artículo 2.2.3.4.1.13. Responsabilidades comunes para los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI. Le corresponde a todos los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI:

1. Asistir a las jornadas de capacitación y acompañamiento que convoque la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o el(la) administradora) de la entidad sobre el uso y alcance del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

2. Consultar los materiales y tomar las capacitaciones relacionadas con su rol y aprobar las evaluaciones que publique o convoque la Agencia en la página del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

3. Salvaguardar, en el marco de sus competencias, la confidencialidad de la información contenida en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI y adoptar las medidas efectivas para la protección de datos personales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 o las normas que lo compilen, adicionen, sustituyan o modifiquen.

PARÁGRAFO. Dentro del marco de sus competencias funcionales, los usuarios del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI, son los(as) responsables directos(as) de la veracidad, la calidad y la completitud de la información que reporten en éste.

Artículo 2.2.3.4.1.14. Responsabilidades del rol de jefe de Control Interno o quien haga sus veces en eKOGUI. El(la) funcionario(a) de que trata el artículo 10 de la Ley 87 de 1993 o la norma que la modifique, sustituya o adicione, o quien haga sus veces frente al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI será responsable de:

1. Verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente capítulo a través de los procedimientos internos que se establezcan y de conformidad con el protocolo establecido por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, y enviar semestralmente la certificación del resultado de la verificación efectuada en los formatos definidos.

2. Socializar con el(la) jefe de la Oficina Asesora Jurídica y el(la) representante legal de la entidad el resultado de la verificación mencionada en el numeral anterior, con el fin de que se adopten las medidas necesarias para asegurar la calidad y completitud de la información de usuarios, conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

PARÁGRAFO. En el caso de las entidades privadas que administran recursos públicos y/o las fiduciarias, quienes también deben utilizar y alimentar la información de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, la verificación de que trata el presente artículo estará a cargo de la unidad u oficina de control interno o de auditoría interna o quien haga sus veces.

Artículo 2.2.3.4.1.15. Infraestructura tecnológica. Los(as) representantes legales de las entidades destinatarias de este capítulo deberán tomar las acciones que se requieran para que al interior de la entidad se cuente con los medios tecnológicos y de comunicación necesarios para acceder al Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI.

Artículo 2.2.3.4.1.16. Restricción para las entidades públicas del orden nacional en el desarrollo y/o adquisición de nuevos sistemas de información litigiosa. Las entidades públicas del orden nacional no podrán desarrollar ni adquirir sistemas de información que, de manera parcial o total, tengan el mismo objeto del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

Sí al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo se encuentran operando sistemas de información para la defensa jurídica, la entidad deberá implementar mecanismos de interoperabilidad para el uso efectivo, alimentación y actualización del Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, sin perjuicio de la obligación de garantizar la completitud e integridad de la información que se registra en este.

La existencia y operación de sistemas de información de defensa jurídica al interior de las entidades a las que se refiere este capítulo, no las exime de usar y alimentar el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI.

ARTÍCULO 3o. Adiciónense los siguientes artículos al Libro 2, Parte 2, Título 3, Capítulo 4, Sección 1 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, que quedarán así:

Artículo 2.2.3.4.1.17. Responsabilidades del rol operativo financiero o el que haga sus veces en la gestión financiera de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en eKOGUI. Le corresponde a la persona encargada de la gestión de las distintas etapas del ciclo financiero de las conciliaciones, procesos judiciales y trámites arbitrales en las entidades frente al Sistema Único de Gestión e información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI:

1. Gestionar en el módulo habilitado para tal fin en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI, todos los pasos de la gestión financiera relacionados con las conciliaciones, los procesos judiciales y trámites arbitrales, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

2. Retroalimentar al(la) Jefe de la Oficina Jurídica o quien haga sus veces en la Entidad sobre la actualización de los procesos judiciales en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado -eKOGUI para efectos de que la información guarde consistencia con la información del ciclo financiero.

PARÁGRAFO. Las personas que desempeñen este rol en las entidades que se financian con recursos públicos para gestionar los pagos de sentencias, laudos y conciliaciones, deberán garantizar que la información detallada del proceso de pagos de sentencias, conciliaciones y laudos arbitrales sea registrada en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado - eKOGUI, de acuerdo con las resoluciones, directrices y lineamientos que sean expedidos por la Agencia.

Artículo 2.2.3.4.1.18. Apoyo a la gestión del Comité de Conciliación de las Entidades o quien haga sus veces. Con el fin de dar cumplimiento a sus funciones, los comités de conciliación o quien haga sus veces en las entidades pública, de conformidad con el artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya, deberá utilizar la información registrada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - eKOGUI y las herramientas dispuestas en éste, las cuales contribuyen al mejoramiento de la capacidad de defensa jurídica de las entidades.

Artículo 2.2.3.4.1.19 Mediaciones en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado. Conforme a lo establecido en las disposiciones anteriores, la información que se reporte en el Sistema Único de Gestión e Información de la Actividad Litigiosa del Estado - eKOGUI comprenderá el trámite de las mediaciones que se lleven a cabo en los términos dispuestos en el numeral 12 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, y la correspondiente al uso de mecanismos alternativos de solución de conflictos

PARÁGRAFO. La información reportada de las mediaciones que se lleven a cabo en los términos dispuestos en el numeral 12 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, se tendrán en cuenta para efectos de establecer la utilización de esta instancia de autocomposición dentro de las políticas de defensa judicial de la entidad.

ARTÍCULO 4o. Modifíquense los siguientes artículos del Libro 2, Parte 2, Título 3, Capítulo 2, Sección 2, Subsección 1 del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho, que quedarán así:

Artículo 2.2.3.2.2.1.1. Objeto de la mediación. La mediación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado consiste en facilitar y procurar que las entidades públicas, de manera voluntaria, logren un acuerdo que ponga fin a los conflictos de carácter judicial o extrajudicial, actual o eventual, que puedan presentarse entre ellos.

Artículo 2.2.3.2.2.1.2. Potestad para el ejercicio de la mediación. La función de mediación será responsabilidad de la Dirección de Asesoría Legal de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, dependencia que administrará la Lista Única de Mediadores de que trata el artículo 2.2.3.2.2.2.1 de este Decreto.

ARTÍCULO 5o. APROPIACIONES PRESUPUÉSTALES Y MARCO DE GASTO. Los efectos presupuéstales del presente decreto deberán ser atendidos dentro del Marco Fiscal de Mediano Plazo y el Marco de Gasto de Mediano Plazo de la entidad y de acuerdo con las disponibilidades presupuéstales, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 206 de la Ley 2294 de 2023.

ARTÍCULO 6o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. Este Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica en lo pertinente a las disposiciones del Decreto 1069 de 2015, Único Reglamentario del Sector Justicia y del Derecho.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C, a los 28 ENE 2025

GUSTAVO PETRO URREGO

EL MINISTRO DEL INTERIOR,

JUAN FERNANDO CRISTO BUSTOS

LA MINISTRA DE JUSTICIA Y DEL DERECHO,

ANGELA MARÍA BUITRAGO RUÍZ

EL DIRECTOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN,

ALEXANDER LÓPEZ MAYA

EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA (E),

PAULO ALBERTO MOLINA BOLIVAR

LA DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA,

LAURA CAMILA SARABIA TORRES