RESOLUCIÓN 894 DE 2023
(noviembre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA
Por medio de la cual se implementa y se reglamenta la modalidad de horarios laborales flexibles en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA -,
en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas por la Resolución de Junta Directiva 006 del 03 de junio de 2014, la Ley 909 de 2004, Decreto 648 de 2017 y el Decreto 1083 de 2015, y
CONSIDERANDO:
A. Que es competencia y función del Gerente General del IDEA, dirigir, coordinar, vigilar y controlar la ejecución de las funciones de la organización y de su personal e igualmente administrar el funcionamiento general de la Entidad, su organización e implementar y verificar el cumplimiento de las políticas establecidas en el Instituto por la Junta Directiva.
B. Que la Organización Internacional del Trabajo OIT, en Convenio C-181 de 1997, dejó sentada su posición en relación con la importancia de la flexibilización del funcionamiento de los mercados de trabajo y de manera concordante en la Recomendación Nro. 165 de 1981, respecto a trabajadores con responsabilidades familiares, indicó que debían adoptarse medidas que permitieran a los trabajadores con responsabilidades familiares conciliar sus obligaciones profesionales y familiares con el desempeño de sus labores y de manera explícita recomendó introducir más flexibilidad en la organización de los horarios de trabajo.
C. Que, el Decreto Ley 1042 de 1978, frente a la jornada laboral de los empleados públicos señala: "ARTÍCULO 33. De la Jornada de Trabajo. La asignación mensual fijada en las escalas de remuneración a que se refiere el presente Decreto, corresponde a jornadas de cuarenta y cuatro (44) horas semanales. A los empleos cuyas funciones implican el desarrollo de actividades discontinuas, intermitentes o de simple vigilancia podrá señalárseles una jornada de trabajo de doce horas diarias, sin que en la semana exceda un límite de 66 horas.// Dentro del límite fijado en este Artículo, el jefe del respectivo organismo podrá establecer el horario de trabajo y compensar la jornada del sábado con tiempo diario adicional de labor, sin que en ningún caso dicho tiempo compensatorio constituya trabajo suplementario o de horas extras.”
D. Que el artículo 2 de la Ley 909 de 2004, establece como uno de los principios de la función pública, la flexibilización de la organización y de la función pública para adecuarse a las necesidades cambiantes de la sociedad.
E. Que el artículo 2.2.5.5.53 del Decreto Nacional 1083 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”, modificado por el artículo 1 del Decreto Nacional 648 del 19 de abril 2017, estableció la posibilidad por parte de los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, de implementar distintos horarios de trabajo para sus servidores “(...) sin afectar la jornada laboral y de acuerdo con las necesidades del servicio (…)”.
F. Que el artículo 3 de la Ley 1857 del 26 de julio de 2017 "Por medio de la cual se modifica la Ley 1361 de 2009 para adicionar y complementar las medidas de protección de la familia y se dictan otras disposiciones”, que adiciona el artículo 5A a la Ley 1361 de 2009, señala que "Los empleadores podrán adecuar los horarios laborales para facilitar el acercamiento del trabajador con los miembros de su familia, para atender sus deberes de protección y acompañamiento de su cónyuge o compañera(o) permanente, a sus hijos menores, a las personas de la tercera edad de su grupo familiar o a sus familiares dentro del 3er grado de consanguinidad que requiera del mismo; como también a quienes de su familia se encuentren en situación de discapacidad o dependencia. El trabajador y el empleador podrán convenir un horario flexible sobre el horario y las condiciones de trabajo para facilitar el cumplimiento de los deberes familiares mencionados en este artículo.”
G. Que de conformidad con el artículo cuarto de la Resolución de Gerencia No. 0438 de 2022, la jornada laboral ordinaria del Instituto para el Desarrollo de Antioquia es la establecida por la Resolución de Gerencia Nro. 0347 del 2021, es decir, de lunes a jueves de 7:30 a.m. a 12:00m y de 1:00 p.m. a 5:30 p.m. y viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m., la cual es aplicable a todos los servidores públicos adscritos a la Entidad.
H. Que, de acuerdo con el Modelo Integrado Planeación y Gestión -MIPG-, se establecen políticas tendientes a garantizar que el talento humano al servicio de la Entidad cuente con las condiciones en materia de capacitación, dotación, bienestar, incentivos al buen desempeño y salud ocupacional que permita contribuir de manera eficaz al cumplimiento de las funciones de la Entidad y al logro de los objetivos definidos en el Plan Estratégico.
I. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, de acuerdo con la “Ruta de la Felicidad” del Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG-, busca promover el desarrollo propicio del clima organizacional de la Entidad, con el propósito de optimizar la calidad de vida de los servidores públicos y la prestación del servicio acorde a las políticas institucionales.
J. Que los horarios flexibles son una herramienta enfocada en lograr un ambiente laboral saludable que incentive el “estado de felicidad” de los servidores públicos y por tanto promueve la materialización efectiva del propósito de la “Ruta de la Felicidad” establecida desde MIPG y enunciada en el literal anterior y de esta manera generar y promover un mayor bienestar y calidad de vida a nuestros servidores.
K. Que la articulación de la “Ruta de la Felicidad” con la “Ruta de la Productividad” al interior de la Entidad, arrojara como resultado que los servidores públicos, en la medida que perciban que sus necesidades son escuchadas y atendidas, serán más productivos, ya que el bienestar que experimentan por tener un equilibrio entre el trabajo y su vida personal se refleja en la calidad y eficiencia en el desarrollo de su trabajo.
L. Que, con la implementación de los horarios flexibles, se contribuye al mejoramiento de la movilidad en la ciudad y los servidores de la Entidad podrán hacer uso con mayor comodidad y seguridad del transporte público o particular.
M. Que resulta viable implementar medidas al interior del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA-, que permitan la flexibilización de la jornada de trabajo estableciendo los controles para garantizar la adecuada prestación del servicio y un equilibrio entre el tiempo dedicado al aspecto profesional y al familiar y de esta manera gestionar los riesgos psicosociales asociados al desarrollo de la función pública, lo cual se refleja en una mejor calidad de vida y bienestar de los servidores de la Entidad.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. JORNADA LABORAL ORDINARIA. Ratificar que la jornada laboral ordinaria establecida para los servidores públicos del Instituto para el Desarrollo de Antioquia -IDEA-, es la establecida en la Resolución 347 de 2021 y 438 de 2022, es decir, de lunes a jueves de 7.30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 5:30 p.m. y viernes de 7.30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.
ARTÍCULO SEGUNDO. HORARIOS FLEXIBLES. Modificar el artículo primero de la Resolución de Gerencia Nro. 347 de 2021, en el sentido de establecer e implementar los siguientes horarios flexibles para los empleados públicos que ejercen sus funciones en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA-.
- Horario 1: De lunes a jueves de 6:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m. y viernes de 6:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 3:30 p.m.
- Horario 2: De lunes a jueves de 8.00 a.m. a 1:00 m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y viernes de 8.00 a.m. a 1:00 m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m.
- Horario 3: De lunes a jueves de 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 7:00 p.m. y viernes de 9:00 a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m.
PARÁGRAFO PRIMERO. La implementación del horario flexible no debe afectar la prestación del servicio público y la atención a la ciudadanía, dentro de las jornadas actualmente establecidas para el efecto.
PARÁGRAFO SEGUNDO. Quienes no se acojan o no se les autorice los horarios antes descritos, deberán laborar en la jornada ordinaria ratificada en el artículo primero de la presente resolución.
ARTÍCULO TERCERO. CRITERIOS DE PRIORIZACIÓN. En caso de que no sea posible por necesidades del servicio autorizar el mismo tipo de horario flexible a varios empleados de una misma dependencia, su autorización obedecerá a los siguientes criterios de priorización:
1. Madres y Padres cabeza de Familia con hijos menores de edad o hijos con discapacidad.
2. Madres y Padres con hijos menores de edad o hijos con discapacidad.
3. Empleados que tengan a cargo adultos mayores hasta el segundo grado de consanguinidad.
PARÁGRAFO PRIMERO. En caso de que los funcionarios no pertenezcan a ninguno de estos criterios de priorización, el jefe inmediato de cada dependencia será el encargado de revisar las solicitudes de horario flexible antes de aprobarlas y en caso de que varios funcionarios con el mismo rol deseen el mismo horario flexible deberá llegar a un acuerdo entre ambos, garantizando siempre en primer lugar la prestación del servicio.
ARTÍCULO CUARTO. PERSONAL PARA EL QUE NO APLICAN LOS HORARIOS FLEXIBLES. Los horarios flexibles no son aplicables a los siguientes servidores:
1. Servidores que atienden público.
2. Conductores.
3. Servidores que se desempeñen en empleos del nivel directivo y de libre nombramiento y remoción.
PARÁGRAFO. El jefe de cada dependencia podrá reservarse la facultad para conceder o no el horario flexible a uno o varios funcionarios, decisión que será motivada en razones del servicio tales como horarios de las dependencias con fundamento en los procesos que lideren, contingencias o picos laborales, funciones que desarrolla el servidor, entre otras, en todo caso con fundamento en la adecuada prestación del servicio.
ARTÍCULO QUINTO. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACIÓN DEL HORARIO FLEXIBLE. Para autorización, terminación y renuncia del horario flexible se adopta el siguiente procedimiento.
PROCEDIMIENTO
1. AUTORIZACIÓN INICIAL: Todos los servidores que deseen acogerse a un tipo de horario flexible deberán diligenciar el formato que establezca la Dirección de Talento Humano para tal fin.
Cada jefe inmediato, entendiéndose por tal, la persona que ocupa el máximo cargo de nivel directivo de la dependencia, al cual pertenece cada empleo, según la estructura organizacional, deberá autorizar al personal perteneciente a su dependencia, mediante la suscripción del formato dispuesto para ello, el horario flexible al que se acogerá el servidor a su cargo, con la fecha de inicio del horario asignado, garantizando en todo caso que no se afecte la prestación del servicio.
La asignación de alguno de los horarios flexibles puede ser modificada por: i) el jefe inmediato en cualquier momento, atendiendo las necesidades del servicio, y ii) por solicitud del servidor cada seis (6) meses.
Es deber del servidor público cumplir con el horario flexible asignado, so pena de las sanciones disciplinarias a las que haya lugar.
2. APROBACIÓN Y FORMALIZACIÓN: Una vez se tenga el formato debidamente diligenciado por el servidor y por cada jefe inmediato, este será remitido a la Dirección de Talento Humano, dependencia en la que se realizará una revisión, para verificar que el jefe inmediato haya realizado el análisis de las funciones, procesos y procedimientos de cada dependencia, así como la conveniencia de avalar la novedad relacionada con los horarios flexibles, con el objeto de garantizar la prestación del servicio público dentro del horario establecido y finalmente aprobarán o no aprobará los horarios flexibles de los funcionarios. La decisión de aprobación o no aprobación al servidor se realizará a través de correo electrónico y posteriormente se remitirá el formato correspondiente a la hoja de vida del servidor.
La Dirección de Talento Humano deberá consolidar el informe sobre las autorizaciones, terminaciones o renuncias al horario flexible a disposición de los entes de control y demás estamentos que lo requieran, el cual se actualizará en los primeros 15 días de cada semestre.
3. INCUMPLIMIENTO DEL HORARIO FLEXIBLE: El jefe inmediato será el encargado de realizar el seguimiento y control del cumplimiento del horario flexible autorizado a través de las herramientas disponibles para su monitoreo y cuando evidencie incumplimiento del horario flexible, deberá realizar reuniones para retroalimentar al respecto. De dichas reuniones se levantará el acta donde queden plasmados los compromisos.
Si agotado el procedimiento anterior, persistiese el incumplimiento del horario flexible, el jefe inmediato deberá documentarlo y dará traslado de tal situación a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección Jurídica, para lo pertinente.
De esta forma, es deber del servidor público cumplir con el horario flexible asignado, so pena de las sanciones disciplinarias a las que hay lugar en estos casos, así como la posibilidad de perder el beneficio del horario flexible.
Así mismo, es deber de cada jefe inmediato establecer los controles para el cumplimiento de los horarios flexibles por parte de los servidores a su cargo.
RENUNCIA AL HORARIO FLEXIBLE: En cualquier momento un servidor podrá renunciar al tipo de horario flexible autorizado, previa manifestación al jefe inmediato y diligenciamiento del formato dispuesto para ello, el cual será remitido a la Dirección de Talento Humano, para que se avale la solicitud correspondiente y se consigne en el cuadro de control establecido para ello.
4. CAMBIOS DE HORARIO: La asignación de alguno de los horarios flexibles puede ser modificada por:
- El jefe inmediato en cualquier momento, por necesidades del servicio.
- Por solicitud del servidor cada seis (6) meses, agotando nuevamente el procedimiento establecido en la presente resolución.
El servidor solo podrá cambiarse a otro tipo de horario flexible, cuando hayan transcurrido seis (6) meses de estar cumpliendo el horario flexible inicialmente seleccionado.
5. RECOMENDACIONES GENERALES A TENER CUENTA: Deberán tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones generales:
- Se procurará que las reuniones o eventos sean programados en horarios donde coincidan todos los servidores, esto es, teniendo en cuenta el último horario flexible de entrada, es decir, 9:00 a.m. y el primer horario de salida, entiéndase, 4:30 p.m., siempre teniendo la claridad de que debe primar la necesidad del servicio.
- Para garantizar la debida articulación de todas las dependencias y actores de la Entidad se publicará por parte de las secretarias, en las carteleras de cada área el horario autorizado a cada uno de los servidores adscritos a la misma, lo cual deberá actualizarse en los primeros 15 días de cada semestre.
-Cada dependencia será la responsable de coordinar el adecuado flujo de información y responsabilidades en su interior, de tal forma que la selección de los horarios flexibles no afecte la debida ejecución de los procesos establecidos para cada área.
ARTÍCULO SEXTO. MEDIDAS DE CONTROL Y TERMINACIÓN DEL HORARIO FLEXIBLE. Como medidas de control para garantizar el adecuado cumplimiento de los horarios flexibles y de la prestación del servicio, se establecen las siguientes:
1. Cada jefe inmediato que tenga personal a cargo será el responsable del cumplimiento de los horarios flexibles dentro de su dependencia, para lo cual llevará un registro del horario en que cada servidor está cumpliendo la jornada laboral e implementará los controles que considere necesarios para asegurarse que los servidores estén acatando el horario en el cual cumplen la jornada laboral y que estén desempeñando de forma óptima sus funciones.
2. El jefe inmediato cuando evidencie el incumplimiento injustificado del horario flexible, por lo menos en tres ocasiones, propiciará una reunión con el servidor a fin de establecer la viabilidad de continuar con el horario flexible previamente autorizado y dejará constancia escrita de dichas reuniones.
Si agotado el procedimiento anterior, persistiese el incumplimiento del horario flexible, el jefe inmediato deberá documentarlo y dará traslado de tal situación a la Dirección de Talento Humano y a la Dirección Jurídica para las acciones pertinentes.
3. La Dirección de Talento Humano consolidará un informe sobre las autorizaciones y renuncias al horario flexible a disposición de los entes de control y demás estamentos que lo requieran y como direccionadores del proceso, realizarán una evaluación a los seis (6) meses de vigencia del presente acto administrativo, para determinar cómo ha influido el horario flexible en la prestación del servicio y el impacto que ha tenido en los servidores públicos destinatarios y posteriormente, procederá a presentar las modificaciones o recomendaciones a que hubiere lugar en caso de considerarse necesario. De igual forma realizará los seguimientos y controles que se llegaren a requerir para el posicionamiento de los horarios flexibles y el cumplimiento de estos.
4. La Dirección de Talento Humano deberá realizar campañas de concientización de la importancia de cumplir el horario laboral establecido.
ARTÍCULO SÉPTIMO. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente Resolución rige a partir del 30 de noviembre de 2023 y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
JULIÁN SANTIAGO VÁSQUEZ ROLDÁN
Gerente General
