RESOLUCIÓN No. SSPD - 20201000057315 DE2020

(9 diciembre)

Diario Oficial No. 51.523 de 9 de diciembre de 2020

SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

Por la cual se autoriza el uso de la firma mecánica en la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.

LA SUPERINTENDENTE DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS

En ejercicio de sus atribuciones legales y en especial las que le confieren en el numeral 15 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, el numeral 18 del artículo 8o del Decreto 1369 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de celeridad, economía, eficacia, entre otros.

Que el artículo 12 del Decreto 2150 de 1995⁽¹⁾, señala que “los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas”.

Que el artículo 26 del Decreto 2150 de 1995, dispone que es deber de las entidades públicas habilitar los sistemas de transmisión electrónica de datos, con el fin de que los usuarios envíen o reciban la información requerida para las actuaciones relacionadas con la administración pública.

Que el artículo 6o de la Ley 962 de 2005⁽²⁾, establece que las entidades y organismos de la Administración Pública, deben poner en conocimiento de los ciudadanos, los medios tecnológicos o documentos electrónicos de que dispongan para atender los trámites y procedimientos de su competencia y hacerlos públicos para permitir su utilización, e implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, garantizando siempre los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.

Que en el artículo 53 de la Ley 1437 de 2011⁽³⁾, se regula la utilización de medios electrónicos en los trámites y procedimientos administrativos, en tanto sean compatibles con la naturaleza de los mismos, aplicándoles las disposiciones de la Ley 527 de 1999, las normas que lo sustituyan o modifiquen.

Que a través de la Directiva Presidencial No. 04 del 3 de abril de 2012, el Gobierno Nacional, dentro de sus propósitos para lograr una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz, adoptó como estrategia la política denominada "cero papeles" que consiste en sustituir los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, basados en la utilización de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones. La mencionada estrategia tiene por objeto, además de disminuir los impactos desfavorables en el medio ambiente por el uso desmedido del papel, incrementar la eficiencia administrativa.

Que atendiendo tales lineamientos, la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios – Superservicios se encuentra altamente comprometida con la utilización de los medios electrónicos y sustituyendo los flujos documentales en papel. Evidencia de estos aspectos, es el proceso de actualización del Sistema de Gestión Documental - ORFEO, en el cual se desarrollaron nuevos módulos, y entre los que se encuentra el correspondiente a la firma digital.

Que frente al volumen de comunicaciones oficiales y documentos que se deben expedir para atender los diferentes trámites que se surten al interior y exterior de la Entidad, se requiere la utilización de medios electrónicos idóneos, que ofrezcan seguridad jurídica y la agilidad requerida para la observancia y cumplimiento de las funciones presidenciales de inspección, vigilancia y control, delegadas a la Superservicios.

Que mediante Resolución SSPD No. 20181000120415 del 25 de septiembre de 2018, se autorizó el uso de la firma mecánica en la Superservicios, de conformidad con las funciones asignadas a las dependencias en virtud del Decreto 990 de 2002.

Que mediante el Decreto 1369 de 2020, se modificó la estructura de la Superservicios creando nuevas dependencias y redistribuyendo actividades en otras de las áreas existentes.

Que es necesario autorizar el uso de la firma mecánica conforme la nueva estructura de la Superintendencia, bajo las políticas de cero papel y gobierno digital, para la expedición de documentos que deban ser tramitados de manera masiva, contemplándose como firma masiva “aquellas agrupaciones de documentos o comunicaciones que por su volumen requieren ser suscritas en bloque”.⁽⁴⁾

Que para el efecto, los documentos que podrán ser firmados mecánica y masivamente serán las resoluciones, memorandos, comunicaciones, oficios y documentos relacionados con el trámite de notificaciones, que por el volumen se haga necesario el uso de la firma mecánica como mecanismo más expedito y eficaz para agilizar dichos trámites.

Que es necesario advertir que conforme lo establecido en la Ley 527 de 1999, los documentos que conformen un mensaje de datos deberán ser suscritos con firma digital, en cumplimiento de lo señalado en la mencionada normativa.

Que de acuerdo con lo dispuesto en el literal a) del artículo 2o de la Ley 527 de 1999, se entiende que un mensaje de datos es la “información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax”.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. <Ver Notas de Vigencia> Autorizar la firma mecánica, tratándose de firmas masivas que se requieran para la expedición de resoluciones, memorandos, comunicaciones, oficios y documentos relacionados con el trámite de notificaciones, a los siguientes servidores y para el cumplimiento de las funciones que a continuación se indican:

PARÁGRAFO PRIMERO. La firma mecánica es una firma digitalizada configurada en el Sistema de Gestión Documental ORFEO, vinculada a un suscriptor para garantizar la identidad del firmante, bajo parámetros de seguridad a través del mencionado sistema.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Ninguna utilización de la firma mecánica en otro acto administrativo o documento distintos a los señalados en el presente artículo estará autorizada y por ende no surtirá ningún efecto jurídico.

PARÁGRAFO TERCERO. Los funcionarios autorizados en virtud de la presente resolución harán uso de la firma mecánica bajo su responsabilidad.

ARTÍCULO SEGUNDO. La firma mecánica que se imprimirá en los documentos previstos en el artículo primero de la presente resolución consistirá en un facsímil con el nombre del funcionario, el cargo que ocupa en la Entidad y su firma.

PARÁGRAFO. Las características de la firma mecánica serán las contenidas en el registro del módulo de administración de firma, contenido en el Sistema de Gestión Documental ORFEO.

ARTÍCULO TERCERO. Derogar la Resolución SSPD No. 20181000120415 del 25 de septiembre de 2018 y todas aquellas disposiciones contrarias al presente acto administrativo, de conformidad con lo previsto en la parte considerativa.

ARTÍCULO CUARTO. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

Publíquese, Comuníquese y Cúmplase

Dada en Bogotá, D.C.

Natasha Avendaño García

Superintendente de Servicios Públicos Domiciliarios

NOTAS AL FINAL:

1. “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

2. " Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos".

3. "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo".

4. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Instructivo Firma Digital y Mecánica-Sistema Integrado de Gestión y Mejora –SIGM