CONCEPTO 201351855 DE 2013
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES
Bogotá D.C.
Doctor
XXXXXXXX
Gerente
XXXXXXX
Calle xxxxxxxxxxxx
Tel. xxxxxxxxxx
Bucaramanga
Ref. Su derecho de petición. Consulta sobre el alcance del artículo 35 de la Ley 1369 de 2009.
Respetado doctor Navas,
La Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) acusa recibo de su comunicación de la referencia, en la cual solicita una aclaración sobre el alcance del artículo 35 de la ley 1369 de 2009, en el sentido de señalar si la obligación de retención documental allí prevista puede suplirse con archivos digitalizados de cada documento, las cuales pueden imprimirse en cualquier momento.
El artículo 35 en comento, dispone lo siguiente:
“ARTÍCULO 35. O 35. RETENCIÓN DOCUMENTAL. Las guías y documentos soporte de entrega, constancias de recibo y cualquier otro documento que utilicen los Operadores Postales para la prestación del servicio y que los mismos estimen pertinente su conservación, deberán guardarse por un periodo no menor a tres (3) años desde la fecha de expedición de los mismos, sin perjuicio de los términos establecidos en normas especiales. Vencido el plazo anterior estos documentos podrán ser destruidos siempre que por cualquier medio técnico adecuado se garantice su reproducción exacta.”
De la lectura de la norma se desprende, que los mecanismos técnicos de reproducción exacta de los documentos que deben ser conservados, deben ser implementados una vez vencido el término de 3 años de conservación, sin perjuicio de otros términos establecidos en otras normas especiales, verbigracia el artículo 28 de la Ley 962 de 2005(1), quiere ello decir, que dependerá de la forma de expedición del documento, ya sea física o electrónica, la que determinará cómo deberá ser su conservación, en este orden de ideas, si por ejemplo la expedición del documento de la guía, es físico, necesariamente su conservación deberá ser física, por el término de 3 años desde la fecha de su expedición, una vez expirado tal término, será posible su destrucción siempre y cuando se garantice su reproducción exacta a través de cualquier mecanismo técnico.
Ahora bien, en la medida en que la redacción de la norma en comento resulta clara, no es posible para esta Comisión hacer una interpretación distinta a la misma, como se desprende del objeto de su solicitud, sobre lo cual, cabe señalar que los artículos 26 y 27 del Código Civil señalan lo siguiente:
“Artículo 26. Los jueces y los funcionarios públicos, en la aplicación de las leyes a los casos particulares y en los negocios administrativos, las interpretan por vía de doctrina, en busca de su verdadero sentido, así como los particulares emplean su propio criterio para acomodar las determinaciones generales de la ley a sus hechos e intereses peculiares.
Las reglas que se fijan en los artículos siguientes deben servir para la interpretación por vía de doctrina.
Artículo 27. Cuando el sentido de la ley sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu.
Pero bien se puede, para interpretar una expresión oscura de la ley, recurrir a su intención o espíritu, claramente manifestados en ella misma o en la historia fidedigna de su establecimiento.”
En los anteriores términos, se responde a su derecho de petición, en los términos del artículo 28 del CPACA. Quedamos atentos a cualquier inquietud sobre el particular.
Cordialmente,
RICARDO OSPINA NOGUERA
Coordinador de Atención al Cliente
NOTA AL FINAL:
1. “Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.”
