RESOLUCIÓN No. SSPD - 20201000057305 DE2020

(9 diciembre)

Diario Oficial No. 51.523 de 9 de diciembre de 2020

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se adopta y autoriza el uso de la firma digital en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios

LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren en el numeral 15 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, el numeral 18 del artículo 8o del Decreto 1369 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de celeridad, economía, eficacia, entre otros.

Que el artículo 26 del Decreto 2150 de 1995⁽¹⁾, dispone que es deber de las entidades públicas habilitar los sistemas de transmisión electrónica de datos, con el fin de que los usuarios envíen o reciban la información requerida para las actuaciones relacionadas con la administración pública.

Que la Ley 527 de 1999⁽²⁾, reglamenta el uso y acceso de las firmas digitales, como también define los atributos jurídicos y características de estas, y las entidades que las certifican.

Que el literal c del artículo 2o ibídem, define la firma digital “como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.”

Que el artículo 7o de la mencionada Ley, dispone: “Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.

Que el artículo 6o de la Ley 962 de 2005⁽³⁾ establece que las entidades y organismos de la Administración Pública, deben poner en conocimiento de los ciudadanos, los medios tecnológicos o documentos electrónicos de que dispongan para atender los trámites y procedimientos de su competencia y hacerlos públicos para permitir su utilización, e implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, garantizando siempre los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Que en el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011⁽⁴⁾ se regula la utilización de medios electrónicos en los trámites y procedimientos administrativos, en tanto sean compatibles con la naturaleza de estos, aplicándoles las disposiciones de la Ley 527 de 1999, las normas que lo sustituyan o modifiquen.

Que en desarrollo de los postulados de Buen Gobierno y para promover instituciones eficientes, transparentes y cercanas al ciudadano, el Gobierno Nacional expidió el Decreto Ley 019 de 2012, a través del cual se impulsó el uso de herramientas electrónicas. Dicha norma señala en los artículos 160 y 161, modificatorios de los artículos 29 y 30 de la Ley 527 de 1999, que las entidades de certificación acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia – ONAC, serán las encargadas de emitir los certificados relacionados con las firmas digitales de las personas naturales o jurídicas, así como los relacionados con la alteración entre el envío y recepción del mensaje de datos y de documentos electrónicos.

Que a través de la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012, el Gobierno Nacional, dentro de sus propósitos para lograr una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, adoptó como estrategia la política denominada "cero papeles" que consiste en sustituir los flujos documentales en papel, por soportes y medios electrónicos, basados en la utilización de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. La mencionada estrategia tiene por objeto, además de disminuir los impactos desfavorables en el medio ambiente por el uso desmedido del papel, incrementar la eficiencia administrativa.

Que atendiendo tales lineamientos, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – Superservicios se encuentra altamente comprometida con la utilización de los medios electrónicos y sustituyendo los flujos documentales en papel. Evidencia de estos aspectos, es el proceso de actualización del Sistema de Gestión Documental - ORFEO, en el cual se desarrollaron nuevos módulos, y entre los que se encuentra el correspondiente a la firma digital.

Que frente al volumen de comunicaciones oficiales y documentos que se deben expedir para atender los diferentes trámites que se surten al interior y exterior de la Entidad, se requiere la utilización de medios electrónicos idóneos, que ofrezcan seguridad jurídica y la agilidad requerida para la observancia y cumplimiento de las funciones presidenciales de inspección, vigilancia y control, delegadas a la Superservicios.

Que a través de la Resolución No. SSPD 20185000036745 del 12 de abril de 2018, la Superservicios adoptó la utilización de la firma digital para la suscripción de los documentos que requieran de esta clase de firma de acuerdo con lo previsto en la Ley 527 de 1999. Esto, para los cargos autorizados, y conforme a las funciones establecidas en el Decreto 990 de 2002.

Que mediante el Decreto 1369 de 2020⁽⁵⁾, se modificó la estructura de la Superservicios creando nuevas dependencias, funciones y redistribuyendo las mismas en otras de las áreas existentes.

Que es necesario autorizar la utilización de la firma digital conforme la nueva estructura de la Superservicios, bajo las políticas de cero papel y gobierno digital, para la expedición de los documentos que deban ser tramitados de acuerdo con las condiciones previstas en la Ley 527 de 1999.

QUE para el efecto, los documentos que podrán ser firmados digitalmente serán las resoluciones, memorandos, comunicaciones, oficios y documentos relacionados con el trámite de notificaciones, que conformen un mensaje de datos.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el literal a) del artículo 2o de la Ley 527 de 1999, se entiende que un mensaje de datos es la “información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar y autorizar la firma digital para los documentos que se generen y tramiten en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios a través del Sistema de Gestión Documental - Orfeo, mediante el módulo correspondiente y que deban ser suscritos con esta clase de firma bajo las previsiones contenidas en la Ley 527 de 1999.

PARÁGRAFO. La firma digital utilizada en las comunicaciones oficiales y documentos de la Superservicios, tendrán la mismas fuerza y efectos que una firma autógrafa, siempre y cuando el certificado de firma digital sea válido al momento de su suscripción y además cumpla con todos los atributos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999.

ARTÍCULO SEGUNDO. <Ver Notas de Vigencia> Autorizar el uso de la firma digital a los siguientes funcionarios, para la ejecución de las funciones que a continuación se señalan:

PARÁGRAFO PRIMERO. El uso adecuado del certificado de firma digital es completa responsabilidad de los funcionarios antes mencionados, así como la custodia y confidencialidad de la contraseña de acceso, la cual es intransferible.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Corresponderá al Grupo de Administración del Talento Humano de la Superservicios, informar al Grupo de Gestión Documental y Correspondencia, acerca de las modificaciones efectuadas respecto de los cargos autorizados para el uso de la firma digital, con el fin de proceder con las cancelaciones y reposiciones correspondientes a los tokens.

ARTÍCULO TERCERO. Derogar la Resolución SSPD No. 20185000036745 del 12 de abril de 2018 y todas aquellas disposiciones contrarias al presente acto administrativo, de conformidad con lo previsto en la parte considerativa.

ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

Publíquese, Comuníquese y Cúmplase

Dada en Bogotá, D.C.

NATASHA AVENDAÑO GARCÍA

Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios

NOTAS AL FINAL:

1. “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

2. “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.”

3. " Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos".

4. "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".

5. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”