RESOLUCIÓN 2296 DE 2022
(julio 1)
Diario Oficial No. 52.089 de 8 de julio de 2022
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se modifican los artículos 3o, 6o y 10 de la Resolución 1292 del 31 de mayo de 2021.
LA MINISTRA (E) DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,
en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial, las que le confieren el artículo 10 de la Ley 526 de 1999, el parágrafo 2 del artículo 4o y el artículo 18 de la Ley 1369 de 2009 y,
CONSIDERANDO QUE:
La Ley 1369 de 2009 “por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones” otorga a estos servicios la connotación de servicio público, en los términos del artículo 365 de la Constitución Política, e indica que su prestación estará sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad.
La misma ley, en el parágrafo segundo del artículo 4o confiere al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones la facultad para reglamentar los requisitos de mitigación de riesgos para los prestadores del servicio postal de pago, entre los cuales se encuentra el Sistema de Administración y Mitigación de Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.
El numeral 4.2 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009, establece que el operador de servicios postales de pago como persona jurídica habilitada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones está sometido a la reglamentación que en materia de lavado de activos disponga la ley y sus decretos reglamentarios. Igualmente, la Ley 1186 de 2009, declarada exequible mediante la Sentencia C-685-09(1), por medio de la cual Colombia aprobó el Memorando de entendimiento entre los gobiernos de los Estados del Grupo de Acción Financiera de Sudamérica contra el Lavado de Activos (Gafisud), firmado en Cartagena de Indias el 8 de diciembre del 2000, el cual creó y puso en funcionamiento el Grupo de Acción Financiera de Sudamérica (Gafisud), hoy Grupo de Acción Financiera de Latinoamérica (Gafilat), determinó como objetivo reconocer y aplicar las recomendaciones del GAFI, así como las recomendaciones y medidas que en el futuro adopte.
En virtud de lo anterior, Colombia en el marco de la cuarta ronda de evaluaciones mutuas del Gafilat, al Sistema Anti-Lavado de Activos contra el Financiamiento del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, fue evaluada por el Fondo Monetario Internacional (FMI).
Luego de realizada la mencionada evaluación, a pesar de que Colombia no ingresó a las listas de países y jurisdicciones no cooperantes del GAFI se reconoció que se cuenta con un sistema confiable para la comunidad económica y financiera internacional, como consecuencia de ello, el país quedó en proceso de seguimiento intensificado ante el Gafilat, de acuerdo con el informe de evaluación publicado en noviembre de 2018 y disponible en la página web de dicho organismo.
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en virtud de sus competencias legales, expidió la Resolución 1292 de 2021, la cual contempla las reglas relativas al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/ FT) para los Operadores Postales de Pago, la que fue modificada por la Resolución 003 del 2 de enero de 2022.
El 27 de abril de 2021, Colombia solicitó la recalificación por parte del Gafilat bajo el concepto avance en las modificaciones del marco normativo frente a los Sistemas de administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva que se venía generando en los diferentes entes de supervisión del Gobierno, donde se evidenció lo correspondiente al Sarlaft 4.0 de la Superintendencia Financiera de Colombia, el Sagrilaft 3.0 de la Superintendencia de Sociedades, la creación del Registro Único de Beneficiario Final de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la Circular 20 de la Superintendencia de la Economía Solidaria y la Resolución número 1292 de 2021, emitida por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Fue así como entre el 29 de noviembre y el 3 de diciembre del 2021 se llevó a cabo la reunión de revisión entre los representantes del Grupo de Acción Financiera Internacional de Latinoamérica (Gafilat) y la delegación de Colombia.
Dicha evaluación permitió visualizar la recalificación de cinco recomendaciones, sin embargo, quedaron actividades por realizar, frente a aspectos de mejora en relación con el cumplimiento de la recomendación 12, correspondiente a las Personas Expuestas Políticamente (PEP), donde se evidenciaron oportunidades de mejora.
Por lo anterior, en lo relacionado con la prestación del servicio postal de pago corresponde al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizar los ajustes a la regulación en materia de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, contenida en la Resolución 1292 de 2021, modificada por la Resolución 00003 de 2022, con el objetivo de incluir los lineamientos definidos en la recomendación 12 del GAFI, correspondiente a las Personas Expuestas Políticamente (PEP).
Con base en la citada recomendación, este Ministerio realizará el respectivo ajuste a la Resolución 1292 de 2021, modificada por la Resolución 00003 de 2022, incorporando la definición “Alta Gerencia” en el artículo 3o de definiciones y acrónimos, igualmente, modificando el numeral 6.2.3 del artículo 6o denominado “Medidas intensificadas para las personas expuestas políticamente (PEP)”, de tal forma que quede incorporada en la normativa la debida diligencia de conocimiento de las PEP, en relación con los lineamientos contenidos en la recomendación 12 del GAFI.
Por otro lado, el artículo 10 de la Resolución 1292 de 2021, modificado por el artículo 4o de la Resolución 00003 de 2022, establece que la misma entrará en vigencia a partir del 1 de julio de 2022, salvo lo dispuesto en el artículo 9o y que se derogará la Resolución 2564 de 2016 a partir de la misma fecha, en razón de las modificaciones técnicas y ajustes que deben implementar los operadores postales de pago.
Teniendo en cuenta que la Resolución 00003 de 2022 definió como plazo de implementación de la Resolución 1292 de 2021 el día 1 de julio de 2022 y que esto implicaba efectuar ajustes por parte de los operadores postales de pago en sus sistemas de información, implementación en los procesos operativos y logísticos, así como la capacitación del personal encargado de los puntos de atención con que cuenta cada operador, que esto representó un plazo de adecuación mayor al esperado y que según lo informado a este Ministerio por parte de los operadores postales de pago, no se ha logrado en su totalidad, se hace necesario ampliar la fecha de su entrada en vigencia, con el objetivo de que los operadores cuenten con el tiempo que requieran para desplegar las adecuaciones pertinentes para que puedan atender debidamente las disposiciones en materia de riesgos asociados al lavado de activos, financiamiento del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
Una vez realizado el análisis a las modificaciones propuestas con la presente resolución, frente a lo que dispone la Superintendencia de Industria y Comercio, se estableció que el presente acto administrativo no tiene incidencia en la libre competencia, por lo que no se requiere el concepto de abogacía de la competencia.
De conformidad con lo previsto en la Sección 3 del Capítulo 1 de la Resolución 2112 de 2020 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, las disposiciones de que trata la presente resolución fueron publicadas en el sitio web del Ministerio, durante el período comprendido entre el 30 de junio de 2022 y el 1 de julio de 2022, con el fin de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas por parte de los ciudadanos y grupos de interés.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. MODIFICACIÓN DEL ARTÍCULO 3 DE LA RESOLUCIÓN 1292 DE 2021. Modificar el artículo 3o de la Resolución 1292 de 2021, modificado por el artículo 1o de la Resolución 00003 de 2022, el cual quedará así:
“Artículo 3o. Definiciones y acrónimos. Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Alta gerencia: Personas responsables de dirigir, ejecutar, tomar decisiones, y supervisar las operaciones del Operador Postal, bajo la dirección de la Junta Directiva u órgano equivalente.
Análisis de riesgo: Es la identificación y valoración de los eventos de riesgo que se pueden generar en el desarrollo de las actividades propias de los Operadores de Servicios Postales de Pago, y la definición de las causas que podrían dar origen o generar dichos eventos de riesgo.
Beneficiario final: Es toda persona natural que, sin ser necesariamente cliente, cumple con cualquiera de las siguientes características:
- Es propietaria, individual o conjuntamente, directa o indirectamente, de una participación superior al 5% del capital social, aporte o participación en una persona jurídica.
- Ejerce algún tipo de control en una persona jurídica, de acuerdo con las disposiciones descritas en el artículo 261 del Código de Comercio.
- Es por cuenta de quien se lleva a cabo una transacción. Se entiende que esta persona es aquella sobre quien recaen los efectos económicos de dicha transacción.
Cliente del Servicio Postal de Pago: Es el remitente del giro con el cual el Operador de Servicios Postales de Pago establece y mantiene una relación contractual para la prestación del servicio postal de pago, quien a su vez realiza una o varias operaciones durante un mismo mes, teniendo en cuenta los montos de operación fijados por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante resolución.
Para todos los efectos, cuando en esta resolución se haga referencia al cliente este se entenderá como el cliente del Servicio Postal de Pago aquí definido.
Colaborador empresarial: Personas naturales o jurídicas que disponen de puntos de atención al público, con las cuales el Operador de Servicios Postales de Pago realiza un contrato, para ofrecer sus servicios a través de una red o grupo de redes.
Contrapartes: Personas naturales o jurídicas con las cuales el Operador Postal de Pago establece y mantiene una relación contractual o algún tipo de vínculo jurídico. Son contrapartes: los accionistas, proveedores, colaboradores empresariales y empleados del Operador de Servicio Postal de Pago.
Control de riesgos: Es la parte de administración de riesgos que involucra la implementación de políticas, estándares, procedimientos y actividades implementadas, que proporcionan reducción de la probabilidad y el impacto de los riesgos.
Evaluación de riesgos: Consiste en medir la probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT identificado en las actividades propias como Operador de Servicios Postales de Pago, así como el impacto para la empresa en caso de materializarse.
Evento de riesgo LA/FT: Es un incidente, situación o suceso, asociado a LA/FT que podría generarse dentro de la operación normal del Operador de Servicios Postales de Pago y que podría constituirse en un delito conexo al lavado de activos y financiación del terrorismo.
Factores de riesgo: Son los agentes generadores del riesgo de LA/FT. Para efectos de la presente resolución el Operador de Servicios Postales de Pago debe tener en cuenta como mínimo los siguientes:
a) Clientes/usuarios.
b) Productos.
c) Canales de distribución, y
d) Jurisdicciones.
Financiación del Terrorismo: Es la conducta penal descrita en el artículo 345 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 16 de la Ley 1453 de 2011.
GAFI: Grupo de Acción Financiera: Organismo intergubernamental constituido en 1989, que tiene como propósito desarrollar y promover políticas y medidas a nivel nacional e internacional para combatir el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.
Gestión del riesgo: Conjunto de políticas, metodologías y procedimientos que define un Operador de Servicios Postales de Pago, para llevar a cabo una adecuada identificación, medición, control y monitoreo del Riesgo de LA/FT. Asimismo, incorpora el trazar estrategias para disminuir la vulnerabilidad y promover acciones para mitigar y prevenir el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo en las actividades propias de los Operadores de Servicios Postales de Pago.
Interesados (partes interesadas): Personas u organizaciones que pueden afectar o ser afectadas por las actividades de una empresa.
LA/FT: Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Lavado de activos: Conjunto de operaciones tendientes a ocultar o disfrazar el origen ilícito de unos bienes o recursos mal habidos. En Colombia esta conducta está penalizada en el artículo 323 del Código Penal, modificado por el artículo 11 de la Ley 1762 de 2015.
Listas vinculantes: Son las listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, dentro del Capítulo VII de la Carta de las Naciones Unidas.
Oficial de Cumplimiento: Gestor del riesgo de LA/FT designado por la junta directiva del Operador de Servicios Postales de Pago y que cumple las funciones designadas en el numeral 6.5.3. del artículo 6o, de la presente norma.
Operador de servicios postales: Persona jurídica habilitada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que ofrece al público en general servicios postales, a través de una red postal, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009.
Operador de Servicios Postales de Pago. Persona jurídica, habilitada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para prestar servicios postales de pago, y que está sometida a la reglamentación que en materia de lavado de activos disponga la ley y sus decretos reglamentarios, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 4.2 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009.
Operación inusual: Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica ordinaria o normal de una persona natural o jurídica o, que por su número, cantidad o características no se ajusta a las pautas de normalidad establecidas por el Operador de Servicios Postales de Pago, para un sector, una industria o una clase de contraparte.
Operación sospechosa: Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca en los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inmediata a la UIAF.
Personas Expuestas Políticamente (PEP) Nacionales y Extranjeras: Son las enunciadas en el Decreto 830 de 2021 o en la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
Proveedor: Persona natural o jurídica que abastece con artículos o servicios que apoyan al Operador de Servicios Postales de Pago o a la empresa.
Riesgos asociados al LA/FT: Son los riesgos que se generan como consecuencia de la materialización de un evento de LA/FT, estos son: reputacional, legal, operativo y contagio.
Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que un Operador de Servicios Postales de Pago puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción u omisión de alguna de las partes vinculadas con este.
Riesgo inherente: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, sin tener en cuenta el efecto de los controles.
Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir el Operador de Servicios Postales de Pago por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Riesgo legal: Es la posibilidad de pérdida en que incurre el Operador de Servicios Postales de Pago al ser sancionado u obligado a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. También como consecuencia de fallas en los contratos con los Colaboradores empresariales y Proveedores que impidan las transacciones de los giros postales, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o su ejecución.
Riesgo operativo: Es la posibilidad de que un Operador de Servicios Postales de Pago incurra en pérdidas o eventual incumplimiento de sus obligaciones por deficiencias, fallas o inadecuaciones en el recurso humano, los procesos, la tecnología informática, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal.
Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre un Operador de Servicios Postales de Pago por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los controles.
Segmentación: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables de segmentación).
Señales de alerta o alertas tempranas: Conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por el Operador de Servicios Postales de Pago.
UIAF: Unidad de Información y Análisis Financiero.
Usuario del Servicio Postal de Pago: Es tanto el remitente del giro que no se encuentra clasificado como cliente del servicio postal de pago, así como el destinatario del giro, que utilizan los servicios de un Operador de Servicio Postal de Pago.
Para todos los efectos, se haga referencia en la presente resolución al usuario, este se entenderá como el usuario del Servicio Postal de Pago aquí definido.
ARTÍCULO 2o. MODIFICACIÓN DEL NUMERAL 6.2.3. DEL ARTÍCULO 6° DE LA RESOLUCIÓN 1292 DE 2021. Modificar el numeral 6.2.3. del artículo 6o de la Resolución 1292 de 2021, modificado por el artículo 2o de la Resolución 00003 de 2022, el cual quedará así:
“Artículo 6o. Elementos del Sarlaft. el Sarlaft para el Operador de Servicios Postales de Pago deberá contemplar los siguientes elementos: (…)
(…)
6.2.3 Medidas intensificadas para las personas expuestas políticamente (PEP). El Operador de Servicios Postales de Pago deberá incluir procedimientos especiales frente al conocimiento de los clientes, usuarios, y beneficiarios finales declarados como Persona Expuesta Políticamente (PEP), para lo cual deberá tener en cuenta los siguientes lineamientos:
a) Contar con sistemas de información apropiados de gestión de riesgo para determinar si el cliente, usuario o beneficiario final es una Persona Expuesta Políticamente (PEP).
b) Incluir procedimientos de debida diligencia intensificada en el proceso de vinculación y monitoreo de una PEP que permitan conocer mejor el perfil de esta y el origen de los fondos.
c) Incluir un procedimiento, donde la Persona Expuesta Políticamente (PEP) debe contar con la aprobación de la alta gerencia para su respectiva vinculación.
Lo anterior, sin perjuicio de la reglamentación que expida el Gobierno nacional sobre la materia”.
ARTÍCULO 3o. MODIFICACIÓN DEL ARTÍCULO 10 DE LA RESOLUCIÓN 1292 DE 2021. Modificar el artículo 10 de la Resolución 1292 de 2021, modificado por el artículo 4o de la Resolución 00003 de 2022, el cual quedará así:
“Artículo 10. Vigencia y Derogatorias. La presente resolución rige a partir del 1 de noviembre de 2022, salvo lo dispuesto en el artículo 9o que rige a partir de su publicación en el Diario Oficial, y deroga la Resolución 2564 de 2016 a partir de la misma fecha.
ARTÍCULO 4o. VIGENCIA Y MODIFICACIONES. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y modifica el numeral 6.2.3. del artículo 6o, y los artículos 3o y 10 de la Resolución 1292 de 2021, modificados por la Resolución 00003 de 2022.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 1 de julio de 2022.
La Ministra de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (e),
María del Rosario Oviedo Rojas.
NOTAS AL FINAL:
1. Memorando y ley aprobatoria declarados EXEQUIBLES por la Corte Constitucional mediante Sentencias C-685-09 de 30 de septiembre de 2009, Magistrado Ponente Dr. Luis Ernesto Vargas Silva.
