CIRCULAR EXTERNA 100-000012 DE 2022

(noviembre 22)

Diario Oficial No. 52.226 de 22 de noviembre de 2022

SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

Señores

Administradores

Revisores fiscales

Contadores públicos

Sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales

Referencia: Solicitud de información financiera y del Informe 42- Prácticas Empresariales

La Superintendencia de Sociedades, con base en las atribuciones de inspección, vigilancia y control otorgadas por la ley, está facultada para solicitar, confirmar y analizar información sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales supervisadas (conjuntamente denominadas en esta circular como “Entidades Empresariales”), en la forma, detalle y términos que considere procedentes, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 83, 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, el Decreto número 1074 de 2015, el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, los numerales 2 y 3 del artículo 7o del Decreto número 1736 de 2020 modificado parcialmente por el Decreto número 1380 de 2021 y en concordancia con la Circular Externa Básica Contable 100-000007 del 12 de julio de 2022.

CAPÍTULO I.

ESTADOS FINANCIEROS.  

1. ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO GENERAL CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2022 Y DOCUMENTOS ADICIONALES.

Por medio de este acto administrativo se establecen los plazos y requisitos mínimos para la presentación a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN), de los estados financieros de propósito general con corte a 31 de diciembre de 2022 (en adelante, los “Estados Financieros 2022”), junto con los documentos adicionales requeridos en el numeral 1.3 de la presente circular. Para el efecto, las entidades empresariales deben seleccionar alguno de los siguientes puntos de entrada:

Informe 01: Estados financieros

* 10 NIIF Plenas Individuales Grupo 1.

* 20 NIIF Plenas Separado Grupo 1.

* 40 NIIF “Pymes” Individuales Grupo 2.

* 50NIIF “Pymes” Separado Grupo 2.

Informe 01A Estados financieros

* 70 - NIF Contabilidad simplificada Grupo 3.

Los administradores de las entidades empresariales son responsables por la correcta presentación de los estados financieros 2022 ante esta Superintendencia.

1.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de estados financieros 2022

Las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control, están obligadas a reportar estados financieros 2022, sin necesidad de orden expresa de carácter particular emitida por esta Superintendencia, por mandato del artículo 289 del Código de Comercio.

Las entidades empresariales en inspección, a las que les sea impartida la orden mediante acto administrativo de carácter particular, dirigido a la dirección o correo electrónico de notificación judicial inscrito en el registro mercantil, están obligadas a remitir los estados financieros 2022, por mandato del artículo 83 de la Ley 222 de 1995.

Las entidades empresariales que conforman el Grupo 3 en virtud del Decreto reglamentario 2706 de 2012, modificado por el Decreto número 3019 de 2013 y compilado en el Título 3 del Decreto número 2420 de 2015 y que se encuentran sometidas a vigilancia, control o aquellas inspeccionadas a las que se les imparta la orden mediante acto administrativo de carácter particular, deben diligenciar los estados financieros 2022 en el aplicativo XBRL Express y remitirlos a través del Sistema Integrado de Reportes Financieros (SIRFIN). Los Estados Financieros 2022 de este tipo de entidades empresariales que se radiquen en físico se entenderán como no presentados.

Los estados financieros 2022 solicitados deben presentarse certificados y dictaminados (cuando sea aplicable), con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995.

Las entidades empresariales inspeccionadas que hayan sido requeridas y que se encuentren vigiladas por otra superintendencia o que estén en proceso de liquidación voluntaria o las que determinen que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2022, deben informar tal situación al correo electrónico webmaster@ supersociedades.gov.co dirigido al grupo de Informes Empresariales, con anterioridad al vencimiento de los plazos señalados en la tabla número 1, con el fin de que sean excluidas de la obligación de enviar los estados financieros 2022.

Los estados financieros 2022 se deben diligenciar en MILES DE PESOS COLOMBIANOS.

La Superintendencia de Sociedades expidió la “Guía Práctica de Transmisión y Reexpresión de Estados Financieros”, la cual orienta la forma adecuada para la transmisión y reexpresión de los estados financieros. La guía puede ser consultada en el siguiente vínculo del portal empresarial de esta Superintendencia https://www.supersociedades.gov. co/deleqatura aec/regulacion contable/boletin informal ivo/GUIA-DE-TRANSMISION-Y-REEXPRESION-DE-ETDOS-FROS final.pdf

1.2 Plazos para el envío de los estados financieros 2022

Los Estados Financieros 2022 certificados y dictaminados (cuando sea aplicable), deberán ser remitidos en el año 2023, dentro de los plazos señalados en la tabla número 1, de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Entidad Empresarial, sin incluir el número de verificación (DV).

Tabla Número 1

Últimos dos (2) dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información en el año 2023	Últimos dos (2) dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información en el año 2023
01 - 05	Martes 11 de abril	51 - 55	Martes 25 de abril
06 -10	Miércoles 12 de abril	56 - 60	Miércoles 26 de abril
11 - 15	Jueves 13 de abril	61 - 65	Jueves 27 de abril
16 - 20	Viernes 14 de abril	66 - 70,	Viernes 28 de abril
21 - 25	Lunes 17 de abril	71 - 75	Martes 2 de mayo
26 - 30	Martes 18 de abril	76 - 80	Miércoles 3 de mayo
31 - 35	Miércoles 19 de abril	81 - 85	Jueves 4 de mayo
36 - 40	Jueves 20 de abril	86 - 90	Viernes 5 de mayo
41 - 45	Viernes 21 de abril	91 - 95	Lunes 8 de mayo
46 - 50	Lunes 24 de abril	96 - 00	Martes 9 de mayo

Los plazos señalados en esta circular para el envío de los Estados Financieros 2022 son improrrogables.

Las entidades empresariales que tengan más de un cierre contable en el año, deben diligenciar la información correspondiente a cada corte en forma independiente y presentarla en un único momento dentro de las fechas señaladas en la tabla número 1, previa solicitud de autorización de envío, efectuada al correo electrónico efinancieros@ supersociedades.gov.co

1.3 Documentos adicionales a los estados financieros 2022

Todas las entidades empresariales deben acompañar los estados financieros 2022 con los siguientes documentos adicionales:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los Estados Financieros remitidos a esta Superintendencia cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995. Este documento deberá ser suscrito, adicionalmente, por el revisor fiscal que los dictamine, si lo hubiere, en cumplimiento del artículo 38 ibidem.

La certificación deberá contener el número del documento de identidad del representante legal, contador y revisor fiscal, si lo hubiere, así como sus firmas con número de tarjeta profesional, en caso de ser aplicable.

b) El informe de gestión que los administradores deben presentar a la asamblea de accionistas o junta de socios para su aprobación o improbación, de conformidad con el artículo 46 de la Ley 222 de 1995, el cual debe contener lo señalado en el artículo 47 de la citada ley, incluyendo el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad empresarial. Además, deberá contener la constancia de que no se entorpeció la libre circulación de las facturas emitidas por los vendedores o proveedores conforme a lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 87 de la Ley 1676 de 2013. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

c) Dictamen del revisor fiscal.

d) Notas explicativas de los estados financieros, las cuales deben contener, entre otros, las revelaciones de los estados de: (i) Situación financiera; (ii) resultado integral del ejercicio; (iii) componentes del otro resultado integral (ORI); (iv) cambios en el patrimonio; y (v) flujo de efectivo, como parte integral de los mismos.

e) Copia del extracto del acta de la reunión en la cual se aprobaron o improbaron los estados financieros 2022 y el informe de gestión. Esta obligación no aplica para las sucursales de sociedades extranjeras.

Los documentos adicionales relacionados en los literales a, b, c y d, deben ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al plazo para el envío de los estados financieros 2022. El documento adicional relacionado en el literal e, deberá ser remitido máximo hasta el martes 30 de mayo de 2023.

Cabe enfatizar que no aportar los documentos adicionales en los plazos indicados, dará lugar a la sanción establecida en el artículo 86, numeral 3 de la Ley 222 de 1995, en la medida que los estados financieros 2022 sólo se entienden por recibidos con la presentación de los documentos adicionales enunciados.

2. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS O ESTADOS FINANCIEROS COMBINADOS Y DOCUMENTOS ADICIONALES

2.1 Obligatoriedad del diligenciamiento y presentación de los estados financieros consolidados o los estados financieros combinados.

Las entidades empresariales que sean matrices o controlantes y que estén obligadas a reportar estados financieros 2022 en los términos y condiciones del numeral primero de esta circular, también deben presentar estados financieros consolidados con corte a 31 de diciembre de 2022 (en adelante los “Estados Financieros Consolidados”).

Para tal efecto, las entidades empresariales deben seleccionar, diligenciar y enviar los Estados Financieros Consolidados por alguno de los siguientes puntos de entrada que aplique, así:

- 30 NIIF Plenas Consolidado Grupo 1.

- 60 NIIF Pymes” Consolidado Grupo 2.

Las entidades empresariales obligadas a presentar estados financieros combinados con corte a 31 de diciembre de 2022 (en adelante, los “Estados Financieros Combinados”) deben reportar dicha información a través del Informe 01- Estados Financieros de Fin de Ejercicio en los puntos de entrada antes enunciados.

2.2 Plazo para el envío de los Estados Financieros Consolidados o de los Estados Financieros Combinados

Los Estados Financieros Consolidados o Estados Financieros Combinados, deberán ser remitidos a más tardar el 31 de mayo de 2023. Este plazo señalado es improrrogable.

2.3 Documentos Adicionales a los Estados Financieros Consolidados o a los Estados Financieros Combinados

Los Estados Financieros Consolidados o los Estados Financieros Combinados deberán ser presentados con los siguientes documentos adicionales:

a) El documento mediante el cual el representante legal y el contador certifican que los Estados Financieros Consolidados o los Estados Financieros Combinados remitidos a esta Superintendencia, cumplen con lo dispuesto en el artículo 37 de la Ley 222 de 1995.

b) Notas a los Estados Financieros Consolidados o a los Estados Financieros Combinados.

c) Informe especial en los términos establecidos en el artículo 29 de la Ley 222 de 1995.

d) Dictamen del revisor fiscal, en cumplimiento del artículo 38 de la Ley 222 de 1995 respecto de quien consolida los Estados Financieros Consolidados. Este documento adicional no aplica para los Estados Financieros Combinados.

Los documentos adicionales a los Estados Financieros Consolidados o a los Estados Financieros Combinados deberán ser remitidos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha máxima de remisión de los Estados Financieros Consolidados o los Estados Financieros Combinados, según corresponda.

Los Estados Financieros Consolidados o Estados Financieros Combinados sólo se entenderán por recibidos con la presentación de los documentos adicionales señalados en este numeral 2.3.

3. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES EN REESTRUCTURACIÓN O REORGANIZACIÓN

Las entidades empresariales que: (i) Estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo promotor sea nominado por la Superintendencia de Sociedades o por cualquier Cámara de Comercio del país; o (ii) fueren admitidas a un proceso de reorganización de acuerdo con la Ley 1116 de 2006 o los Decretos Legislativos 560 y 772 de 2020, deberán reportar la siguiente información financiera:

- Informe 01 - Estados Financieros 2022, y los documentos adicionales señalados en el numeral 1.3.

- Informe 03A - 20- Información anual de acuerdos de recuperación y los documentos adicionales que tratan las siguientes circulares externas:

- CE-100-000003 del 3 de mayo de 2022 (presentación de información periódica por parte de empresas que estén en proceso de negociación o de ejecución de un acuerdo de reestructuración en los términos de la Ley 550 de 1999, cuyo nominador sea la Superintendencia de Sociedades}, numeral 3, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor.

- CE-100-000005 del 8 de agosto de 2016 (presentación de información trimestral en procesos de reorganización empresarial), numeral 5, literales c) certificación de cumplimiento de pagos del deudor y d) información relevante para evaluar la situación del deudor.

Se advierte que los Estados Financieros 2022 y sus documentos adicionales señalados en el numeral 1 de esta circular, se deberán presentar en el año 2023 en las fechas indicadas en la Tabla número 1 y no sustituyen, ni excluyen la obligación de reportar la información financiera periódica, de conformidad con lo previsto en las Circulares Externas números 100-000003 del 3 de mayo 2022 y 100-000005 del 8 de agosto de 2016, antes mencionadas.

4. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE ADELANTAN UN PROCESO DE LIQUIDACIÓN JUDICIAL, LIQUIDACIÓN JUDICIAL SIMPLIFICADA O LIQUIDACIÓN POR ADJUDICACIÓN

Las entidades empresariales admitidas a partir del 1 de enero de 2018, a un proceso de liquidación judicial, liquidación por adjudicación o liquidación judicial simplificada deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000004 del 26 de septiembre de 2018 para la presentación de información financiera.

Las entidades empresariales admitidas hasta el 31 de diciembre de 2017, que se encuentren adelantando un proceso de liquidación judicial, liquidación por adjudicación o liquidación judicial simplificada, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000001 del 26 de febrero de 2010 para la presentación de información financiera.

5. INFORMACIÓN FINANCIERA DE FIN DE EJERCICIO PARA ENTIDADES EMPRESARIALES QUE NO CUMPLEN LA HIPÓTESIS DE NEGOCIO EN MARCHA O QUE SE ENCUENTRAN EN LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA.

Las entidades empresariales sometidas a vigilancia o control que, a 31 de diciembre de 2022, determinen que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha o se encuentren adelantando un proceso de liquidación voluntaria, deben atender lo dispuesto en la Circular Externa 100-000006 del 9 de noviembre 2018.

CAPÍTULO II.

INFORMACIÓN NO FINANCIERA.  

1. INFORME 42 - PRÁCTICAS EMPRESARIALES

Por medio de este acto administrativo se establece el plazo y requisitos mínimos para la presentación a través del aplicativo STORM User del Informe 42- Prácticas Empresariales por parte de los sujetos obligados que determina esta circular.

1.1 Sujetos obligados al Informe 42- Prácticas Empresariales

Las entidades empresariales que se encuentren bajo vigilancia o control por parte de la Superintendencia de Sociedades deberán diligenciar y remitir el Informe 42- Prácticas Empresariales respecto a lo ocurrido durante el año 2022 (en adelante, los “Sujetos Obligados”), a excepción de las siguientes:

- Entidades empresariales en estado de inspección

- Sucursales de sociedades extranjeras

- Entidades empresariales en liquidación judicial simplificada

- Entidades empresariales en liquidación obligatoria

- Entidades empresariales en liquidación judicial

- Entidades empresariales en liquidación voluntaria

- Entidades empresariales en reorganización

- Entidades empresariales en reorganización abreviada

- Entidades empresariales en reestructuración.

- Entidades empresariales en concordato

- Entidades empresariales que no cumplen con la hipótesis de negocio en marcha a 31 de diciembre de 2022

- Entidades empresariales Grupo 3 NIF para sociedades que aplican contabilidad simplificada.

1.2 Plazos para el envío del Informe 42- Prácticas Empresariales

El Informe 42- Prácticas Empresariales deberá ser remitido en el año 2023, dentro de los plazos señalados en la tabla No. 2, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del NIT de la entidad empresarial, sin incluir el de verificación (DV).

Tabla número 2

Últimos dos (2) dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información en el año 2023	Últimos dos (2) dígitos del NIT	Plazo máximo para el envío de información en el año 2023
01 - 10	Martes 16 de mayo	51 - 60	Miércoles 24 de mayo
11 - 20	Miércoles 17 de mayo	61 - 70	Jueves 25 de mayo
21 - 30	Jueves 18 de mayo	71 - 80	Viernes 26 de mayo
31 - 40	Viernes 19 de mayo	81 - 90	Lunes 29 de mayo
41 - 50	Martes 23 de mayo	91 - 00	Martes 30 de mayo

Los sujetos obligados que tengan más de un cierre contable al año deberán presentar un único Informe 42- Prácticas Empresariales.

Los plazos señalados para el envío del Informe 42- Prácticas Empresariales son improrrogables.

La responsabilidad del diligenciamiento, el contenido y la fidelidad del Informe 42- Prácticas Empresariales recae sobre los administradores de los sujetos obligados.

CAPÍTULO III.

GENERALIDADES.  

1. PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO <Numeral modificado por la Circular 1 de 2023. El nuevo texto es el siguiente:>

El proceso sancionatorio que adelanta esta Superintendencia por el no envío de los Estados Financieros 2022, los Estados Financieros Consolidados, los Estados Financieros Combinados y sus documentos adicionales y, demás información financiera requerida, se surte conforme lo contenido en el Capítulo III de la Ley 1437 del 2011 y sus artículos modificatorios (CPACA).

2. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los usuarios pueden encontrar todos los servicios necesarios para la presentación de la información requerida por medio de esta circular, en el portal www.supersociedades.gov. co, parte derecha sección “Presentación Informes Empresariales” - botón SIRFIN o botón STORM, según sea el caso. Para el efecto las entidades empresariales, pueden:

- Efectuar el registro de las entidades empresariales que por primera vez envían información a la Superintendencia de Sociedades

- Crear o generar una nueva contraseña

- Descargar e instalar el aplicativo XBRLExpress

- Descargar e instalar el aplicativo STORM User

- Consultar y descargar manuales, videos de capacitación e instructivos

- Enviar archivos con extensión xbrl o str

- Enviar documentos adicionales

- Consultar el estado del envío de los archivos xbrl o str

- Descargar archivos enviados

- Consultar mensajes de error.

En la tabla número 3 se resumen las instrucciones para la presentación de la información financiera y no financiera requerida en esta circular:

Tabla número 3

En la Tabla No. 4 se resumen las instrucciones para la presentación de los documentos adicionales:

Tabla número 4

3. GENERALIDADES

3.1 Autorización de envío de estados financieros

Si la entidad empresarial presentó estados financieros en años anteriores, la Superintendencia de Sociedades autoriza el envío con el último punto de entrada reportado. En el evento de requerir modificación del punto de entrada habilitado, presentar inconvenientes con la autorización o ser requeridos por primera vez, la entidad empresarial deberá enviar un correo a efinancieros@supersociedades.gov.co en el que se informe el NIT, razón social, nombre y cargo del responsable y el punto de entrada a transmitir para que la Superintendencia de Sociedades autorice el envío de la información financiera requerida en esta circular.

3.2 Sobre el reporte de estados financieros 2022 y sus documentos adicionales

La Superintendencia de Sociedades solicita estados financieros 2022 certificados y dictaminados (cuando sea aplicable) con el alcance previsto en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995. Por este motivo, en ningún caso admite estados financieros de prueba, preliminares o en proceso de auditoría.

Los documentos adicionales solicitados en la presente circular se entenderán válidamente presentados por medio electrónico, en archivos en formato.pdf, en los términos del artículo 5o de la Ley 527 de 1999, según el cual, a la información no se le negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos. Deben enviarse escaneados del original en formato.pdf, a través de la sección “Presentación Informes Empresariales” botón SIRFIN - “Envío de documentos” del portal web de la Superintendencia de Sociedades: utilizando el número de radicación que le suministró el sistema cuando envió el archivo con extensión xbrl. solo para los Estados Financieros 2022.

Las ventanillas dispuestas para el envío de los archivos de los documentos adicionales solo deben ser utilizados para la remisión de cada uno de ellos, toda vez que no se deben adjuntar otro tipo de comunicaciones o solicitudes.

Una vez enviados los documentos adicionales, el sistema genera un número de radicado para cada archivo remitido. Sólo con los radicados generados, se entenderá cumplido el requisito de presentación de Estados Financieros 2022 en forma completa. Para todos los efectos, el número de radicación será la única prueba de cumplimiento de la orden impartida.

3.3. ATENCIÓN AL USUARIO

Los medios electrónicos estarán disponibles 24 horas al día en el portal www. supersociedades.gov.co. Adicionalmente, se cuenta con los siguientes mecanismos para el soporte en el diligenciamiento de la información en horario hábil de lunes a viernes en jornada continua, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.

Atención telefónica en los siguientes números:

- Bogotá: (601) 2201000 Ext 7177

- Barranquilla: (605) 4010411

- Bucaramanga: (607) 6970911

- Cartagena: (605) 6931511

- Cali: (602) 4851411

- Medellín: (604) 6072811

- Manizales: (606) 8918610

Correo electrónico: efinancieros@supersociedades.gov.co

Publíquese y cúmplase.

El superintendente de Sociedades,

Billy Escobar Pérez.