RESOLUCIÓN 15 DE 2021
(febrero 11)
Diario Oficial No. 51.585 de 11 de febrero de 2021
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022>
Por la cual se desarrolla el registro de la factura electrónica de venta como título valor y se expide el anexo técnico de registro de la factura electrónica de venta como título valor.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 12 del artículo 6o del Decreto número 4048 de 2008, el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.25 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
CONSIDERANDO:
Que el 28 de diciembre de 2019 se expidió la Ley 2010, por medio de la cual se adoptan normas para la promoción del crecimiento económico, el empleo, la inversión, el fortalecimiento de las finanzas públicas y la progresividad, equidad y eficiencia del sistema tributario, de acuerdo con los objetivos que sobre la materia impulsaron la Ley 1943 de 2018 y se dictan otras disposiciones.
Que el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece: “Parágrafo 5. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El Gobierno nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas”.
Que el artículo 621 del Código de Comercio dispone: “Requisitos para los títulos valores. Además de lo dispuesto para cada título-valor en particular, los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes:
1) La mención del derecho que en el título se incorpora, y
2) La firma de quien lo crea.
La firma podrá sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del título, por un signo o contraseña que puede ser mecánicamente impuesto.
Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo será el del domicilio del creador del título; y si tuviere varios, entre ellos podrá elegir el tenedor, quien tendrá igualmente derecho de elección si el título señala varios lugares de cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el título sea representativo de mercaderías, también podrá ejercerse la acción derivada del mismo en el lugar en que estas deban ser entregadas.
Si no se menciona la fecha y el lugar de creación del título se tendrán como tales la fecha y el lugar de su entrega”.
Que el artículo 772 del Código de Comercio establece: “Factura. Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.
No podrá librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato verbal o escrito.
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables.
PARÁGRAFO. Para la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor, el Gobierno nacional se encargará de su reglamentación”.
Que el artículo 773 del Código de Comercio establece: “Aceptación de la factura. Una vez que la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe exenta de culpa que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título.
El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo. El comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de representación o indebida representación por razón de la persona que reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la aceptación del título valor.
La factura se considera irrevocablemente aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento.
PARÁGRAFO. La factura podrá transferirse después de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio. Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o servicio”.
Que el artículo 774 del Código de Comercio indica: “Requisitos de la factura. La factura deberá reunir, además de los requisitos señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan, los siguientes:
1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días calendario siguientes a la emisión.
2. La fecha de recibo de la factura, con indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado de recibirla según lo establecido en la presente ley.
3. El emisor vendedor o prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura, del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se haya transferido la factura.
No tendrá el carácter de título valor la factura que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura.
En todo caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total o de la parte que hubiere sido cancelada.
La omisión de requisitos adicionales que establezcan normas distintas a las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor de las facturas”.
Que el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario faculta a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para que indique o adicione los requisitos de la factura de venta establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario, por lo tanto, la entidad expidió la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020, por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación, indicando en el artículo 11 los requisitos de la factura electrónica de venta.
Que el artículo 616-4 del Estatuto Tributario establece la definición y obligaciones de los proveedores tecnológicos respecto de la Factura Electrónica de venta; así como el artículo 2.2.2.53.9. del Decreto número 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, modificado por el Decreto número 1154 de 2020 dispone: “El administrador del RADIAN le reconocerá el rol de registro de eventos a los proveedores tecnológicos habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), siempre que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.53.8”.
Que mediante el Decreto número 1154 de 2020 se modificó el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Único del Sector Comercio, Industria y Turismo, en donde reglamentó los aspectos referentes a la circulación de la factura electrónica de venta como título valor.
Que el parágrafo 1 del artículo 2.2.2.53.6 del Decreto número 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, industria y Turismo, modificado por el Decreto número 1154 de 2020 dispone: “Para efectos de la circulación de la factura electrónica de venta como título valor deberá consultarse su estado y trazabilidad en el RADIAN”.
Que el artículo 2.2.2.53.7 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio Industria y Turismo establece modificado también por el Decreto número 1154 de 2020: “Las facturas electrónicas de venta aceptadas y que tengan vocación de Circulación, deberán ser registradas en el RADIAN por el emisor o facturador electrónico. Así mismo, deberán registrarse todos los eventos asociados con la factura electrónica de venta como título valor.
Los usuarios del RADIAN podrán registrar eventos directamente, o a través de sus representantes, siempre que se cuente con la infraestructura, servicios, sistemas y/o procedimientos que se ajusten a las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos señalados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), Y se ofrezcan plenas garantías de seguridad en la gestión de la información.
En los casos en los que el usuario no cuente con los medios para garantizar lo dispuesto en el inciso anterior, podrá registrar eventos a través de intermediarios, tales como proveedores tecnológicos, sistemas de negociación electrónica o factores, según lo permita la normativa vigente”.
Que de conformidad con las disposiciones mencionadas es importante indicar que el objeto de la presente resolución se enmarca únicamente en los aspectos relacionados con el registro de los eventos que se asocian a las facturas electrónicas de venta como título valor en la plataforma que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) ponga a disposición de los usuarios del registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN.
Que en consecuencia las facturas electrónicas de venta que no sean registradas en el registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN para su circulación electrónica, se continuarán constituyendo como título valor, bajo los términos y condiciones que la legislación comercial exige para tal efecto, sin que deban cumplir las disposiciones que establece la presente resolución.
Que a su vez se requiere implementar de manera electrónica el registro de la factura electrónica de venta como título valor para su circulación en el territorio nacional, permitiendo su consulta y trazabilidad a los usuarios del registro, por lo tanto, la presente resolución señala las definiciones, usuarios, roles, eventos, así como las condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos en que se debe realizar la administración, registro, consulta y trazabilidad de la Factura electrónica de venta como título valor en el Registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN.
Que en razón a la expedición del Decreto número 1154 de 2020 que modificó el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Único del Sector Comercio, Industria y Turismo y de conformidad con el artículo 94 de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020, “La implementación y uso del registro de la factura electrónica de venta – título valor en el RADIAN entrará en operación una vez publicado el anexo técnico correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la presente resolución”, por lo cual se hace necesario expedir el Anexo técnico de registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN.
Que de conformidad con lo previsto en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, al realizar la transferencia de información que contenga datos personales, la entidad receptora toma el rol de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales. Por tanto, no significa que los datos personales puedan ser divulgados, pues esta información que involucra derechos a la privacidad e intimidad de las personas, gozan de reserva de conformidad con la Constitución y la ley.
Que la información que se inscriba en el Registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor no implica para la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): i) responsabilidad por la calidad de los datos que le sean suministrados mediante las distintas fuentes de información, ii) ni la obligación de entregar la totalidad de la información de que dispone, sino aquella que se circunscriba estrictamente con los usuarios que participan en el Registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor mediante la inscripción de los eventos que se asocian a esta.
Que la atención de los requerimientos de información, se podrá efectuar mediante su transferencia siempre y cuando los usuarios del Registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor, que a su vez son responsables del tratamiento, antes de que recolecten la información y durante todo el ciclo de vida de la misma, implementen medidas preventivas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para: i) evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, ii) fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales, iii) garantizar la autenticidad, integridad, disponibilidad, confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información contenida en las bases de datos o archivos que se le suministran, iv) evitar su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Que para el suministro de la información que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) debe poner a disposición de los usuarios del Registro de la Factura Electrónica de Venta como Título Valor, la entidad cuenta con herramientas preestablecidas de registro, diligenciamiento o reporte de información, que se podrán utilizar y/o adaptar para facilitar el cumplimiento de los procedimientos, sin perjuicio de desarrollar nuevas funcionalidades en la plataforma de factura electrónica que complementen la solicitud, descargue y/o cargue de documentos.
Que mediante la Circular número 000001 del 25 de enero de 2019, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en su condición de responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, señala en el numeral 5 su política de tratamiento de la información, conforme a las disposiciones legales aplicables.
Que a través del oficio radicado número 20-458642- -6-0 del 16 de diciembre de 2020, el Superintendente Delegado para la Protección de la Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, emitió concepto favorable de la abogacía de la competencia para el trámite de la presente resolución.
Que, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para los comentarios de la ciudadanía.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
OBJETO Y DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. OBJETO DEL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CONSIDERADA TÍTULO VALOR -RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.25. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 2.2.2.53.1 del Decreto número 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el objeto del registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN de que trata la presente resolución regula únicamente el registro de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN, estableciendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y recepción electrónica.
En cualquier caso, en el registro de la factura electrónica de venta considerada título valor -RADIAN, se inscribirán las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones pertinentes del Código de Comercio y aquellas contenidas en el artículo 1.6.1.4.1 del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, en el artículo 2.2.2.53.2 del Decreto número 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el artículo 1o de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 y las que aquí se establecen:
1. Aceptación y reclamo: Se entenderán como aceptación y reclamo lo previsto en el artículo 2.2.2.53.4 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, de conformidad con el Anexo Técnico denominado “Anexo Técnico de factura electrónica de venta”, en concordancia con lo previsto en la normativa especial de cada sector, que regule la materia.
2. Acuse de recibo de la factura electrónica de venta: De conformidad con el numeral 2 del artículo 774 del código de comercio, el acuse de recibo de la factura electrónica de venta corresponde a aquel evento mediante el cual se cumple con el recibo de la factura electrónica de venta por quien sea encargado de recibirla, en los términos del “Anexo Técnico de factura electrónica de venta”, en concordancia con lo previsto en la normativa especial de cada sector, que regule la materia.
3. Ambiente de producción en habilitación - RADIAN: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico, donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta como título valor y los eventos que se asocian a ella, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y recepción de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico RADIAN”, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
4. Ambiente de producción en operación - RADIAN: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los usuarios del RADIAN, que consiste en hacer uso del “Anexo técnico RADIAN”, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y entrega de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor.
5. Anexo técnico - RADIAN: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en adelante “Anexo técnico RADIAN”, que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, entrega y recepción de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor; el anexo técnico a que se refiere esta definición hace parte integral de esta resolución.
6. Autoridades competentes - RADIAN: Corresponde a un usuario del RADIAN que en uso de sus facultades legales y/o reglamentarias tiene la competencia para registrar limitaciones a la circulación, consulta y las demás que la Ley otorgue respecto de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN.
7. Campo o grupos de campos de información obligatoria - RADIAN: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en el “Anexo Técnico RADIAN”, en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico. Esta definición aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.
8. Campo o grupos de campos de información opcional - RADIAN: Es el campo o grupo de campos informáticos que contiene las reglas de información de la operación relacionada con los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, el cual no constituye un requisito de estos en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico.
9. Certificado de existencia y trazabilidad de la factura electrónica de venta como Título Valor que circula en el territorio nacional: Es el documento electrónico que contiene la trazabilidad de los eventos asociados a una factura electrónica de venta como título valor que han sido objeto de inscripción y que es generada por el Sistema de Facturación Electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), funcionalidad RADIAN.
10. Código Único de Documento Electrónico - CUDE RADIAN: Es el Código Único de Documento Electrónico, que constituye un requisito de los eventos asociados a la factura electrónica de venta como título valor, cuando fuere el caso, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados eventos.
11. Contenedor electrónico - RADIAN: Es un instrumento electrónico obligatorio, generado por el usuario que registra y entrega los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, que se utiliza para incluir la información de dichos eventos junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
12. Generación de eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN: Es el procedimiento informático para la estructuración de la información de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, previo a la transmisión, validación y recepción de los mismos, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
13. Inscripción de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN: Es un evento por medio del cual el emisor/facturador electrónico o el tenedor legítimo manifiesta la voluntad de inscribir en el RADIAN la factura electrónica de venta como título valor que circulen el territorio nacional.
14. Procedimiento informático de validación de eventos - RADIAN: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas de los eventos del RADIAN según el “Anexo Técnico RADIAN”; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la validación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
15. Recibo del bien o prestación del servicio: De conformidad con el artículo 773 del Código de Comercio y el parágrafo 1 del artículo 2.2.2.53.4 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, corresponde al evento que refleja la constancia de recibo electrónica de la mercancía o de la prestación del servicio emitida por el adquiriente/ deudor/aceptante, que hace parte integral de la factura electrónica de venta, de conformidad con el “Anexo Técnico de factura electrónica de venta”.
16. Reglas de validación - RADIAN: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor.
17. Representación gráfica de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor: Son todos aquellos documentos auxiliares y no obligatorios en formato “.pdf” o en formatos que sean de fácil y amplio acceso por los sujetos que participan, garantizando que los eventos se puedan leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello y cumpliendo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
18. Transmisión de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrán los eventos estructurados en el procedimiento de generación, que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor para su validación y/o información de la documentación a la citada entidad.
19. Validación previa de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN: Es el procedimiento que genera el documento electrónico de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de los eventos que se asocian de la factura electrónica de venta como título valor, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
ADMINISTRACIÓN, COMPONENTES Y ALCANCE DEL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TITULO VALOR - RADIAN.
ARTÍCULO 3o. REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR – RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El registro de la factura electrónica de venta como título valor - RADIAN, en adelante RADIAN, permite el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional, así como los eventos que se asocian a las mismas, por parte de los usuarios del RADIAN. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el numeral 12 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
ARTÍCULO 4o. ADMINISTRADOR DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el numeral 12 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, la Dirección de Gestión de Ingresos o la dependencia que haga sus veces, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es la dependencia competente para administrar el RADIAN, atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en el anexo técnico previsto para el citado registro, en lo sucesivo “Anexo técnico RADIAN” y en la presente resolución.
ARTÍCULO 5o. COMPONENTES DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El RADIAN estará compuesto por la factura electrónica de venta como título valor y los eventos que se asocian a ella, así como los usuarios del mismo y las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, generación, transmisión, validación, entrega y registro de dichos eventos, contenidas en el “Anexo técnico RADIAN”.
ARTÍCULO 6o. ALCANCE DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El alcance del RADIAN se circunscribe a lo previsto en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo; por tanto, los aspectos sustanciales de la factura electrónica de venta como título valor y los eventos que se asocian a ella, atenderán lo dispuesto en las normas que regulan la materia.
REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RADIAN DE LOS EVENTOS ASOCIADOS A LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR QUE CIRCULA EN EL TERRITORIO NACIONAL.
ARTÍCULO 7o. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL RADIAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR QUE CIRCULA EN EL TERRITORIO NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con lo dispuesto en el numeral 9 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y la normativa especial que regula la materia, para efectos de la inscripción en el RADIAN de las facturas electrónicas de venta como título valor que circulan en el territorio nacional se validarán los siguientes requisitos:
1. Reunir los requisitos señalados en el artículo 621 del Código de Comercio, el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución número 000042 de 5 de mayo de 2020.
2. Fecha de vencimiento de la factura electrónica de venta.
3. Acuse de recibo de la factura electrónica de venta.
4. Recibo del bien o prestación del servicio.
5. Aceptación expresa, aceptación tácita o reclamo de la factura electrónica de venta.
La generación, transmisión, validación, entrega y recibo de los requisitos de que trata este artículo, deberá cumplir con los requisitos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos de conformidad con lo indicado en el artículo 68 de la Resolución número 000042 del 05 mayo de 2020 “Anexo Técnico de factura electrónica de venta”, o la norma que la modifique o sustituya.
ARTÍCULO 8o. INSCRIPCIÓN EN EL RADIAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR QUE CIRCULA EN EL TERRITORIO NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Una vez cumplidos y validados los requisitos y eventos de que trata el artículo 7o de esta resolución el emisor/facturador electrónico o el tenedor legítimo, según corresponda, si así lo considera, manifestará la voluntad para poner en circulación la factura electrónica de venta como título valor, de conformidad con lo previsto en el artículo 9o de esta resolución.
EVENTOS QUE SE REGISTRAN EN EL RADIAN.
ARTÍCULO 9o. EVENTOS QUE SE REGISTRAN EN EL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con lo indicado en el numeral 6 del artículo 2.2.2.53.2 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, y una vez inscrita la factura electrónica de venta como título valor de acuerdo con lo previsto en el artículo 7o de esta resolución, los eventos que se asocian a la citada factura, que se pueden registrar por parte de los usuarios del RADIAN, son:
1. Inscripción en el RADIAN de la factura electrónica de venta como título valor que circula en el territorio nacional
1.1. Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN
1.1.1. Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN para negociación general
1.1.2. Primera inscripción de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN para negociación directa previa
1.2. Inscripción posterior de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN
1.2.1. Inscripción posterior de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN para negociación general
1.2.2. Inscripción posterior de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN para negociación directa previa
2. Endoso electrónico
2.1. Endoso en propiedad
2.1.1. Endoso con responsabilidad
2.1.2. Endoso sin responsabilidad
2.2. Endoso en garantía
2.3. Endoso en procuración
2.4. Endoso con efectos de cesión ordinaria
2.5. Cancelación del endoso electrónico
3. Aval
4. Mandato
4.1. Por documento
4.1.1. General
4.1.2. Limitado
4.2. Por tiempo
4.2.1. Limitado
4.2.2. Ilimitado
4.3. Terminación del mandato
5. Informe para el pago
6. Pago de la factura electrónica de venta como título valor
6.1. Total
6.2. Parcial
7. Limitación y terminación de la limitación para circulación de la factura electrónica de venta como título valor
8. Protesto
Los usuarios de que trata el artículo 11 de esta resolución realizarán el registro de los eventos antes señalados en el RADIAN, atendiendo los procedimientos de generación, transmisión, validación y entrega, así como los requisitos de que trata el TÍTULO VI, el artículo 10 de la presente resolución y de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que se establecen en el “Anexo técnico RADIAN”.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. El registro del evento “protesto” para la factura electrónica de venta, de que trata el presente artículo, podrá ser utilizado a partir de la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) habilite este evento en el RADIAN.
ARTÍCULO 10. CONDICIONES PARA EL REGISTRO DE LOS EVENTOS EN EL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Para el registro de los eventos en el RADIAN, se deberán atender las siguientes condiciones:
1. Registrar los eventos de que trata el artículo 9o de la presente resolución cuando la factura electrónica de venta haya cumplido con los requisitos para constituirse como factura electrónica de venta como título valor; utilizando para ello el evento denominado “Registro para circulación de la factura electrónica de venta como título valor”.
2. Registrar los eventos que sean de competencia de los usuarios del RADIAN, de conformidad con lo previsto en los artículos 9o y 11 de la presente resolución y en el “Anexo técnico RADIAN”.
3. Los eventos deberán estar validados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4. La factura electrónica de venta como título valor no debe tener limitaciones que impidan su circulación de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia. Si posterior a su registro se genera una limitación a la factura electró nica de venta como título valor, no se podrán registrar aquellos eventos posteriores que permitan su circulación.
5. Que la obligación de pago contenida en la factura electrónica de venta como título valor no se haya extinguido previamente.
Las condiciones establecidas en el presente artículo deberán atender los requisitos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se encuentran descritos en el “Anexo técnico RADIAN”.
USUARIOS DEL RADIAN.
ARTÍCULO 11. USUARIOS DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Son usuarios del RADIAN los siguientes:
1. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. El emisor o facturador electrónico de la factura electrónica de venta como título valor.
3. El adquirente/deudor/aceptante.
4. El tenedor legítimo o los tenedores legítimos de la factura electrónica de venta como título valor.
5. El endosante de la factura electrónica de venta como título valor.
6. El endosatario de la factura electrónica de venta como título valor.
7. Los sistemas de negociación electrónica.
8. El mandante.
9. El mandatario.
10. El avalista.
11. Las autoridades competentes.
12. El factor.
13. Los proveedores tecnológicos.
PARÁGRAFO 1o. Los usuarios de que trata el presente artículo podrán registrar en el RADIAN los eventos establecidos en el artículo 9o de la presente resolución según corresponda y se indique para cada uno de ellos, conforme lo establecido en el “Anexo técnico RADIAN”.
PARÁGRAFO 2o. El mandante, el mandatario y los proveedores tecnológicos serán usuarios del RADIAN atendiendo lo dispuesto por las partes en el mandato; sin perjuicio de las funciones y actividades establecidas en la Ley, en el reglamento y desarrollo aplicable a los proveedores tecnológicos.
ARTÍCULO 12. ROLES ASIGNADOS A LOS USUARIOS DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Los usuarios del RADIAN atenderán los siguientes roles en el citado registro:
1. Rol de Administrador. El rol de administrador del RADIAN, le corresponde a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual está encargada de administrar los registros de los eventos en el RADIAN de conformidad con lo establecido en el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y lo dispuesto en el artículo 2.2.2.53.7 del Decreto número 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, atendiendo las condiciones técnicas y tecnológicas que se establecen en el “Anexo técnico RADIAN”, lo dispuesto en la presente resolución y las funciones que se determinan para la citada dependencia.
2. Rol de Registro. El rol de registro del RADIAN, permite a los usuarios del RADIAN establecidos en el artículo 11 de esta resolución, registrar los eventos que trata el artículo 9o de la presente resolución, que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, de acuerdo con sus competencias, según lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 11 de esta resolución y el “Anexo técnico Radian”.
El rol de registro comprende el registro de los eventos o en su defecto, cualquier modificación a los mismos, de conformidad con la competencia que tienen los usuarios del RADIAN.
3. Rol de Consulta. El rol de consulta del RADIAN permite a los usuarios del RADIAN, descritos en el artículo 11 de la presente resolución consultar los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, según corresponda y se indique para cada uno de ellos en “Anexo técnico RADIAN”
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL RADIAN.
ARTÍCULO 13. HABILITACIÓN PARA LOS USUARIOS DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La habilitación es el procedimiento de registro que desarrollan los usuarios indicados en el artículo 11 de esta resolución, en el RADIAN, el cual constituye una condición previa al uso de las funcionalidades relacionadas con la incorporación de los usuarios, roles asignados y eventos que se registran en el RADIAN, cumpliendo con las características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos para el efecto; así como el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo 2.2.2.53.8. del Decreto número 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, industria y Turismo, para la habilitación se requiere:
1. Inscribirse en el RADIAN, ingresando los datos de información como usuario y el correo electrónico para la recepción de los eventos de que trata el artículo 9o de la presente resolución, que deberá corresponder al buzón de correo electrónico registrado en el proceso de habilitación previsto en el artículo 22 de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 o la norma que la modifique o sustituya.
2. Señalar en el RADIAN, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión para validación y entrega de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, informando para ello si el software corresponde a:
2.1. Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
2.2. Al servicio gratuito para la generación, transmisión y registro de los eventos, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2.3. Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
3. Registrar en el RADIAN, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre(s) y código(s) de identificación del software(s).
3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el usuario del RADIAN se encuentra debidamente habilitado para realizar el registro de los eventos que le corresponden y que cumple con las especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico RADIAN”.
3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el RADIAN actualizará el estado de “registrado” a “habilitado”; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.
3.4. Indicar en el RADIAN, la fecha en la cual iniciará el registro de los eventos en su calidad de usuario del mismo. Una vez seleccionada la fecha descrita, esta no podrá ser modificada.
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el numeral 2.3 del numeral 2 del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el RADIAN, los siguientes procedimientos y conceptos:
4.1. Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado para prestar servicios de facturación electrónica por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
4.2. Seleccionar en el RADIAN, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes al registro y consulta de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor.
4.3. Asociar en el RADIAN, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta como título valor.
Una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) habilitará al usuario en el RADIAN.
PARÁGRAFO 1o. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el registro y consulta de los eventos para los cuales está autorizado el usuario del RADIAN, su interacción e interoperabilidad cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN”.
PARÁGRAFO 2o. Los usuarios del RADIAN que se encuentren previamente habilitados como facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, tendrán la opción de convalidar la información que hayan registrado en el procedimiento de habilitación del artículo 22 de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020 o la norma que la modifique o sustituya y que resulte aplicable para lo indicado en el presente artículo.
ARTÍCULO 14. GENERACIÓN DE EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La generación de eventos es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y una vez el usuario requiera registrar los eventos establecidos en el artículo 9o de la presente resolución, que consiste en estructurar la información que contendrá el evento objeto de registro de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de esta resolución; lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la validación y el posterior registro por parte del usuario del RADIAN que corresponda.
La generación de los eventos se debe realizar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN”.
ARTÍCULO 15. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN DE EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La transmisión para la validación de eventos es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 14 de esta resolución, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá el evento que se deriva de la factura electrónica de venta como título valor a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN”..
ARTÍCULO 16. VALIDACIÓN PREVIA DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Una vez generada y transmitida la información que contendrán los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor por parte de los usuarios del RADIAN; la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos eventos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con las condiciones establecidas en el artículo 15 de esta resolución y lo previsto en el “Anexo técnico RADIAN”, con el valor de “Documento validado por la DIAN” o “Documento Rechazado por la DIAN” de acuerdo con el cumplimiento o no de las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN”.
Cuando los eventos indicados en el inciso anterior, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el evento con el valor “Documento validado por la DIAN” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al usuario del RADIAN para su correspondiente entrega, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas que se establecen en el “Anexo técnico RADIAN”.
En caso de que los eventos no cumplan con las condiciones exigidas al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), remite un mensaje con el valor de “Documento Rechazado por la DIAN”, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado evento no se encuentra validado. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.
Una vez cumplido con el procedimiento de validación del evento, siempre que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) haya proferido el valor denominado “Documento validado por la DIAN” del respectivo evento, este quedará registrado en el RADIAN.
ARTÍCULO 17. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La validación de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de las condiciones descritas y contenidas en el artículo 10 de esta resolución y en el “Anexo técnico RADIAN”. No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos de tipo formal y sustancial de los citados eventos objeto de validación, corresponde a los usuarios del RADIAN que tengan el rol de registro; igualmente, será responsabilidad de los citados usuarios, la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en las disposiciones que regulan los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor y todos aquellos componentes que deban ser registrados.
ARTÍCULO 18. ENTREGA DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Se entiende cumplido el deber formal de entrega de los eventos por los usuarios del RADIAN de conformidad con lo indicado para cada uno de ellos en el “Anexo técnico RADIAN”, en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimiento de las condiciones de que trata el artículo 10 de esta resolución, a través de los siguientes medios:
1. Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el usuario del RADIAN en el procedimiento de habilitación, que podrá ser consultada en el citado registro.
2. Cuando la entrega no se realice según lo previsto en el numeral 1 del presente artículo, por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre los servidores de los usuarios del RADIAN, siempre que exista acuerdo entre los mismos.
La entrega de todos los eventos señalados en el artículo 9o de la presente resolución deberá estar acompañada del formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico con el cumplimiento de las condiciones de que trata el artículo 10 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. Cuando los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor correspondan a representaciones gráficas en formato digital, los usuarios del RADIAN deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por los mismos, garantizando que los eventos se puedan leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo las condiciones previstas en el “Anexo técnico RADIAN” de esta resolución.
Cuando se realicen el registro dispuesto en el artículo 10 y de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN” de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida –Código QR–, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico registrado por el usuario del RADIAN en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo técnico RADIAN”.
ARTÍCULO 19. REGISTRO DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El registro de los eventos es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de validación de que trata el artículo 16 de esta resolución.
Para el registro de los eventos, los usuarios del RADIAN deberán cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico RADIAN”.
PARÁGRAFO. Únicamente se registrarán aquellos eventos que se encuentran señalados en el artículo 9o de la presente resolución, así como las modificaciones a los mismos. La modificación de los eventos no implica que el administrador del RADIAN desfije el evento objeto de la modificación, esto con el fin de garantizar su trazabilidad.
ARTÍCULO 20. IMPEDIMENTO DEL REGISTRO DE LOS EVENTOS POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> En caso de presentarse inconvenientes tecnológicos, la transmisión, validación y registro de los eventos por parte de los usuarios se deberá realizar una vez se superen dichos inconvenientes.
PARÁGRAFO. Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del RADIAN, que impida la transmisión, validación y registro de los eventos, el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente de acuerdo con lo indicado en el “Anexo técnico RADIAN”. Restablecido el RADIAN, se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación y registro de los eventos.
ARTÍCULO 21. CONSULTA DE EVENTOS REGISTRADOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La consulta de los eventos es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de registro de que trata el artículo 19 de esta resolución. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), únicamente permitirá la consulta de aquellos eventos a los usuarios del RADIAN según lo previsto en el “Anexo técnico RADIAN”.
ARTÍCULO 22. SOLUCIÓN GRATUITA PARA LA GENERACIÓN, TRANSMISIÓN Y REGISTRO DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Es el servicio suministrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para generar, transmitir y registrar los eventos indicados en el artículo 9o de la presente resolución.
Los usuarios del RADIAN que opten por utilizar la solución gratuita, deberán surtir el proceso de habilitación de que trata la presente resolución; igualmente, deberán tener en cuenta para la utilización de las funcionalidades que ofrece, lo establecido en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), www.dian.gov.co.
PARÁGRAFO. El registro de los eventos a través de la solución gratuita de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de que trata el presente artículo, podrá ser utilizado a partir de la fecha en que la citada entidad habilite las funcionalidades del RADIAN en este medio.
ARTÍCULO 23. CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y TRAZABILIDAD DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR QUE CIRCULA EN EL TERRITORIO NACIONAL. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Es el documento electrónico que contiene la trazabilidad de los eventos asociados a una factura electrónica de venta como título valor que han sido objeto de inscripción y que es generado por el sistema de facturación electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), funcionalidad RADIAN a los usuarios del mismo. Este certificado podrá tener representaciones gráficas en formato digital.
ANEXO TÉCNICO.
ARTÍCULO 24. ANEXO TÉCNICO RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El “Anexo técnico RADIAN”, contiene las funcionalidades y/o reglas de habilitación y validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, registro y entrega de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor, por parte de los usuarios del RADIAN en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación.
PARÁGRAFO: El “Anexo técnico RADIAN” versión 1.0, forma parte integral de la presente resolución.
ARTÍCULO 25. DIVULGACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS Y TÉRMINO DE ADOPCIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.23. del Decreto número 1625 de 2016 el contenido de los anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) https://www.dian.gov.co/ impuestos/factura-electronica/documentacion/Paginas/documentacion-tecnica.aspx
Los usuarios del RADIAN deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones de que trata el presente artículo, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del anexo técnico.
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 26. USUARIOS DEL RADIAN A TRAVÉS DE MANDATARIOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Cuando los usuarios del RADIAN generen, transmitan y/o registren eventos a través de un mandatario deberán previamente generar y transmitir para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) el respectivo contrato de mandato, así como registrar el mismo, en el cual conste la aceptación del mandato.
Por su parte, el mandatario deberá desarrollar el procedimiento de habilitación de que trata el artículo 13 de esta resolución, siendo su participación en el RADIAN, aquella que haya sido señalada en el mandato.
El mandato se deberá registrar de acuerdo con las siguientes modalidades:
1. Mandato por documento general: Permite el registro de cualquier evento en el RADIAN, sin limitaciones.
2. Mandato por documento limitado: Permite el registro de determinado(s) evento(s) en el RADIAN.
3. Mandato por tiempo limitado: Permite el registro de eventos en el RADIAN durante el tiempo que expresamente determine el mandante.
4. Mandato por tiempo ilimitado: Permite el registro de eventos en el RADIAN por toda la vigencia del contrato de mandato sin límite de tiempo.
PARÁGRAFO. Para efectos de realizar el registro de los eventos en el RADIAN, los mandatarios deberán cumplir con los procedimientos previstos en la presente resolución que aplica para los usuarios del RADIAN, en función del mandato.
En el registro de los eventos realizados en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario, atendiendo las condiciones técnicas y tecnológicas que se establezcan en el “Anexo técnico RADIAN”.
ARTÍCULO 27. CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DERIVADOS DEL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA COMO TÍTULO VALOR. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Los documentos que se expidan en cumplimiento de la presente resolución, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 28. INFORMACIÓN Y REQUISITOS ADICIONALES PARA LOS EVENTOS QUE SE REGISTRAN EN EL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> En el “Anexo técnico RADIAN”, se encuentran campos o grupos de campos de información opcionales que podrán ser utilizadas por los usuarios del RADIAN de que trata el artículo 11 de la presente resolución.
Para estandarizar información de los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los usuarios del RADIAN respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad hagan parte del “Anexo técnico RADIAN”; la solicitud deberá ser presentada ante la Dirección de Gestión de Ingresos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo el RADIAN, para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de requisitos adicionales a los eventos que se asocian a la factura electrónica de venta como título valor que indiquen las autoridades competentes para cada sector; la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo el RADIAN, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del “Anexo técnico RADIAN”.
En todo caso, las modificaciones del “Anexo técnico RADIAN”, deben incorporase al RADIAN mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las citadas modificaciones que incorporan la información y requisitos, no harán parte de lo establecido en el artículo 10 de esta resolución, a menos que el citado artículo se modifique o adicione.
PARÁGRAFO. En todo caso la información y los requisitos de que trata el presente artículo, no serán objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
ARTÍCULO 29. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DE LOS EVENTOS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación de los eventos, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
ARTÍCULO 30. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS EN RELACIÓN CON EL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> De conformidad con lo indicado en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, 2.2.2.53.5. del Decreto número 1074 de 2015, Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo y el artículo 51 de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020, dentro de las actividades que pueden desarrollar los proveedores tecnológicos está incluida la generación, transmisión, entrega y registro de los eventos en el RADIAN, entendida como una operación del sistema de factura electrónica. Por tanto, los proveedores tecnológicos habilitados y quienes soliciten la habilitación como tales, deberán realizar las pruebas que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo a lo señalado en el artículo 13 de esta resolución, cumpliendo con las condiciones técnicas y tecnológicas del “Anexo técnico RADIAN” para la habilitación en la funcionalidad de los eventos del RADIAN.
ARTÍCULO 31. FACTURAS ELECTRÓNICAS DE VENTA NO REGISTRADAS EN EL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El no registro de la factura electrónica de venta como título valor en el RADIAN no impide su constitución como título valor, siempre que se cumpla con los requisitos que la legislación comercial exige para tal efecto.
RESERVA DE LA INFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
ARTÍCULO 32. INFORMACIÓN QUE PONE LA DIAN A DISPOSICIÓN DE LOS USUARIOS DEL RADIAN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La información que se registra en las bases de datos relacionadas con la factura electrónica de venta como título valor y los eventos que se asocian a ella corresponde a toda aquella que resulta necesaria en el marco de las normas que regulan tanto la configuración del título valor como de los eventos que se asocian a este y podrá ser consultada por los usuarios del RADIAN en atención a la competencia de que trata el TÍTULO V de la presente resolución.
Las solicitudes de información que podrán ejecutar los usuarios del RADIAN hacen referencia a la posibilidad de requerir información y descargar archivos o visualizar información específica, conforme a la competencia de que trata el TÍTULO V de la presente resolución, utilizando la plataforma de factura electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO. Los usuarios del RADIAN al registrarse, acceder, navegar o usar la herramienta objeto de la presente resolución reconocen haber leído, entendido y aceptado el “Anexo técnico RADIAN”, lo que constituye un acuerdo entre quienes hagan uso de la herramienta y la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por lo tanto se obligan a cumplir sus lineamientos, las leyes y reglamentos aplicables, al igual que las políticas de privacidad y los compromisos de usuario establecidos en los términos de uso y confidencialidad contenidos en el acuerdo que debe suscribirse en el sitio web de la entidad para acceder a la información; por consiguiente, en caso de no aceptar los términos y condiciones, deberán abstenerse de utilizar dicha herramienta.
La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá verificar en cualquier tiempo el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el presente parágrafo, así como las facultades en las que actúa el funcionario que suscribe este documento.
ARTÍCULO 33. ALCANCE DEL TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Sin importar la novedad de las operaciones o de las tecnologías utilizadas, la realización de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, disposición final, eliminación o cualquier otra actividad que se realice sobre la información registrada en el RADIAN, es un asunto propio de los usuarios del mismo, quienes en calidad de responsables realizan en forma autónoma y a su nombre el tratamiento de los datos personales.
Los usuarios del RADIAN no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados en esta resolución o permitidos por la normatividad vigente; respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales, en consecuencia, no podrán utilizar los datos transferidos para fines diferentes a los autorizados en esta resolución o permitidos por la normatividad vigente.
ARTÍCULO 34. REQUISITOS PARA SOLICITAR LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> A efectos de realizar la solicitud de la información, los usuarios del RADIAN en calidad de responsables del tratamiento de la misma, deben contar con medidas apropiadas y efectivas para lograr que los postulados de la Ley 1581 de 2012 sean realidades verificables, conforme con los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en particular la “Guía para implementación del principio de responsabilidad demostrada”, que establece entre otras, las siguientes acciones:
1. Designar a la persona o área que asumirá la función de protección de datos personales, sin perjuicio de establecer responsabilidades específicas.
2. Diseñar y activar un programa integral de gestión de datos (en adelante PIGDP). Esto, exige compromisos y acciones concretas de los directivos de la organización. Igualmente requiere la implementación de controles de diversa naturaleza;
3. Desarrollar un plan de revisión, supervisión, evaluación y control del PIGDP; y
4. Demostrar el debido cumplimiento de la regulación sobre tratamiento de datos personales.
PARÁGRAFO 1o. A los usuarios del RADIAN les concierne adelantar acciones de revisión y evaluación del impacto en el tratamiento de los datos personales que transfieran a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), bajo un enfoque de mejoramiento continuo a fin de determinar el nivel de eficacia en cuanto al cumplimiento y grado de protección de los datos personales, que debe incluir una descripción de las operaciones de tratamiento de los mismos, una evaluación de la necesidad y la proporcionalidad de las operaciones de tratamiento con respecto a su finalidad, una evaluación de los riesgos para los derechos de los titulares de los datos personales, cuyos resultados junto con las medidas para mitigar los riesgos, serán tenidos en cuenta e implementados como parte de la aplicación del principio de privacidad por diseño y por defecto.
La implementación de estas actividades se realizará acorde a las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y/o a la metodología, periodicidad y procedimientos que cada entidad implemente teniendo en cuenta el tipo de información o el tipo de tratamiento que se haya establecido.
PARÁGRAFO 2o. Los usuarios del RADIAN son responsables por el cumplimiento de todos los requisitos enunciados para realizar la petición de la información que se suministra. En este sentido, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no hará examen o calificación de estos requisitos, sin perjuicio del ejercicio de las actividades de seguimiento que establece el artículo 41 de la presente resolución.
ARTÍCULO 35. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Los usuarios del RADIAN en calidad de responsables del tratamiento de la información entregada en virtud de la presente resolución, les corresponde tratar bajo su control y responsabilidad los datos en nombre propio y en ningún caso por cuenta o en nombre de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quien no será responsable frente al titular y las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales. No podrán utilizar los datos para fines distintos a los establecidos y deberán suprimir definitivamente los datos de sus sistemas de información, bases de datos o archivos físicos o electrónicos, cuando haya lugar. Para tal efecto, enviarán una certificación a la entidad indicando que los datos fueron eliminados y que ha cesado su utilización.
Los usuarios del RADIAN deberán cumplir sus deberes legales que le corresponden como responsables del tratamiento y tratar los datos personales de manera leal, lícita, confidencial y segura observando lo establecido en la Ley 1581 de 2012 o en la norma que la adicione, modifique o sustituya, sus decretos reglamentarios y eventuales instrucciones que emita la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad colombiana de protección de datos. Particularmente, deberá tener y aplicar su política de tratamiento de información para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos de los titulares. Dicha política en ningún caso podrá ser inferior a los deberes contenidos en la citada ley y deberán cumplir los requisitos del Decreto número 1377 de 2013 o en la norma que lo adicione, modifique o sustituya y demás normas pertinentes.
Los usuarios del RADIAN deberán guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales, y adoptar, entre otras, medidas de naturaleza técnica, humana o administrativa que sean necesarias para otorgar seguridad a la información contenida en la visualización de pantalla o en el archivo que se le suministra, evitando su adulteración, pérdida, recolección, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 36. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Sin perjuicio de implementar y hacer cumplir medidas útiles, apropiadas y efectivas para garantizar la seguridad y privacidad de la información, los usuarios del RADIAN que reciban la información transferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en su calidad de responsables del tratamiento de la información, les corresponde velar por el correcto y completo cumplimiento de los principios rectores, los derechos de los titulares, los deberes como responsables, demás directrices de la Ley 1581 de 2012 y los límites que impone la Ley 1712 de 2014 o en las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan y, sus reglamentos, así como las disposiciones de la presente resolución, en especial tendrán en cuenta las obligaciones que se exponen a continuación:
1. Tratar los datos en nombre propio y no en nombre o por cuenta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. No revelar datos personales a ningún tercero, salvo que dicho tercero se someta a las obligaciones establecidas en el artículo 37 de esta resolución, permaneciendo en todo caso los usuarios del RADIAN, como responsables de la información transferida.
3. Implementar y consolidar, así como exigir a los contratistas, colaboradores, empleados, directivos, agentes, todas las medidas humanas, tecnológicas y administrativas de seguridad y protección de información que sean necesarias para garantizar la protección de los datos personales transferidos contra amenazas o peligros que afecten su seguridad y/o integridad, impedir su deterioro, adulteración, modificación o copia no autorizada, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, o cualquier uso de los mismos que puedan generar algún perjuicio al Titular de los datos personales y/o al responsable.
4. Dar el tratamiento a los datos personales, establecido en su Política interna de tratamiento de datos personales, dando estricto cumplimiento a los principios establecidos en el régimen legal de protección de datos personales.
5. Guardar la confidencialidad respecto al tratamiento de los datos personales transferidos por el responsable.
6. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, esto es de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
7. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales transferidos por el responsable, respetando los procedimientos establecidos en el régimen legal de protección de datos colombiano.
8. Actualizar los datos personales transferidos por el responsable en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de que tiene acceso a la actualización.
9. Adelantar y dar respuesta a las consultas y los reclamos formulados por el Titular de los datos personales transferidos por el responsable.
10. No revelar los datos personales transferidos por el responsable, directa o indirectamente, a ninguna persona física ni jurídica sin el consentimiento previo y por escrito del responsable. Los datos personales podrán ser revelados a las personas expresamente autorizadas en el régimen legal de protección de datos.
11. Someter a tratamiento los datos personales transferidos por el responsable, solo para cumplir con las obligaciones y finalidades establecidas en la normatividad vigente a los usuarios del RADIAN.
12. No dar a los datos personales trasferidos por el responsable, una finalidad diferente a la contemplada en la normatividad vigente, salvo que se obtenga consentimiento previo y por escrito por parte del titular y/o responsable.
13. Cumplir con las obligaciones que tenga como responsable del tratamiento, bajo la normatividad vigente y las políticas de tratamiento de datos personales instituidas por el responsable.
14. Prevenir y orientar sobre las limitaciones de acceso y uso indebido del sistema informático que pone a disposición la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para transferir la información.
15. Las demás obligaciones que establezca el régimen legal de protección de datos personales colombiano.
ARTÍCULO 37. OBLIGACIONES EN CASO DE TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Cuando los usuarios del RADIAN requieran como último recurso realizar la transmisión de la información para los fines misionales, respecto de la información transferida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), esto es la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado, por cuenta de los usuarios del RADIAN en su calidad de responsable; el contrato, acuerdo, convenio o cualquier otro instrumento jurídico, que respalde esta transacción de información personal, debe señalar: (i) Los alcances del tratamiento de datos personales, es decir, respecto a la recolección, el uso, el almacenamiento, la circulación y/o supresión de los mismos, (ii) Las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y, (iii) Las obligaciones del encargado para con el titular y el responsable.
Para tales efectos los usuarios del RADIAN mantienen la calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, por lo tanto continua decidiendo en todo momento respecto del registro de las bases de datos, las finalidades y las actividades a desarrollar sobre la información, responde por cualquier circunstancia que afecte los datos personales, asegura que el encargado: i) cuente con medidas de seguridad y privacidad idóneas, en especial aquellas que garanticen los estándares del principio de responsabilidad demostrada y ii) vigila que el encargado cumpla las normas, políticas y lineamientos sobre protección de datos personales, para lo cual es preciso que en el citado acuerdo se garantice mediante caución suficiente el cumplimiento de este marco jurídico y que además se regule, entre otras, obligaciones que asuma el respectivo encargado, las siguientes:
1. Dar tratamiento a los datos personales a nombre de los usuarios del RADIAN de manera leal, lícita, confidencial y segura para los fines autorizados, observando los principios que los tutelan, especialmente los previstos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, la política de tratamiento de datos personales y eventuales instrucciones que emita la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. No revelar ni usar ningún dato personal transmitido por los usuarios del RADIAN, salvo que sea necesario para cumplir con las obligaciones y finalidades establecidas en la normatividad vigente a los responsables o acatar las órdenes emitidas por una autoridad judicial.
3. No circular ni revelar datos personales a ningún tercero, subcontratista o no, salvo que sea necesario para cumplir con las obligaciones y finalidades establecidas en la normatividad vigente a los usuarios del RADIAN, siempre que dicho tercero se someta a las obligaciones establecidas en esta resolución, sin que ello menoscabe o haga nugatoria la responsabilidad que le asiste al encargado y/o al responsable de la información transmitida.
4. Implementar, mantener, y exigir a todos sus subcontratistas, colaboradores, empleados, directivos, agentes, entre otros, las medidas humanas, tecnológicas y administrativas de seguridad que sean necesarias para garantizar la protección de la información contenida en la base de datos o archivo que se le suministra, contra amenazas o peligros que afecten su seguridad, privacidad y/o integridad, impedir su adulteración, modificación o copia no autorizada, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, o cualquier uso de los mismos que pueda generar algún perjuicio al Titular de los datos personales y/o al responsable.
5. Contar con un esquema de protección de datos personales que incluya manuales y políticas al interior de su organización (persona jurídica), por medio del cual cumpla los mínimos requeridos por la ley de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y en especial el principio de responsabilidad demostrada.
6. Guardar la reserva y confidencialidad respecto al tratamiento de los datos personales transmitidos por el responsable.
7. Respetar y garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, esto es de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.
8. Mantener confidencialidad sobre la información entregada, limitar el acceso solo al personal autorizado e informar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y la Superintendencia de Industria y Comercio de cualquier vulneración de seguridad y riesgos en la administración de los datos.
9. Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales transmitidos por el responsable, respetando los procedimientos establecidos en el régimen legal de protección de datos.
10. Actualizar los datos personales transmitidos por el responsable en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de que tiene acceso a la actualización.
11. Adelantar y dar respuesta oportuna a las quejas, consultas y reclamos formulados por el Titular de los datos personales transmitidos por el responsable y dar noticia a este.
12. No revelar los datos personales transmitidos por el responsable, directa o indirectamente, a ninguna persona física ni jurídica sin el consentimiento previo y por escrito del responsable. Los datos personales podrán ser revelados a las personas expresamente autorizadas en el régimen legal de protección de datos colombiano.
13. Someter a tratamiento los datos personales transmitidos por el responsable solo para cumplir las obligaciones y finalidades establecidas en la normatividad vigente a los usuarios del RADIAN.
14. No dar a los datos personales trasmitidos por el responsable una finalidad diferente a la contemplada en la normatividad vigente, salvo que se obtenga consentimiento previo y por escrito por parte del titular y/o responsable.
15. Cumplir con las obligaciones legales que tenga como encargado del tratamiento, bajo las Políticas de Tratamiento de datos personales del responsable, las cuales deben incorporarse al contrato que suscriban las partes.
16. Reconocer expresamente que los datos personales a los que tendrá acceso son de exclusiva propiedad del usuario del RADIAN en su calidad de responsable del tratamiento, por lo que no podrá utilizarlos sino para los fines autorizados por el Titular de la información.
17. No realizar ninguna cesión de datos personales a los que tenga acceso, sin la debida autorización escrita del usuario del RADIAN, en su calidad de responsable del tratamiento.
18. Realizar auditorías internas y/o externas, además de programas continuos de formación y capacitación.
19. Debe seguirse lo establecido en la política de tratamiento de datos personales de los municipios o distritos en caso de alteración o manipulación de la información.
20. Extender a las personas que destine para ejecutar el tratamiento de la información compromisos de seguridad, confidencialidad y no divulgación sobre los datos entregados, así como el cumplimiento de las condiciones y obligaciones aquí relacionadas, incluso después de la terminación del vínculo contractual.
21. Las demás obligaciones que establezca el régimen legal de protección de datos personales.
ARTÍCULO 38. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DATOS PERSONALES. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Los responsables y/o encargados del tratamiento de la información dejarán de utilizar los datos transferidos o transmitidos según corresponda y suprimirán definitivamente los mismos de sus sistemas de información, bases de datos, archivos físicos, electrónicos u otros repositorios como medida de seguridad apropiada y conforme con los lineamientos y políticas en materia de gestión documental, por solicitud de los usuarios del RADIAN o una vez finalice el tiempo razonable para el tratamiento y se hayan cumplido las obligaciones y finalidades que lo originaron o cuando cese la necesidad del mismo.
Para tal efecto, los usuarios del RADIAN enviarán una certificación junto con la evidencia correspondiente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) indicando que los datos fueron eliminados de manera segura y que ha cesado de utilizarlos, so pena de considerarse una apropiación indebida de datos personales y/o circulación no autorizada.
ARTÍCULO 39. RESPONSABILIDAD. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no será responsable frente al titular y/o las autoridades por el eventual tratamiento indebido de los datos personales transferidos, por lo tanto, los responsables y/o encargados del tratamiento de la información serán responsables por todo daño o perjuicio material e inmaterial, que las personas que contrate o vincule causen a los titulares de información personal por su dolo o culpa relacionada directa o indirectamente con el incumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales o por el tratamiento indebido de los datos personales transferidos o trasmitidos según corresponda, en virtud de esta resolución.
En consecuencia, estas entidades deberán garantizar, proteger, defender y mantener indemne a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y a sus representantes y servidores públicos con respecto a cualquier reclamación, queja, demanda, acción, pretensión, perjuicio, daño, pasivo y/o contingencia, que surja al respecto.
ARTÍCULO 40. CONFIDENCIALIDAD Y RESERVA DE LA INFORMACIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Corresponde a los usuarios del RADIAN mantener la más estricta reserva sobre la información transferida y tratar la misma con la calidad de confidencial, en consecuencia, no deberán divulgarla, publicarla, cederla, venderla, ni de otra forma, directa o indirecta, ponerla a disposición de terceros, ni total ni parcialmente y a cumplir la citada obligación incluso con terceros que no estén autorizados a acceder a dicha información, cualquiera que sea el soporte en el que se encuentre la información.
PARÁGRAFO. El cumplimiento de esta obligación es de carácter indefinido, resaltando su obligatoriedad mientras se conserven las condiciones y características necesarias para clasificar la información como confidencial, y se mantendrá en vigor con posterioridad al cumplimiento de la misión y competencias de los usuarios del RADIAN, o cuando la ley finalice el intercambio de información.
Por ello, los usuarios del RADIAN garantiza que, tras realizar el tratamiento, eliminarán, suprimirán y/o destruirán toda la información de la entidad que estuviere en su poder, entregando certificación del procedimiento llevado a cabo para lograrlo; en dado caso de contar con información propia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y permanecer con la misma, se comprometerá a guardar las mismas medidas de seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida con los datos que allí reposen.
ARTÍCULO 41. SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Sin perjuicio de las auditorías que realicen las autoridades competentes, las áreas responsables de la transferencia de la información en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo a la capacidad operativa disponible podrán solicitar en forma aleatoria a los usuarios del RADIAN evidencias que demuestren la implementación de políticas de seguridad y privacidad de la información vigentes y de las medidas administrativas, físicas y técnicas que promuevan la protección de los datos personales, con el propósito de identificar avances en su implementación, obstáculos, así como determinar acciones de mejoramiento.
PARÁGRAFO. Los usuarios del RADIAN previa solicitud por escrito de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deben permitir y/o desarrollar visitas e inspecciones de las instalaciones, sedes e infraestructura tecnológica utilizadas directamente o a través de un tercero autorizado según corresponda, que se destinen al tratamiento de los datos personales transferidos, para asegurar el cumplimiento de los términos de esta resolución y de la normatividad aplicable.
ARTÍCULO 42. SUSPENSIÓN. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> El incumplimiento por parte de los usuarios del RADIAN en calidad de responsables o de los terceros encargados del tratamiento de la información suministrada, del régimen general de protección de datos personales, de las disposiciones contenidas en la presente resolución o de las acciones de mejoramiento derivadas del seguimiento, al igual que la violación de la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la misma, así como la suscripción sin facultades o el incumplimiento del acuerdo de que trata el parágrafo del artículo 32 de la presente resolución, se consideran razones suficientes para que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), previa comprobación sumaria de tal irregularidad, pueda suspender la entrega de la información objeto de esta resolución, sin perjuicio de que las autoridades competentes ordenen la misma medida y/o realicen las investigaciones a que haya lugar.
PARÁGRAFO. La transferencia de la información se reanudará una vez la autoridad competente lo determine o cuando el usuario del RADIAN demuestre la implementación de medidas que permitan corregir los hechos o situaciones que ocasionaron el incumplimiento.
ARTÍCULO 43. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 44. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. <Resolución derogada por el artículo 36 de la Resolución 85 de 2022> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga el TÍTULO XIII de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 11 de febrero de 2021.
El Director General,
José Andrés Romero Tarazona.
<Consultar anexo directamente en el siguiente link:
https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_DIAN_0015_2021.pdf
