RESOLUCIÓN 724 DE 2010
(mayo 31)
Diario Oficial No. 47.757 de 1 de julio de 2010
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se determinan requisitos patrimoniales y operacionales de red, a los operadores postales del servicio de mensajería expresa.
EL DIRECTOR DE COMUNICACIONES DEL MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,
en ejercicio de sus facultades legales, conferidas en virtud de la Ley 1369 de 2009, el Decreto 091 de 2010 y la Resolución Mintic número 517 de mayo 14 de 2010,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones, señala que la prestación de los servicios postales estará sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad, entendida esta última, como el acceso progresivo a la población en todo el territorio nacional;
Que en los términos de la misma Ley 1369 de 2009, los Servicios Postales están bajo la titularidad del Estado, el cual podrá habilitar a las personas jurídicas nacionales o extranjeras legalmente constituidas en Colombia y en cuyo objeto social principal sea la prestación de servicios postales;
Que de conformidad con lo prescrito por el artículo 2o de la citada ley, la intervención del Estado en los servicios postales tendrá como objetivos, entre otros, los de asegurar la prestación eficiente, óptima y oportuna de los servicios postales, asegurar la prestación del Servicio Postal Universal, estimular a los Operadores a incorporar los avances tecnológicos en la prestación de los servicios postales;
Que la Ley 1369 de 2009 en su artículo 4o, estableció las condiciones y requisitos generales para los operadores postales, y sin perjuicio de ello otorgó al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la competencia para fijar requisitos adicionales a los allí indicados, en cuanto al patrimonio y a las características de la red;
Que la misma Ley 1369, en el Título V, artículo 18 parágrafo, ordenó al Gobierno Nacional proceder a adecuar la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, para cumplir con las obligaciones adquiridas en la misma ley, creando una dependencia encargada de Asuntos Postales, dentro de los seis (6) meses siguientes a su entrada en vigencia;
Que a través del Decreto 091 de 2010, el Gobierno Nacional modificó la estructura del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, creando a partir de los artículos 3o numeral 2.2. y 16, la Dirección de Comunicaciones, asignándole, entre otras, y en especial, en relación con el sector de servicios postales, las funciones de participar en la formulación de la visión del sector y en la preparación de las políticas y planes para el desarrollo de los servicios postales, en el contexto de la Constitución, la legislación vigente y las políticas del Gobierno Nacional, así como asesorar al Ministro en la definición del marco de política sectorial en la provisión de los servicios postales;
Que mediante Resolución número 517 del 14 de mayo de 2010, artículo 2o numeral 14, el Ministro (E.) de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, delegó en el Director de Comunicaciones del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, entre otras, las funciones de determinar los requisitos patrimoniales y operacionales de red, que deben observar los operadores postales del servicio de mensajería expresa. Indicando para el efecto que todas las providencias que dicte el Director, en virtud de las facultades que en virtud de la misma resolución se le delegan, sólo llevarán su firma;
Que con la finalidad de determinar los requisitos patrimoniales y operacionales de red, que deben cumplir los operadores postales del servicio de mensajería expresa, la Dirección de Comunicaciones, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones llevó a cabo los estudios jurídicos, económicos y técnicos pertinentes, de manera que la adopción de los requisitos a exigir respondiera a los objetivos de la intervención del Estado en los servicios postales, en particular en lo atinente a los servicios de mensajería expresa,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene por objeto la reglamentación de los requisitos patrimoniales y operacionales de red, que deben cumplir los operadores postales del servicio de mensajería expresa, para obtener su habilitación por primera vez como operadores de este servicio, por vencimiento del término de sus actuales licencias o por haberse acogido voluntariamente al nuevo régimen de habilitación en los términos del artículo 46 de la ley.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente resolución, se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3o de la Ley 1369 de 2009:
Servicios Postales. Los Servicios Postales consisten en el desarrollo de las actividades de recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de redes postales, dentro del país o para envío hacia otros países o recepción desde el exterior: Son servicios postales, entre otros, los servicios de correo, los servicios postales de pago y los servicios de mensajería expresa.
Servicio de Mensajería Expresa. Servicio postal urgente que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega de objetos postales hasta de 5 kilogramos. Este peso será reglamentado por la Comisión de Regulación de Comunicaciones.
El servicio de mensajería expresa debe contar al menos con las siguientes características:
a) Registro individual. Todo servicio de mensajería expresa debe tener un número de identificación individual que cumpla las veces de admisión o guía;
b) Recolección a domicilio. A solicitud del cliente;
c) Curso del envío: Todo envío de mensajería expresa debe cursar, con una copia del recibo de admisión adherido al envío;
d) Tiempo de entrega. El servicio de mensajería expresa se caracteriza por la rapidez en la entrega;
e) Prueba de entrega: Es la constancia de la fecha, hora de entrega e identificación de quien recibe;
f) Rastreo. Es la posibilidad de hacer un seguimiento al curso del envío desde la recepción hasta la entrega.
Operador de Mensajería Expresa. Es la persona jurídica, habilitada por el Ministerio de Comunicaciones para ofrecer al público un servicio postal urgente con independencia de las redes postales oficiales de correo nacional e internacional, que exige la aplicación y adopción de características especiales para la recepción, recolección, clasificación, transporte y entrega.
ARTÍCULO 3o. REQUISITOS PATRIMONIALES Y OPERATIVOS. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 3271 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Los operadores postales del servicio de mensajería expresa deberán cumplir con los siguientes requisitos patrimoniales y operativos, según lo contemplado en el artículo 4o. de la Ley 1369 de 2010:
1. Requisitos patrimoniales:
Demostrar un capital social no inferior a 1000 SMLMV, mediante la acreditación de los siguientes estados financieros:
a) Balance general de la empresa en el cual se refleje el capital social.
b) Estado de resultados.
c) Estado de cambios en el patrimonio.
d) Estado de cambios en la situación financiera.
Estos estados financieros deben adjuntarse con corte al último año fiscal y el último trimestre del año en curso.
Para todos los efectos de este de esta solicitud de habilitación, los trimestres calendarios se contarán así: desde el 1o. de enero hasta el 31 de marzo; desde el 1o. de abril hasta el 30 de junio; desde el 1o. julio hasta el 30 septiembre; y desde el 1o. de octubre hasta el 31 de diciembre.
Los estados financieros relacionados deben venir certificados por el representante legal de la sociedad y el revisor fiscal y/o contador público.
2. Requisitos Operativos.
2.1. Determinar el ámbito geográfico en que prestará el servicio.
a. Nacional.
Si se solicita habilitación para prestar el servicio postal de mensajería expresa en el ámbito Nacional, se debe presentar una relación de los puntos de atención a los usuarios donde se recepcionan los objetos postales. Para cumplir con este requisito, la persona jurídica interesada debe acreditar que cuenta con una cobertura mínima de cuatro departamentos en el país, la cual incluye al menos un punto de admisión de correspondencia y paqueteo en cada departamento.
b) Nacional e Internacional.
En caso de los operadores de mensajería expresa en conexión con el exterior, se deberá adjuntar una certificación en donde conste que su interconéctate internacional tiene presencia comercial en 20 países distribuidos al menos en tres continentes y autorización para operar en esos países, y que el acuerdo con dicho interconéctate cobija la prestación de los servicios del interconéctate al interconectado a dichos destinos.
Esta certificación debe ser expedida por cualquiera de las siguientes agremiaciones internacionales.
a) CLADEC [Latín American Association of Express]
b) CAPEC [Conference of Asia Pacific Express Carries]
c) EEA [European Express Association]
d) GEA [Global Express Association]
e) XLA [Express Delivery and Logics Association]
2.2. Dirección área operativa.
a) Deberá contar con un coordinador general responsable de toda la operación postal para el buen manejo de los envíos, dentro del marco establecido por la reglamentación y la regulación sobre el particular, con experiencia acreditada al menos de tres años en cargos afines.
b) Deberá indicar el número de empleados dispuestos para la prestación del servicio, especificando el tipo de vinculación a la empresa (contrato laboral, de prestación de servicios, empresa de servicios temporales, cooperativa de trabajo u otros).
En caso que la empresa se constituya por primera vez, debe presentar un plan detallado sobre el personal que vinculará para iniciar las operaciones.
2.3. Requisitos del área de recepción: Las áreas donde sea admitida la correspondencia para su envío deberá tener en un lugar visible las condiciones de prestación del servicio, incluidas las tarifas.
2.4. Requisitos de la superficie del área de tratamiento: Se consideran sitios de tratamiento aquellos en los cuales se lleva a cabo la clasificación de los envíos postales para su correcto encaminamiento. La persona jurídica interesada en prestar el servicio de mensajería expresa deberá disponer de un área mínima de 80 metros cuadrados en todos los sitios donde se realice el proceso de tratamiento de los objetos postales.
Cuando se solicite adicionalmente la habilitación para el servicio postal de mensajería expresa en conexión con el exterior el requerimiento de área será de 100 metros cuadrados.
2.5. Requisitos de seguridad del área de tratamiento.
a) Contar con cámaras de video, las cuales deben cubrir las áreas de manipulación de los objetos postales. Las imágenes deberán ser conservadas por lo menos dos (2) meses o, en el caso en que la imagen respectiva sea objeto o soporte de una PQR o cualquier proceso de tipo judicial, hasta el momento en que este sea resuelto.
b) El área destinada para el tratamiento de los objetos postales debe contar con un sistema de contingencia contra incendios.
2.6. Requisitos de la red de distribución y transporte:
Los operadores deberán acreditar que cuentan con una red propia o arrendada de transporte con capacidad para prestar el servicio en los tiempos pactados con los clientes.
a) Deben presentar una relación de los vehículos automotores que forman parte de la red, especificando cuáles son utilizados en transporte urbano y cuáles en transporte intermunicipal.
-- En caso en que la red de transporte sea propia, deben relacionar los números de las licencias de propiedad de los vehículos automotores.
-- En caso que la red se encuentre tercerizada bajo cualquier figura, deben presentar copia de la minuta de contrato o convenio que soporta la prestación del servicio de transporte, con la relación de los vehículos automotores.
b) Para la red de transporte aéreo deben presentar el permiso de operación de las aeronaves expedido por la oficina de transporte aéreo de la Aeronáutica Civil.
3. Requisitos operativos tecnológicos que garantizan el rastreo de los objetos postales: Los operadores postales del servicio de mensajería expresa deberán cumplir con los siguientes requisitos tecnológicos:
a) Para garantizar el rastreo de los objetos postales, los operadores de mensajería expresa deberá contar con un sistema de rastreo electrónico que permita la lectura de códigos de barras o una tecnología equivalente o superior.
-- Llegada al punto de recepción o recolección en el domicilio
-- Salida del punto de recepción
-- Llegada al punto de distribución
-- En distribución
-- Realización del trámite aduanero en caso de envió internacional. Se deberá registrar la entrada y la salida del objeto postal.
-- Intento fallido de entrega.
-- Entrega final.
b) Manual técnico del software para el seguimiento de los objetos postales, donde se evidencien las características tecnológicas con las cuenta el sistema.
c) Sistema operativo que soporte los anteriores puntos.
d) Ubicación de los equipos que contienen la información sensible dentro de la red.
e) Descripción de la cadena de manipulación de los objetos postales desde su recepción hasta su entrega. Mostrar diagrama de flujo completo.
f) Entregar diagrama de vigilancia, el cual debe incluir custodia, proceso de revisión en la recepción, embalaje de los envíos. Mostrar diagrama de flujo.
g) Descripción del procedimiento de backup, realizado para salvaguardar la información sensible como bases de datos y pruebas de entregas entre otros. Adjuntar diagrama de flujo.
h) Adicionalmente, cuando se solicite el servicio en conexión hacia el exterior se requerirá contar con sistemas de seguridad para manipular objetos postales por medio de escáneres.
i) Contar con una página web en donde los usuarios puedan instaurar sus PQR online y publicar las condiciones de prestación del servicio.
ARTÍCULO 4o. CERTIFICACIONES. <Artículo adicionado por el artículo 3 de la Resolución 3271 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> Para acreditar el cumplimiento de los requisitos dispuestos por esta Resolución, se deben adjuntar las siguientes certificaciones.
a) Copia de la licencia de uso del software utilizado para el rastreo de los objetos postales.
b) Certificado de registro de soporte lógico, expedido por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, adscrita al Ministerio del Interior y de Justicia, si el software utilizado para el rastreo de los objetos postales fue desarrollado por el operador.
c) Certificación suscrita por el representante legal de la persona jurídica interesada en prestar el servicio postal de mensajería expresa, en la cual conste que la empresa cuenta con los requisitos establecidos en los numerales, 2.3 y 2.4 del artículo 1o. de la presente resolución.
d) Cuando se realicen envíos al exterior, el operador deberá acreditar que los objetos postales son objeto de revisión por parte de un sistema de escáner, mediante certificación expedida por la empresa interconéctate internacional.
Las certificaciones solicitadas en esta resolución se entienden suscritas bajo la gravedad de juramento por las personas naturales o jurídicas con competencia para expedirlas.
ARTÍCULO 5o.<sic> <Artículo adicionado por el artículo 4 de la Resolución 3271 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> La solicitud de habilitación para prestar el servicio postal de mensajería expresa que se presente ante el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, debe estar suscrita por el representante legal de la persona jurídica o su apoderado.
ARTÍCULO 5o. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Comuníquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a los 31 de mayo de 2010.
El Director de Comunicaciones,
CARLOS ALBERTO SILVA OLARTE.
