RESOLUCIÓN 42 DE 2020
(mayo 5)
Diario Oficial No. 51.306 de 6 de mayo de 2020
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023. Los artículos 13 y 36 estarán vigentes en la medida que se vaya cumpliendo el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos, previstos en el artículo 23 de la Resolución 165 de 2023>
Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en los numerales 5, 7 y 12, del artículo 6o del Decreto 4048 de 2008, el artículo 26 de la Ley 2010 de 2019, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el artículo 2o del Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, y los artículos 1.6.1.4.1. al 1.6.1.4.28. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y
CONSIDERANDO:
Que el 28 de diciembre de 2019 se expidió la Ley 2010 “por medio de la cual se adoptan normas para la promoción del crecimiento económico, el empleo, la inversión, el fortalecimiento de las finanzas públicas y la progresividad, equidad y eficiencia del sistema tributario, de acuerdo con los objetivos que sobre la materia impulsaron la Ley 1943 de 2018 y se dictan otras disposiciones”.
Que el inciso 4 del parágrafo 2 del artículo 437 del Estatuto Tributario, establece: “Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia, no estarán obligados a expedir factura o documento equivalente por la prestación de los servicios electrónicos o digitales. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para establecer la obligación de facturar electrónicamente o de soportar las operaciones en un documento electrónico”.
Que el artículo 511 del Estatuto Tributario establece: “Los responsables del impuesto sobre las ventas deberán entregar factura o documento equivalente por todas las operaciones que realicen”. Que el artículo 615 del Estatuto Tributario dispone: “Obligación de expedir factura: Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales...”.
Que el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, establece:
“Artículo 616-1. Factura o documento equivalente. La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
Son sistemas de facturación, la factura de venta y los documentos equivalentes.
La factura de talonario o de papel y la factura electrónica se consideran para todos los efectos como una factura de venta.
Los documentos equivalentes a la factura de venta, corresponderán a aquellos que señale el Gobierno nacional.
PARÁGRAFO 1o. Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o por un proveedor autorizado por esta.
La factura electrónica solo se entenderá expedida cuando sea validada y entregada al adquirente.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica, por razones tecnológicas atribuibles a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado, el obligado a facturar está facultado para entregar al adquirente la factura electrónica sin validación previa. En estos casos, la factura se entenderá expedida con la entrega al adquiriente y deberá ser enviada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o proveedor autorizado para su validación dentro de las 48 horas siguientes, contadas a partir del momento en que se solucionen los problemas tecnológicos.
En todos los casos, la responsabilidad de la entrega de la factura electrónica para su validación y la entrega al adquiriente una vez validada, corresponde al obligado a facturar.
Los proveedores autorizados deberán transmitir a la Administración Tributaria las facturas electrónicas que validen.
La validación de las facturas electrónicas de que trata este parágrafo no excluye las amplias facultades de fiscalización y control de la Administración Tributaria.
PARÁGRAFO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN podrá reglamentar la factura de venta y los documentos equivalentes, indicando los requisitos del artículo 617 de este Estatuto que deban aplicarse para cada sistema de facturación, o adicionando los que considere pertinentes, así como señalar el sistema de facturación que deban adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, numeración, validación, expedición, entrega al adquiriente y la transmisión de la factura o documento equivalente, así como la información a suministrar relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) deberá adecuar su estructura, para garantizar la administración y control de la factura electrónica, así como para definir las competencias y funciones en el nivel central y seccional, para el funcionamiento de la misma.
PARÁGRAFO 3o. El Gobierno nacional podrá reglamentar los procedimientos, condiciones y requisitos para la habilitación de los proveedores autorizados para validar y transmitir factura.
PARÁGRAFO 4o. Los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente. No obstante, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, factura de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
PARÁGRAFO 5o. La plataforma de factura electrónica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá el registro de las facturas electrónicas consideradas como título valor que circulen en el territorio nacional y permitirá su consulta y trazabilidad.
Las entidades autorizadas para realizar actividades de factoraje tendrán que desarrollar y adaptar sus sistemas tecnológicos a aquellos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
El Gobierno nacional reglamentará la circulación de las facturas electrónicas.
PARÁGRAFO 6o. El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
PARÁGRAFO TRANSITORIO 1o. Los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos en el presente artículo, serán reglamentados por el Gobierno nacional; entre tanto aplicarán las disposiciones que regulan la materia antes de la entrada en vigencia de la presente ley. Las facturas expedidas de conformidad con los artículos 1.6.1.4.1.1. al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 mantienen su condición de documentos equivalentes. A partir del 1 de enero de 2020, se requerirá factura electrónica para la procedencia de impuestos descontables, y costos o gastos deducibles, de conformidad con la siguiente tabla:
PARÁGRAFO TRANSITORIO 2o. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establecerá el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la factura electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones y exportaciones, pagos al exterior, operaciones de factoraje, entre otras.
PARÁGRAFO TRANSITORIO 3o. Desde el primero de enero de 2020 y hasta el 31 de marzo de 2020, quienes estando obligados a expedir factura electrónica incumplan con dicha obligación, no serán sujeto de las sanciones correspondientes previstas en el Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
1. Expedir factura y/o documentos equivalentes y/o sustitutivos vigentes, por los métodos tradicionales diferentes al electrónico.
2. Demostrar que la razón por la cual no emitieron facturación electrónica obedece a: i) impedimento tecnológico; o ii) por razones de inconveniencia comercial justificada.
La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá establecer los requisitos para que las anteriores condiciones se entiendan cumplidas”.
Que el artículo 617 del Estatuto Tributario establece: “617. Requisitos de la factura de venta. Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Estar denominada expresamente como factura de venta.
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
e) Fecha de su expedición.
f) Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
i) Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.
PARÁGRAFO. En el caso de las empresas que venden tiquetes de transporte no será obligatorio entregar el original de la factura. Al efecto, será suficiente entregar copia de la misma.
PARÁGRAFO. Para el caso de facturación por máquinas registradoras será admisible la utilización de numeración diaria o periódica, siempre y cuando corresponda a un sistema consecutivo que permita individualizar y distinguir de manera inequívoca cada operación facturada, ya sea mediante prefijos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos o mecanismos similares”.
Que el artículo 616-4 del Estatuto Tributario establece: “616-4 Proveedores tecnológicos, obligaciones e infracciones. Será proveedor tecnológico, la persona jurídica habilitada para generar, entregar y/o transmitir la factura electrónica que cumpla con las condiciones y requisitos que señale el Gobierno nacional.
La Administración Tributaria, mediante resolución motivada, habilitará como proveedor tecnológico a quienes cumplan las condiciones y requisitos que sean establecidos.
Son obligaciones e infracciones de los proveedores tecnológicos las siguientes:
1. Los proveedores tecnológicos, deberán cumplir las siguientes obligaciones:
a) Generar y entregar facturas electrónicas atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
b) Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o a un proveedor autorizado por esta, las facturas electrónicas generadas, atendiendo los términos, requisitos y características exigidos.
c) Cumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
d) Garantizar y atender las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad, integridad y reserva de la información.
e) Mantener, durante la vigencia de la habilitación, las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
f) Abstenerse de utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en las operaciones que realice, relacionadas con la factura electrónica que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias y cualquier otra figura que pueda utilizarse como instrumento de evasión, elusión o aminoración de la carga tributaria.
g) Prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
h) Garantizar la disponibilidad de los servicios de infraestructura tecnológica que soportan la operación como proveedor tecnológico.
i) Garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. Los proveedores tecnológicos, incurrirán en infracción tributaria cuando realicen cualquiera de las siguientes conductas:
a) No trasmitir a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) las facturas generadas y entregadas, ya sean propias o de sus clientes.
b) Generar y entregar facturas electrónicas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.
c) Incumplir las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
d) Transmitir para validación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o a un proveedor autorizado por esta las facturas electrónicas generadas sin el cumplimiento de los términos, requisitos y mecanismos técnicos e informáticos exigidos.
e) Violar las disposiciones jurídicas relacionadas con la confidencialidad y reserva de la información.
f) Haber obtenido la habilitación como proveedor tecnológico, mediante la utilización de medios y soportes fraudulentos.
g) No mantener durante la vigencia de la habilitación alguna de las condiciones y requisitos exigidos para ser proveedor tecnológico.
h) Utilizar maniobras fraudulentas o engañosas en la generación, entrega y/o transmisión de la factura electrónica, que resulten en operaciones inexistentes, inexactas, simuladas, ficticias, las cuales sirvan como instrumento de evasión y aminoración de la carga tributaria.
i) No prestar a sus clientes el soporte técnico y funcional relacionado con la implementación y expedición de la factura electrónica de manera oportuna y adecuada, conforme con las condiciones y niveles de servicio que para el efecto señale la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
j) No garantizar la fácil interoperabilidad con otros proveedores tecnológicos y obligados a facturar electrónicamente, de acuerdo con lo señalado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)”.
Que de acuerdo a lo anterior el Gobierno nacional expidió el Decreto 358 el 5 de marzo de 2020 “por el cual se reglamentan los artículos 511, 615, 616-1, 616-2, 616-4, 617, 618, 618-2 y 771-2 del Estatuto Tributario, 26 de la Ley 962 de 2005 y 183 de la Ley 1607 de 2012 y se sustituye el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria”.
Que de conformidad con el parágrafo 2 del artículo 616-1, el artículo 617 del Estatuto Tributario y el Decreto 358 de 2020 que sustituyó el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, se requiere señalar y adicionar en la presente resolución los requisitos que deben aplicarse para cada uno de los sistemas de facturación, así como señalar el sistema de facturación que deben adoptar los obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
Que así mismo, se requiere establecer las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, expedición, entrega y recepción al adquiriente de la factura o documento equivalente.
Que se debe suministrar la información relacionada con las especificaciones técnicas y el acceso al software que se implemente, la información que el mismo contenga y genere y la interacción de los sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, la retención en la fuente que se haya practicado y en general con la contabilidad y la información tributaria que legalmente sea exigida.
Que de acuerdo al parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario es necesario establecer el calendario de implementación de la factura electrónica de venta.
Que conforme con lo dispuesto en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y el Decreto 358 de 2020, es necesario establecer el procedimiento y aplicación de los requisitos para la habilitación, renovación y cancelación de los Proveedores Tecnológicos.
Que en el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario se señala: “Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno nacional establezca”.
Que de conformidad con la declaratoria de inconstitucionalidad efectuada mediante la Sentencia C-481 de 2019 contra la Ley 1943 de 2018, desde el primero (1) de enero de 2020, los actos administrativos que reglamentaban el sistema de facturación electrónica, quedaron incursos en el fenómeno jurídico del decaimiento; en consecuencia es necesario precisar en la presente resolución que la factura electrónica de venta con validación previa y los demás sistemas de facturación que se expidan hasta la entrada en vigencia de la presente resolución, son soporte de las ventas y/o prestación de servicios y son soporte de costos, deducciones e impuestos descontables.
Que a través del oficio radicado número 20-63615-5 del 27 de abril de 2020, el Superintendente Delegado para la Protección de la Competencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, emitió concepto favorable de la abogacía de la competencia para el trámite de la presente resolución.
Que mediante el oficio radicado número 20205010132421 del dos (2) de abril de 2020, el Director de Participación, Transparencia y Servicio al Ciudadano del Departamento Administrativo de la Función Pública, emitió concepto favorable, en los términos del Decreto Ley 019 de 2012.
Que, en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para los comentarios de la ciudadanía.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE:
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1 del decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y las que aquí se establecen:
1. Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, a los proveedores tecnológicos y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Adquiriente: Es adquiriente la persona natural o jurídica y demás sujetos que adquieren bienes y/o servicios que se encuentran obligados a exigir y exhibir la factura de venta y/o documento equivalente a la factura de venta, en lo sucesivo documento equivalente.
3. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa, donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, para que sean evaluados en el proceso de habilitación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y una vez superadas las pruebas sobre el cumplimiento de las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, las funcionalidades, reglas de validación y demás componentes del citado anexo, previo al ambiente de producción en operación.
4. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta con validación previa, donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, que consiste en hacer uso del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, para cumplir las obligaciones de generación, transmisión, validación y expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.
5. Anexo técnico: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y los demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. Así mismo para los demás sistemas de facturación y para los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la plataforma informática de la factura electrónica de venta que hace parte integral de esta resolución.
6. Calendario de implementación de la factura electrónica de venta: El calendario de implementación de la factura electrónica de venta, es la programación establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se indican los plazos en los que se debe cumplir con el procedimiento de habilitación e iniciar con la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa.
7. Campo o grupos de campos de información obligatoria: Es el campo o grupo de campos informáticos que contienen las reglas de información relacionadas con los requisitos de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, información que podrá ser aceptada o rechazada de conformidad con lo establecido en los anexos técnicos del sistema de factura electrónica de venta, en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico. Esta definición aplica cuando se diligencien campos o grupos de campos de información opcional, de manera parcial o errónea.
8. Campo o grupos de campos de información opcional: Es el campo o grupo de campos informáticos que contiene las reglas de información de la operación relacionada con la venta de bienes y/o prestación de servicios que se pretende incorporar en la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, el cual no constituye un requisito de los citados documentos e instrumentos en el procedimiento de validación realizado por el servicio informático electrónico.
9. Clave técnica: Corresponde al identificador único que asigna el servicio informático de numeración de la DIAN, en el momento de solicitar la autorización de numeración, con el fin de ser incluido en el proceso de generación en el código único de factura electrónica (CUFE) del sistema de factura electrónica con validación previa.
10. Código de respuesta rápida -Código QR: Por sus siglas en inglés “quick response code”, “código de respuesta rápida”, que consiste en un código de barras bidimensional cuadrado que permite almacenar información en una matriz de puntos.
11. Código Único de Factura Electrónica (CUFE): Es un requisito de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca la citada factura, incluido en los demás documentos e instrumentos electrónicos que se deriven de la citada factura, cuando fuere el caso.
12. Código Único de Documento Electrónico (CUDE): Es un requisito de las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca los citados documentos.
13. Consumidor o usuario: Es el consumidor o usuario, persona natural o jurídica y demás sujetos que como destinatario final adquiera, disfrute o utilice un determinado producto, bienes o servicios, cualquiera que sea su naturaleza para la satisfacción de una necesidad propia, privada, familiar o doméstica y empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica. Se entenderá incluido en el concepto de consumidor o usuario de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 5o de la Ley 1480 de 2011.
Para efecto de la presente resolución el término consumidor o usuario y/o consumidor final, serán entendidos como sinónimos.
14. Contenedor electrónico: <Numeral modificado por el artículo 1 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Es un instrumento electrónico obligatorio que se utiliza para incluir la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y los demás instrumentos y en general la información electrónica derivada de los sistemas de facturación, junto con la validación realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando fuere del caso. Este instrumento deberá estar firmado digitalmente por el facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. Correo de recepción de documentos e instrumentos electrónicos: Es el correo electrónico suministrado en el procedimiento de habilitación por parte del facturador electrónico, para la recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos derivados de la factura electrónica de venta y demás sistemas de facturación.
16. Dirección de internet en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR: Es la ubicación en la red de internet de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta y demás sistemas de facturación.
17. Expedición y entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente: La expedición de la factura de venta y/o del documento equivalente, comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
18. Expedición y entrega de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La expedición de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, se cumple cuando la misma sea entregada al adquiriente de manera física o electrónica según el caso, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, acompañada del documento electrónico de validación; documentos que se deben incluir en el contenedor electrónico para el caso en que la citada factura se expida de manera electrónica; lo anterior atendiendo las condiciones, términos, plazos, mecanismos técnicos, tecnológicos y procedimientos que requiere la generación, transmisión y su validación con la respuesta a cargo de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para la entrega al adquiriente por parte del facturador electrónico.
19. Factura electrónica de venta con validación previa a su expedición: La factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, en lo sucesivo factura electrónica de venta, hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente.
20. Facturador electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta definición incluye igualmente a los sujetos que, sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, opten por expedir factura electrónica de venta.
21. Generación de la factura electrónica de venta: La generación de la factura electrónica de venta es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, previo a la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
22. Instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación: Los instrumentos electrónicos son aquellos que comprenden los documentos electrónicos y/o agrupaciones de datos electrónicos, que están asociados o no a una factura electrónica de venta, mediante el -CUFE y CUDE-, cuando fuere del caso, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que se encuentran descritos en los anexos técnicos correspondientes.
23. Instrumento electrónico de transmisión: Es un instrumento electrónico que contiene la información de la factura de venta de talonario o de papel y que se transmite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Adua nas Nacionales (DIAN), cuando se presentan inconvenientes de tipo tecnológico del facturador electrónico.
24. Interacción de los sistemas de facturación: Es la relación que debe existir entre la información de la factura venta o documento equivalente, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación con los inventarios, los sistemas de pago, la integración de los bienes y/o servicios con los hechos generadores y las tarifas del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo, la retención en la fuente y en general la interacción de la factura o documento equivalente a la factura de venta con la contabilidad, la información tributaria y los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y entre los facturadores electrónicos. Lo anterior de acuerdo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
25. Notas débito y notas crédito para la factura electrónica de venta: Las notas débito y notas crédito son documentos electrónicos que se derivan de las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios que han sido previamente facturados, asociadas o no a una factura electrónica de venta, mediante el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) cuando sea el caso, las cuales se generan por razones de tipo contable y/o fiscal, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
26. Número de registro, línea o ítem de la factura de venta: Es un requisito de la factura de venta, en la cual se detalla por cada bien y/o servicio que se factura: la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, la denominación, bien cubierto, si se trata de estos bienes y los impuestos que fueren del caso, lo anterior de conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario y los artículos 11 y 12 de esta resolución.
27. Procedimiento informático de validación: Es el procedimiento mediante el cual se verifica el cumplimiento de las reglas del anexo técnico correspondiente; cuyo resultado para cada campo o grupo de campos de información puede ser la aceptación, rechazo o notificación, según corresponda; el cual es realizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
28. Proveedor tecnológico: El proveedor tecnológico es la persona jurídica habilitada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que cumple con las condiciones y requisitos establecidos en el artículo 616-4 del Estatuto Tributario y en este Capítulo, para prestar a los sujetos obligados a facturar que sean facturadores electrónicos, los servicios de generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y conservación de las facturas electrónicas de venta, sin perjuicio de la prestación de otros servicios, de acuerdo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
La referencia al “Capítulo” que se menciona en la definición, corresponde al Capítulo 4 de Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
29. Recepción de la factura de venta y del documento equivalente: Es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes y/o servicios adquiridos, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 618 del Estatuto Tributario y la presente resolución.
30. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación.
31. Servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta: El servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta corresponde al software dispuesto por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene las funcionalidades para el cumplimiento de la habilitación, recepción de la transmisión, rechazo, validación de la factura electrónica de venta con validación previa, la solicitud de autorización como proveedor tecnológico y para los demás documentos, instrumentos y trámites que se indiquen en la presente resolución.
32. Sujetos obligados a facturar: Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.
33. Transmisión de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito, instrumentos electrónicos que se derivan de una factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito, los instrumentos electrónicos estructurados en el procedimiento de generación, que se derive de una factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación para su validación y/o información de la documentación a la citada entidad.
34. Validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos: La validación previa de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos, es el procedimiento que genera un documento electrónico por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y documentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, de los demás sistemas de facturación, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
ARTÍCULO 2o. SISTEMAS DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.4. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los sistemas de facturación son la factura de venta y los documentos equivalentes.
ARTÍCULO 3o. FACTURA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.5. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria. La factura de venta comprende la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición y la factura de venta talonario o de papel.
Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel el sujeto obligado deberá conservar copia física o electrónica de la misma; las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
La factura electrónica de venta expedida en inconvenientes tecnológicos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de que trata el inciso 3 del parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 26 de la presente resolución, es considerada como una factura de venta para efectos tributarios.
ARTÍCULO 4o. COEXISTENCIA DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente se deberá cumplir con la expedición de la factura electrónica de venta o con cualquier otro sistema de facturación que se encuentre vigente; lo anterior sin perjuicio de la coexistencia de que trata el TÍTULO IV de esta resolución.
PARÁGRAFO. Los sujetos que se señalan para la expedición de los documentos equivalentes de que tratan los artículos 10 y 13 de esta resolución, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
ARTÍCULO 5o. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es una obligación tributaria de carácter formal que deben cumplir los sujetos obligados a facturar, que comprende su generación, así como la transmisión y validación para el caso de la factura electrónica de venta; la expedición se cumple con la entrega de la factura de venta y/o del documento equivalente al adquiriente, por todas y cada una de las operaciones en el momento de efectuarse la venta del bien y/o la prestación del servicio, cumpliendo con los requisitos establecidos para estos documentos, teniendo en cuenta las disposiciones contenidas para cada sistema de facturación y las demás condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos desarrollados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme con lo previsto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, en concordancia con el TÍTULO VII de esta resolución.
SUJETOS.
ARTÍCULO 6o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
1. Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo.
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
ARTÍCULO 7o. SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los siguientes sujetos no se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente en sus operaciones:
1. Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
2. Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
3. Las personas naturales de que tratan los parágrafos 3 y 5 del artículo 437 del Estatuto Tributario, siempre que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, como no responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
4. Las personas naturales de que trata el artículo 512-13 del Estatuto Tributario, siempre y cuando cumplan la totalidad de las condiciones establecidas en la citada disposición, para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
5. Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
6. Las personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con los ingresos que se deriven de estas actividades.
7. Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el Impuesto sobre las Ventas (IVA), que hubieren obtenido ingresos brutos totales provenientes de estas actividades en el año anterior o en el año en curso, inferiores a tres mil quinientas (3.500) Unidades de Valor Tributario (UVT). Dentro de los ingresos brutos, no se incluyen los derivados de una relación laboral o legal y reglamentaria, pensiones, ni ganancia ocasional.
8. Los prestadores de servicios desde el exterior, sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales.
PARÁGRAFO 1o. La condición de no obligado a facturar establecida en este artículo aplica sin perjuicio de lo contemplado en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y al numeral 5 del artículo 6o de esta resolución.
Cuando los sujetos de que trata el presente artículo opten por expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán cumplir con los requisitos y condiciones señaladas para cada sistema de facturación y serán considerados sujetos obligados a facturar.
PARÁGRAFO 2o. Para los sujetos de que trata el numeral 8 de este artículo, el documento soporte de las operaciones que se realicen con prestadores de servicios desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia por la prestación de los servicios electrónicos o digitales, corresponderá al documento soporte de que trata el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributario y al artículo 55 de esta resolución, lo anterior de conformidad con el inciso 4 del parágrafo 2 del artículo 437 del Estatuto Tributario.
SUJETOS OBLIGADOS Y LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN QUE DEBEN EXPEDIR.
ARTÍCULO 8o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CON VALIDACIÓN PREVIA A SU EXPEDICIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 6o de esta resolución, en lo sucesivo facturadores electrónicos, para tal efecto la obligación establecida en este artículo se debe cumplir atendiendo los plazos de implementación dispuestos en el TÍTULO VI de esta resolución.
PARÁGRAFO 1o. Los sujetos contemplados en el calendario del numeral 3 del artículo 20 de esta resolución, deberán utilizar dentro del plazo de implementación de factura electrónica de venta los sistemas de facturación vigentes; lo anterior, sin perjuicio de la implementación anticipada de la citada factura electrónica de venta, conforme lo indicado en el artículo 21 de esta resolución.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que opten por el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación -SIMPLE)-, de que trata el Libro Octavo del Estatuto Tributario, tendrán un plazo de dos (2) meses contados a partir de la inscripción que se realice del citado régimen en el Registro Único Tributario (RUT), para adoptar el sistema de facturación electrónica; no obstante lo anterior, deberán expedir factura de venta o documento equivalente por las operaciones de venta de bienes o prestación de servicios, utilizando para ello los sistemas de facturación vigentes, hasta la fecha máxima para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.28. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria; lo anterior sin perjuicio de la coexistencia de los sistemas de facturación de que trata el artículo 4o de esta resolución.
ARTÍCULO 9o. SUJETOS OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> Los sujetos obligados a facturar podrán expedir factura de talonario o de papel, así:
1. Cuando se presenten inconvenientes tecnológicos establecidos en el TÍTULO VII de esta resolución, tratándose de sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, o
2. En los casos establecidos en los parágrafos 1 y 2 del artículo 8o de esta resolución.
PARÁGRAFO. La factura de venta de talonario o de papel se deberá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos que permitan la interacción, en cuyo caso, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el artículo 617 del Estatuto Tributario y los requisitos establecidos en los numerales 1, 2, 4 y 12 del artículo 12 de esta resolución.
ARTÍCULO 10. SUJETOS QUE PODRÁN EXPEDIR DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo 13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta.
PARÁGRAFO. Los sujetos que están autorizados para la expedición de los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos.
REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA.
REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 11. REQUISITOS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:
1. De conformidad con el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. De conformidad con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:
a) De conformidad con el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y servicios.
b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
c) Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.
<Inciso adicionado por el artículo 2 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Fecha y hora de generación.
6. <Numeral modificado por el artículo 3 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> De conformidad con el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo. Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. De conformidad con el artículo 618 del Estatuto Tributario, deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
8. De conformidad con el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos del artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 13 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
9. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
11. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
12. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE), cuando corresponda.
13. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. El Código Único de Factura Electrónica (CUFE).
16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.
CAPÍTULO II.
REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL.
ARTÍCULO 12. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La factura de venta de talonario o de papel debe expedirse con el cumplimiento de lo dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo estatuto, así:
1. De conformidad con lo establecido en el literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario, estar denominada expresamente como factura de venta de talonario o de papel.
2. De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Identificación del adquiriente:
a) De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
b) Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
c) Registrar la frase “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios, cuando los mismos no suministren la información de los literales a) o b) del presente artículo.
Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente, corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral.
4. De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta, incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
6. De conformidad con lo establecido en el literal f) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar el número de registro, línea o ítems, la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados, la denominación -bien cubierto- cuando se traten de los bienes vendidos de que trata el artículo 24 de la Ley 2010 de 2010, los impuestos de que trata el numeral 11 del presente artículo cuando fuere del caso, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
7. De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems, que conforman la factura de talonario o de papel.
8. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
9. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio, que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
10. De conformidad con lo establecido en el literal i) del artículo 617 del Estatuto Tributario, indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE), cuando corresponda.
11. De conformidad con lo establecido en el literal c) del artículo 617 del Estatuto Tributario, la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
12. De conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 617 del Estatuto Tributario contener el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT) del impresor de la factura, para el caso en que la factura de venta de talonario o de papel se genere de forma manual o autógrafa.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere, para los casos en que la factura se genere y expida a través de un sistema informático electrónico.
14. El Código de respuesta rápida -Código QR-, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos.
PARÁGRAFO. De conformidad con el inciso 2 del artículo 617 del Estatuto Tributario, al momento de la expedición de la factura los requisitos de los numerales 1, 2, 4, 12 y 13 del presente artículo, deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. No obstante, cuando la factura de venta de talonario o de papel se genere para su expedición a través de sistemas informáticos electrónicos de conformidad con lo indicado en el parágrafo del artículo 9o de esta resolución, se entenderán cumplidos los requisitos de impresión previa de que trata el presente parágrafo.
DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA Y SUS REQUISITOS.
ARTÍCULO 13. DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA Y SUS REQUISITOS. <Artículo derogado por el artículo 70 de la Resolución 165 de 2023. Estará vigente en la medida que se vaya cumpliendo el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos, previstos en el artículo 23 de la misma resolución, según lo previsto en el artículo 68 de la Resolución 165 de 2023> Los documentos equivalentes a la factura de venta establecidos en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria deberán expedirse con el cumplimiento de los requisitos de los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario y de conformidad con los siguientes requisitos para cada uno de los documentos en desarrollo de la facultad dispuesta en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del mismo Estatuto, así:
1. El tiquete de máquinas registradoras con sistemas POS. El tiquete de máquina registradora con sistema POS, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar; salvo que el adquiriente del bien y/o servicio exija la expedición de la factura de venta, caso en el cual se debe expedir factura electrónica de venta. El tiquete de máquina registradora con sistema POS, debe cumplir con los siguientes requisitos:
a) Estar denominado expresamente como sistema POS.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
c) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva, incluyendo el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en las condiciones que se señalan en la presente resolución.
e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
f) Cantidad, unidad de medida, y descripción específica y códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos y/o servicios prestados, utilizando códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.
g) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
h) Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE), según corresponda.
i) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT)-, del fabricante del software y el nombre del software.
2. La boleta de ingreso a cine. La boleta de ingreso al cine la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por concepto de la entrada a las salas de exhibición cinematográfica; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Estar denominado expresamente como boleta de ingreso a cine.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), de quien presta el servicio.
c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
e) Número o nombre de la sala de exhibición y número de sillas totales que la componen.
f) Ubicación indicando la dirección en la que se encuentra la sala de exhibición.
g) Nombre de la función o película que será presentada.
h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
i) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
j) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados.
3. El tiquete de transporte de pasajeros. El tiquete de transporte de pasajeros lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que hayan sido autorizados para prestar el servicio de transporte de pasajeros, por los ingresos que obtengan en dichas operaciones; lo anterior salvo lo indicado en el numeral 5 del presente artículo, cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Estar denominado expresamente como tiquete de transporte de pasajeros.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente o apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del Número de Identificación Tributaria (NIT).
d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
f) Descripción específica del servicio prestado, indicando el modo de transporte o tipo de operación.
g) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
h) Número de identificación del vehículo y el medio de transporte.
i) Empresa de transporte a la que se encuentra afiliado.
j) Lugar de origen y lugar destino.
k) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
l) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, según corresponda, por cada uno de los bienes vendidos y/o servicios prestados
4. El extracto. El extracto lo podrán expedir los obligados a facturar que sean sociedades fiduciarias, fondos de inversión colectiva, fondos de capital privado, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías, por los ingresos que obtengan por concepto de depósitos y demás recursos captados del público y en general por las operaciones de financiamiento efectuadas por las cajas de compensación, y entidades del Estado que realizan las citadas operaciones; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Denominación expresa como extracto.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
c) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del destinatario o apellidos y nombre y número de identificación; para los casos en que el destinatario no suministre la información de Número de Identificación Tributaria (NIT).
d) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
e) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha del extracto.
f) Descripción específica del servicio prestado.
g) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), según corresponda
h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
i) Indicar la calidad de retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor de Impuesto sobre la Renta y Complementarios y de Gran Contribuyente, según corresponda.
j) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT)-, del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
5. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros. El tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros lo podrán expedir los obligados a facturar por el servicio de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), sean estos virtuales o físicos y cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien emite el tiquete.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de expedición.
d) Descripción específica o genérica del bien y/o prestación del servicio.
e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
6. El documento en juegos localizados. El documento en juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan como operadores en los juegos localizados tales como máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos, los operados en casino y similares; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Denominación expresa como documento en juegos localizados - relación diaria de control de ventas.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberán contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora del documento en juegos localizados - relación diaria de control de ventas.
e) Número de instrumentos de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
f) Dirección en que se encuentra el establecimiento, en caso de ser virtual suministrar la dirección de internet y la dirección IP.
g) Valor de la base o deposito en dinero y valor de lo pagado en cada una de las maquinas o juego.
h) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor diario por cada instrumento de juego y discriminación e identificación de cada una de las máquinas o juego.
i) Valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) en el último documento resumen en juegos localizados - relación diaria de control de ventas del periodo que se declara.
j) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
7. La boleta, fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados. La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento que constituye el documento equivalente en juegos de suerte y azar, diferentes de los juegos localizados lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan en la venta de los citados juegos efectuadas al público; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Estar denominado como juegos de suerte y azar, indicando si se trata de boleta, fracción o formulario.
b) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de la empresa responsable del sorteo.
c) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
d) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de realización del sorteo.
e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor de la fracción, boleta o apuesta.
f) Discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando el juego esté gravado con este impuesto.
g) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
8. El documento expedido para el cobro de peajes. El documento para el cobro de peaje, lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que obtengan por el cobro de peajes, cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha de expedición.
d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.
e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
f) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
9. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por Bolsa de Valores. El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones que obtengan estas entidades; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.
e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), según corresponda.
f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
g) Comisión a favor de la bolsa y de otras remuneraciones que obtengan estas entidades.
h) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
10. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities. El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities lo podrá expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos que por comisiones y otras remuneraciones, obtengan estas entidades; cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.
e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), según corresponda.
f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
g) Comisión a favor de la bolsa.
h) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan, cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios, los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
e) La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), según corresponda.
f) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
g) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
12. La boleta de ingreso a espectáculos públicos. La boleta de ingreso a espectáculos públicos la podrán expedir los sujetos obligados a facturar por los ingresos por la entrada a los espectáculos públicos y artes escénicas que se encuentran reguladas en la Ley 1493 del 26 de diciembre de 2011 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) De conformidad con lo establecido en el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario, deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) de quien presta el servicio.
b) De conformidad con lo establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario, llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.
c) De conformidad con lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario, fecha y hora de expedición.
d) Descripción específica o genérica de bienes o servicios.
e) De conformidad con lo establecido en el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario, valor total de la operación.
f) Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software, para los casos en que el documento equivalente se genere y expida a través de un sistema informático.
g) Código único del evento - PULEP.
h) Nombre del evento.
i) Sala, escenario, puesto y/o localidad asignada.
j) Indicar la palabra “cortesía”, cuando aplique.
13. El documento equivalente electrónico. <Ver Notas del Editor> El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de los numerales 1 a 12 del presente artículo y que será desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en posteriores resoluciones, que en todo caso deberá implementarse antes del treinta (30) de junio de 2021; para tal efecto se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 90 de esta resolución.
PARÁGRAFO 1o. De conformidad con el parágrafo 2 del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria el sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del presente artículo, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14, del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda y al artículo 56 de esta resolución.
PARÁGRAFO 3o. Para la expedición del documento equivalente previsto en el numeral 5 del presente artículo, cuando se generen documentos electrónicos, estos se entenderán entregados al usuario, una vez estén disponibles en medios electrónicos para su respectiva descarga e impresión, los mismos serán el soporte de los costos, deducciones e impuestos descontables. La compañía de transporte aéreo conservará copia física o electrónica de tales documentos.
Los tiquetes o billetes de transporte aéreo de pasajeros, incluido el tiquete o billete electrónico (ETKT), el bono de Crédito (MCO Miscellaneous Charges Order), el documento de uso múltiple o multipropósito -MPD, EMD, el documento de cobro de la tasa administrativa por parte de las agencias de viajes TASF (Ticket Agency Service Fee), así como los demás documentos que se expidan de conformidad con las regulaciones establecidas por la Asociación Internacional de Transporte Aéreo (IATA), sean estos virtuales o físicos.
DISPOSICIONES COMUNES A ESTE TÍTULO.
ARTÍCULO 14. SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> En el caso de las facturas de venta y del documento equivalente establecido en el numeral 11 del artículo 13 de esta resolución, que corresponda expedir a los prestadores de los servicios públicos domiciliarios para la procedencia de costos o deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios o los impuestos descontables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), no es necesario que figure el nombre del propietario, arrendatario u otro sujeto que solicita el costo, el gasto o el impuesto descontable, siempre que el citado pago cumpla con las condiciones y requisitos para la solicitud conforme lo indicado en el Estatuto Tributario. Para tal efecto bastará que se acredite la calidad de propietario, arrendatario u obligado al pago de los respectivos servicios públicos domiciliarios. En estos casos, los costos, las deducciones o el impuesto descontable no podrán ser solicitados por el tercero que figura en la factura y/o documentos equivalentes, lo anterior de conformidad con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 1.6.1.4.8. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
ARTÍCULO 15. AGENCIAS DE VIAJE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Tratándose de operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes, se deberá incorporar en la factura de venta que se expida a las empresas transportadoras, los requisitos contemplados en el numeral 8 del artículo 11 y el numeral 6 del artículo 12 de la presente resolución, el lapso durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y total de las mismas, cuando haya lugar a ello, el monto de las comisiones causadas con la discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA) correspondiente al servicio de intermediación.
ARTÍCULO 16. REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES PARA LA PROCEDENCIA DE COSTOS, DEDUCCIONES E IMPUESTOS DESCONTABLES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Conforme con el artículo 771-2 del Estatuto Tributario los requisitos para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, son los señalados en los artículos 11, 12 y 13 de la presente resolución según corresponda.
De conformidad con el inciso 1 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, la referencia que se realiza al literal c) del artículo 617 del mismo Estatuto, correspondiente a los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes y servicios en la factura de venta, será la establecida en el literal a) del numeral 3 de los artículos 11 y 12 de esta resolución.
ARTÍCULO 17. IDENTIFICACIÓN COMO AGENTES DE RETENCIÓN DEL IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS (IVA), EN LA FACTURA DE VENTA Y EN LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Únicamente los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) contemplados en los numerales 1, 2 y 7 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad, al momento de expedir la factura de venta y/o el documento equivalente.
ARTÍCULO 18. IMPUESTOS EN EL PRECIO DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y del impuesto nacional al consumo deberán incluir el valor correspondiente de los citados impuestos en los precios de venta al público de bienes y servicios gravados con los citados impuestos, de conformidad con el parágrafo 3 del artículo 1.6.1.4.8. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
En todo caso, los citados impuestos deben estar discriminados en la factura de venta y/o documento equivalente cuando correspondan.
ARTÍCULO 19. FACTURACIÓN PARA LA VENTA DE LOS BIENES CUBIERTOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 2010 del 27 de diciembre de 2019 y sin perjuicio del cumplimiento de lo indicado en la presente resolución, los responsables facturadores electrónicos y adquirientes, deberán cumplir con los siguientes requisitos en relación con la facturación electrónica de venta para los bienes cubiertos con la exención especial en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), así:
1. Las operaciones de venta de bienes cubiertos, deben ser facturadas bajo el sistema de factura electrónica de venta, en los días en que se disponga la venta de los mismos.
2. La identificación del adquiriente de los bienes cubiertos debe corresponder únicamente a la establecida en los literales a) o b) del numeral 3 del artículo 11 de esta resolución; para tal efecto el adquiriente persona natural, deberá suministrar el número de identificación al momento de la compra del bien cubierto.
3. Señalar la forma y el medio de pago, de conformidad con lo indicado en los numerales 10 y 11 del artículo 11 de esta resolución, teniendo en cuenta que de conformidad con el numeral 3 del artículo 26 de la Ley 2010 de 2019, los pagos por concepto de venta de bienes cubiertos con la exención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) solo podrán efectuarse de contado y a través de medios de pago de tarjetas débito, crédito y otros mecanismos de pagos electrónicos.
PARÁGRAFO 1o. Cuando se presenten inconvenientes de tipo tecnológico por parte del facturador electrónico, se deberá cumplir con lo indicado en el artículo 31 de esta resolución; siendo válida la factura de venta de talonario o de papel.
PARÁGRAFO 2o. Los sujetos que a la fecha en que se programe la venta de bienes cubiertos según lo disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que de conformidad con las fechas indicadas en los calendarios de que trata el artículo 20 de esta resolución, no se haya cumplido la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, podrán hacer uso de lo establecido en el artículo 21 de esta resolución, sobre la implementación anticipada de la factura electrónica de venta.
CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 20. CALENDARIO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta conforme lo indican los artículos 6o y 8o, de esta resolución, deberán cumplir con la obligación de expedir factura electrónica de venta, teniendo en cuenta los siguientes calendarios de implementación:
1. Calendario de implementación para sujetos obligados de acuerdo con la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario (RUT).
3. Calendario de implementación Permanente
| Grupo | Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta (DD/ MM/AAAA) | Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/AAAA) | Otros sujetos |
| 1 | Para el inicio de registro y el procedimiento de habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta y la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, cuentan con un plazo de dos (2) meses, a partir de la fecha en que se adquiera la obligación como sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. | Los nuevos sujetos que adquieran la obligación de expedir factura electrónica de venta, con posterioridad a la entrada en vigencia de esta resolución. | |
4. Definiciones. Para efectos de dar aplicación a los títulos que identifican las columnas que contienen los calendarios de implementación de la factura electrónica de venta de los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo, se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
a) Grupo: Corresponde al orden en que los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, deben cumplir con las fechas indicadas para la fase de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta y expedición de la misma.
b) Fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta (DD/MM/AAAA): Indica el plazo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe iniciar el registro como facturador electrónico y señalar el software de facturación con el cual hará pruebas de habilitación en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que corresponderá al software con el cual expedirá la factura electrónica de venta; así como las demás condiciones del procedimiento de habilitación de que trata el artículo 22 de esta resolución, el cual deberá concluir antes de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta que se establece para cada uno de los calendarios conforme se indica en los numerales 1, 2 y 3 del presente artículo.
c) Fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta (DD/MM/ AAAA): Indica el plazo máximo dentro del cual el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, debe iniciar con el cumplimiento de esta obligación formal.
d) Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012: Resolución por la cual la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), adopta la Clasificación de Actividades Económicas (CIIU) revisión 4 adaptada para Colombia, o la que la modifique, adicione o sustituya.
e) Código CIIU División a dos (2) primeros dígitos - Código CIIU a tres (3) primeros dígitos (sólo para divisiones 46 y 47): El Código CIIU División a dos (2) dígitos de izquierda a derecha, corresponde a la Clasificación de Actividades Económicas - CIIU revisión 4 adaptada para Colombia, indicada en el Registro Único Tributario (RUT), fecha de inicio de registro y habilitación del literal b). El Código CIIU a 3 primeros dígitos de izquierda a derecha, corresponde a la Clasificación de Actividades Económicas - CIIU revisión 4 adaptada para Colombia, indicada en el Registro Único Tributario (RUT), a la fecha de inicio de registro y habilitación del literal b).
f) Otros sujetos: Indica los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, que corresponden a los numerales 2 y 3 del presente artículo, independientemente de la actividad económica registrada en el Registro Único Tributario (RUT)-.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de lo indicado en el calendario de implementación establecido en el numeral 1 del presente artículo, si el facturador electrónico no se encuentra obligado a expedir factura electrónica de venta en relación con la actividad económica principal indicada en el Registro Único Tributario (RUT), pero desarrolla actividades económicas adicionales que lo obligan a expedir factura electrónica de venta, deberá cumplir con la implementación de conformidad con la fechas indicadas para los grupos del calendario del numeral 1 del presente artículo, en el orden que le corresponda a la actividad económica que le genere mayores ingresos a la fecha de inicio de registro y habilitación en el servicio informático de factura electrónica de venta con validación previa.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN ANTICIPADA DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Quienes, de manera anticipada a lo dispuesto en los calendarios de que trata el artículo 20 de esta resolución, opten por implementar la factura electrónica de venta, podrán hacerlo; no obstante, deberán cumplir con las disposiciones que regulan la factura electrónica de venta de que trata la presente resolución.
PARÁGRAFO. Para los casos en los que el facturador electrónico en el procedimiento de habilitación, indique una fecha anterior a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, se entenderá que da inicio a la implementación anticipada de la factura electrónica de venta, desde la fecha establecida de conformidad con lo indicado en el literal e) del numeral 3 del artículo 22 de esta resolución.
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN.
FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
HABILITACIÓN PARA EXPEDIR FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA, LAS NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 22. HABILITACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el mismo requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, indicada en los calendarios de implementación establecidos en el TÍTULO VI de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos:
1. Inscribirse en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, ingresando los datos de información como facturador electrónico y el correo de recepción de documentos electrónicos.
2. Señalar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta informando para ello si el software de facturación electrónica de venta, corresponde a:
a) Un desarrollo informático propio o desarrollo informático adquirido.
b) Al servicio gratuito de factura electrónica de venta, dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
c) Al suministrado a través de un proveedor tecnológico.
3. Registrar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
a) Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software (s).
b) Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición, y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
c) Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, actualizará el estado de “registrado” a “habilitado”; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de “habilitado”.
d) Solicitar la autorización de numeración de factura en el servicio informático electrónico de numeración, para las facturas electrónicas de venta y la autorización de la numeración de la factura de venta de talonario o de papel, conforme lo indicado en el TÍTULO VIII de esta resolución.
Una vez obtenida la autorización de numeración de que trata el inciso anterior, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la “clave técnica” para su consumo por parte del facturador electrónico en el o los medios de operación que haya seleccionado, conforme lo indicado en el numeral 2 de este artículo.
e) Indicar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, la fecha en la cual iniciará con la obligación de expedir factura electrónica de venta, la cual no podrá exceder la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta, conforme lo establecen los calendarios de implementación de que trata el TÍTULO VI de esta resolución. Una vez seleccionada la fecha descrita, esta no podrá ser modificada.
4. Tratándose del software a través de un proveedor tecnológico, conforme lo establecido en el literal c) del numeral 2 del presente artículo y sin perjuicio de dar cumplimiento a lo indicado en los numerales 1 al 3 de este artículo, indicar y desarrollar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, los siguientes procedimientos y conceptos:
a) Verificar que el proveedor tecnológico se encuentre previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
b) Seleccionar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos, que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de esta resolución.
c) Asociar en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, el o los softwares a través de los cuales, el o los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la facturación electrónica de venta.
d) Cuando el facturador electrónico utilice, numeración y/o numeración y prefijos de los rangos de numeración en su facturación, deberá informarlos para consumo de sus proveedores tecnológicos o desarrollos informáticos propios o adquiridos o en la solución gratuita dispuesta por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. En caso de no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.
Una vez cumplido lo establecido en los numerales anteriores según corresponda, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), actualizará la responsabilidad “Facturador electrónico - Código de la responsabilidad No. 52” en la fecha seleccionada en el literal e) del numeral 3 del presente artículo, en el Registro Único Tributario (RUT); lo anterior sin perjuicio de la actualización de oficio del citado registro.
PARÁGRAFO. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta, la interacción y la interoperabilidad de la citada factura; así como la elaboración de las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y demás servicios, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 del artículo 51 de esta resolución cuando fuere del caso, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
GENERACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA, LAS NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 23. GENERACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La generación es un procedimiento que se desarrolla una vez cumplido el procedimiento de habilitación y surja la obligación de expedir factura electrónica de venta, que consiste en estructurar la información que contendrá la factura electrónica de venta de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11, de esta resolución, con excepción del requisito señalado en el numeral 6 y 7, del citado artículo; lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la validación a cargo de la citada entidad y la posterior expedición de la factura electrónica de venta por parte del facturador electrónico.
La generación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
ARTÍCULO 24. CÓDIGO ÚNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA (CUFE) Y CÓDIGO ÚNICO DE DOCUMENTO ELECTRÓNICO (CUDE). <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> En el procedimiento descrito en esta sección se genera el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) para la factura electrónica de venta, el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos de la factura electrónica de venta; el procedimiento para el cálculo e implementación del Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el documento “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Con el procedimiento anterior, también se genera el Código Único de documento electrónico -CUDE, para las notas débito, notas crédito y demás instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, cuando fuere el caso.
TRANSMISIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA, LAS NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 25. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La Transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en la Sección 2 de este Capítulo, que consiste en transmitir el ejemplar de la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
ARTÍCULO 26. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Si al momento de la transmisión de la información de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación, en las condiciones descritas en el artículo 27 de esta resolución, el obligado a facturar deberá expedir la factura electrónica de venta, así como la entrega de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta según el caso, al adquiriente sin la validación previa y en tal sentido, se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta.
Los documentos e instrumentos establecidos en el inciso anterior que hayan sido expedidos o entregados en inconveniente tecnológico de que trata este artículo, deberán ser transmitidos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se genera con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, por los mecanismos y dentro del término señalado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
VALIDACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA, LAS NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 27. VALIDACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La validación es el procedimiento que comprende:
1. Validación previa: Una vez generada y transmitida la información que contendrá la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, por parte del facturador electrónico; la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento electrónico que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos e instrumentos, de conformidad con la información transmitida y relacionada con los requisitos establecidos en el artículo 11, de esta resolución, con excepción del requisito señalado en el numeral 6 y 7, del citado artículo para la factura electrónica de venta; así como los requisitos de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, según el caso, con el valor de “Documento validado por la DIAN” o “Documento Rechazado por la DIAN” cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Cuando los documentos e instrumentos, indicados en el inciso anterior, cumplan con los requisitos y criterios de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento electrónico con el valor “Documento validado por la DIAN” y genera, firma, almacena y remite un mensaje de validación al facturador electrónico para su correspondiente expedición y entrega al adquiriente, de acuerdo con las condiciones técnicas y tecnológicas de expedición de que trata el artículo 30 de esta resolución.
En caso que la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, no cumplan con los requisitos y condiciones exigidos al momento de la validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) remite un mensaje con el valor de “Documento Rechazado por la DIAN”, en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento electrónico no se encuentra validado, sin consumir el “número consecutivo” y/o el “prefijo y numero consecutivo” del documento e instrumento electrónico. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor “Documento validado por la DIAN”.
Cuando la factura electrónica de venta no sea validada, de conformidad con el procedimiento aquí establecido y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada, procede su inhabilitación, conservando la trazabilidad, y en consecuencia se debe utilizar el siguiente consecutivo o aquel que corresponda.
2. Validación de la factura electrónica de venta expedida por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta de que trata el numeral anterior por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo previsto en el artículo 26 de esta resolución.
PARÁGRAFO 1o. Cuando no se pueda llevar a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por inconvenientes tecnológicos atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el obligado a facturar está facultado para expedir al adquiriente la factura electrónica de venta sin la validación previa, siendo válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de la factura electrónica de venta de que trata el artículo 11 de esta resolución, salvo el requisito contemplado en los numerales 6 y 7 del citado artículo; así como la revisión que deba realizar el adquiriente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO 2o. Sin perjuicio de lo establecido en el inciso 4 del numeral 1 del presente artículo, cuando el sistema consuma “número consecutivo” y/o “prefijo y número consecutivo” del documento e instrumento electrónico, el número podrá ser inhabilitado por el obligado, conservando la trazabilidad, dando cumplimiento a lo establecido en el TÍTULO VIII de esta resolución.
ARTÍCULO 28. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La validación de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de los requisitos contenidos en el artículo 11 de esta resolución, conforme lo establecido en el anexo técnico de la factura electrónica de venta; no obstante la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al facturador electrónico y demás responsables de su generación, transmisión, expedición y recepción cuando corresponda; así mismo, será responsabilidad del adquiriente la revisión para efectos de que se cumpla con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario y demás disposiciones que exigen requisitos para que los documentos indicados en el presente artículo tengan valor probatorio para efectos tributarios, lo anterior sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
EXPEDICIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 29. EXPEDICIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura electrónica de venta de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los numerales 17 y 18 del artículo 1o de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente de la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que trata el artículo 11, de esta resolución.
El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura electrónica de venta y su validación, los cuales deben estar incluidos en el contenedor electrónico, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación como facturador electrónico, que podrá ser consultada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta.
b) Cuando la entrega no se realice según lo previsto en el literal a) del presente artículo, por transmisión electrónica, en dispositivos electrónicos entre el servidor del facturador electrónico y del adquiriente, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquiriente.
2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual, autoriza la entrega de la factura electrónica de venta, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en formato digital de representación gráfica.
b) Por correo electrónico a la dirección suministrada por el adquiriente al facturador electrónico, en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que trata el artículo 11, de esta resolución.
c) Impresión de representación gráfica.
d) Por envío electrónico entre el servidor del facturador electrónico y el servidor del adquiriente, en dispositivos electrónicos, en el formato digital de representación gráfica o en formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la DIAN”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico, con el cumplimento de los requisitos de que trata el artículo 11, de esta resolución, siempre que exista acuerdo entre el facturador electrónico y el adquiriente.
e) Si el adquiriente no informa o señala el medio de recepción de la factura electrónica de venta, la misma se deberá expedir de conformidad con lo indicado en el literal c) de este numeral.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los facturadores electrónicos deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o impreso deberán contener como mínimo los requisitos de los numerales del 1 al 5, del 8 al 13, 15 y 18 del artículo 11 de esta resolución.
Para efectos del numeral 16 del artículo 11 de esta resolución, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el numeral 1 y el literal b) del numeral 2 del presente artículo, registrado por el adquiriente en el procedimiento de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 3o. Para efectos de la expedición de la factura electrónica de venta cuando se presenten los inconvenientes tecnológicos de que trata el numeral 2 del artículo 27 de esta resolución, el contenedor electrónico, solo incluirá el formato de generación de factura electrónica de venta.
NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 30. NOTAS DÉBITO, NOTAS CRÉDITO QUE SE DERIVAN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Cuando se elaboren notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, las mismas se deben incluir de manera individual o acumulada según el caso, en el contenedor electrónico y cumplir con los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente como nota débito o nota crédito de la factura electrónica de venta, según corresponda.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien las expide.
3. El prefijo, el número, la fecha utilizada para la generación del CUFE y el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) de las facturas electrónicas de venta a la cual hace referencia la nota débito o la nota crédito según el caso.
4. El Código Único de Documento Electrónico (CUDE).
5. La dirección de internet en la que se encuentra la factura electrónica de venta contenida en la información del código QR.
6. El tipo de nota débito o nota crédito según corresponda.
7. La fecha y hora de generación.
8. La fecha y hora de validación.
9. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien prestó el servicio.
10. Los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
11. Los apellidos, nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios para los casos en que el adquiriente no suministre la información del numeral 10 del presente artículo, en relación con el Número de Identificación Tributaria (NIT).
12. El “consumidor final” o apellidos y nombre y el número “222222222222” en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren su identificación de los numerales 10 y 11 del presente artículo.
13. El número de registro, línea o ítem, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica, códigos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados y la denominación -bien cubierto- si se trata de estos bienes. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos, así como el valor unitario y el valor total de cada una de las líneas o ítems.
14. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que afecten la factura electrónica de venta.
15. La calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), la calidad de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios y la calidad de gran contribuyente.
16. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
Validadas las notas débito y notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, estas deben ser entregadas al adquiriente, atendiendo el procedimiento y los medios conforme se haya expedido la factura electrónica de venta y/o el documento equivalente; cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, de conformidad con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Sin perjuicio de la utilización de la nota crédito conforme lo indicado en el numeral 9 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 25 del artículo 1o de esta resolución, la nota crédito será el mecanismo de anulación de la factura electrónica de venta, caso en el cual el número de la factura anulada no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas las notas débito y/o las notas crédito electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
Las representaciones gráficas de las notas débito y las notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta, deberán contener todos los requisitos mencionados en este artículo, salvo los requisitos contemplados en los numerales 5, 8 y 16 del presente artículo.
Para efectos del numeral 5 del presente artículo, se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 1o. Para los casos en que la nota débito y nota crédito que se deriven de una factura electrónica de venta, en la cual no se pueda identificar en forma clara e inequívoca la factura electrónica de venta que dio origen a la misma, el requisito establecido en el numeral 3 del presente artículo no aplica.
PARÁGRAFO 2o. Únicamente los agentes de retención del Impuesto sobre las Ventas (IVA) contemplados en los numerales 1, 2 y 7 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, deberán indicar esta calidad en las notas débito, notas crédito que se derivan de la factura electrónica de venta.
PARÁGRAFO 3o. Las notas débito y las notas crédito generadas en el periodo de inconveniente tecnológico, deberán ser transmitidas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en formato electrónico de generación, en los plazos de que tratan los numerales 1 y 3 del artículo 31 de esta resolución, respectivamente, cumpliendo con las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto se establecen en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
INCONVENIENTES DE TIPO TECNOLÓGICO RELACIONADOS CON LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS DERIVADOS DE LA MISMA.
ARTÍCULO 31. INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Son inconvenientes tecnológicos aquellos atribuibles al facturador electrónico, al adquiriente electrónico y a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); tratándose de facturador electrónico esta circunstancia solo aplica siempre que se encuentre debidamente habilitado de conformidad con lo indicado en el artículo 22 de esta resolución.
1. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del facturador electrónico. En caso de inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación formal de expedir factura electrónica de venta o hacer la entrega de las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta, el facturador electrónico deberá:
a) Por el tiempo en que dure el inconveniente, se deberá expedir factura de venta de talonario o de papel, la citada factura de venta se podrá generar para su expedición de forma manual o autógrafa o a través de sistemas informáticos electrónicos.
La factura de talonario o de papel de que trata el inciso anterior será válida como soporte de la venta del bien y/o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos, impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente, según corresponda; en todo caso, el facturador electrónico deberá cumplir con los requisitos de que trata el artículo 12 de esta resolución; así como la revisión que deba realizar el adquiriente para efectos de que se cumplan con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
b) Transcribir la información mediante “documento electrónico de transmisión” que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel, con la identificación del tipo de factura, que fue expedida en el periodo del inconveniente y la información correspondiente al Código Único de Documento Electrónico (CUDE), y transmitirlas a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de las 48 horas siguientes al momento en que se supera el inconveniente, a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, de conformidad con las condiciones, los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que se incorporan en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”. Para estos documentos no serán aplicables las reglas de validación de que trata el artículo 27 de esta resolución. Para los casos en que la factura de venta de talonario o de papel, se genere en forma manual o autógrafa, el término para trascribir y transmitir la información establecido en el presente numeral, será de 48 horas.
2. Inconvenientes tecnológicos presentados por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta en formato electrónico de generación. En caso de inconvenientes tecnológicos por parte del adquiriente que recibe la factura electrónica de venta de conformidad con el procedimiento de expedición de factura indicado en el literal b) de numeral 1 del artículo 29 de esta resolución, deberá informarlo al facturador electrónico, quien pondrá a disposición del adquiriente la factura electrónica de venta a través de los medios indicados en el literal a) del numeral 1 del artículo 29 de esta resolución.
3. Inconvenientes de tipo tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la recepción y validación de la factura electrónica de venta. Cuando por inconvenientes tecnológicos no haya disponibilidad del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que impida la transmisión y validación de la factura electrónica de venta, el sistema generará un aviso electrónico, informando el inconveniente de acuerdo con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” y deberá continuar facturando electrónicamente, expidiendo la misma sin el documento electrónica de validación.
Restablecido el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se deberá continuar con el procedimiento de transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta.
Superado el inconveniente técnico o tecnológico el facturador electrónico, deberá remitir las facturas electrónicas de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta expedidas durante el término del inconveniente técnico o tecnológico, a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), dentro de las cuarenta y ocho (48) horas, contadas a partir del día siguiente en que se restablezca el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de que trata el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 1o. Los inconvenientes tecnológicos deberán ser informados de manera electrónica cuando se presenten los mismos, atendiendo a lo dispuesto en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 2o. El Inconveniente tecnológico de que trata los numerales 1 y 2 de este artículo, igualmente aplica para los casos en que el sujeto obligado a facturar y el adquiriente cumplan la obligación formal de generar, transmitir, expedir o recibir la factura electrónica de venta, según el caso, a través de un proveedor tecnológico y esté presente inconvenientes tecnológicos.
EL SERVICIO GRATUITO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA SUMINISTRADO POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN).
ARTÍCULO 32. EL SERVICIO GRATUITO PARA LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA SUMINISTRADOR POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el servicio suministrado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para el cumplimiento del deber formal de expedir factura electrónica de venta, donde el facturador electrónico realiza la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta; así como las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta; lo anterior de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos de que trata el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, el cual es gratuito.
El facturador electrónico que opte por utilizar el servicio gratuito, deberá surtir el proceso de habilitación de que trata la presente resolución; el usuario de este medio de facturación electrónica, deberá tener en cuenta para su utilización las funcionalidades que ofrece de conformidad con lo establecido en los manuales de uso que se encuentran ubicados en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), www.dian.gov.co -.
El servicio gratuito para la factura electrónica de venta, podrá ser utilizado por los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta sin atender límite de cantidad, montos de las facturas, adquirientes, bienes y/o servicios.
FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y DOCUMENTOS EQUIVALENTES.
EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES.
ARTÍCULO 33. EXPEDICIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> Se entiende cumplido el deber formal de expedir factura de venta de talonario o de papel y/o de documentos equivalentes de conformidad con lo establecido en el numeral 5 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el numeral 17 del artículo 1o de esta resolución y cuando la misma sea entregada al adquiriente, con el cumplimiento de los requisitos a través de los siguientes medios:
1. Tratándose de adquirientes facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, al momento de efectuar la venta o prestación del servicio.
El adquiriente facturador electrónico recibirá la entrega de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en el procedimiento de habilitación en formato digital de representación gráfica, o
b) De manera física.
2. Tratándose de adquirientes que no son facturadores electrónicos: Con la entrega al adquiriente, quien señalará el medio por el cual se autoriza la entrega, así:
a) Por correo electrónico a la dirección electrónica suministrada por el adquiriente en formato digital de representación gráfica, o
b) De manea física.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de las representaciones gráficas en formato digital, los obligados a facturar deberán utilizar formatos que sean de fácil y amplio acceso por el adquiriente, garantizando que la factura se pueda leer, copiar, descargar e imprimir, sin tener que acudir a otras fuentes para proveerse de las aplicaciones necesarias para ello.
Las representaciones gráficas en formato digital o físico, deberán contener como mínimo los requisitos del artículo 12 de esta resolución.
Para efectos de lo establecido en el parágrafo del artículo 9o de esta resolución, en caso de que la factura de venta de talonario o de papel se genere a través de sistemas informáticos electrónicos, en la representación gráfica se debe incluir el Código de respuesta rápida -Código QR-, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico de la factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 2o. El correo electrónico de que trata el literal a) del numeral 1 del presente artículo registrado por el adquiriente en el proceso de habilitación, deberá cumplir con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, conforme lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
PARÁGRAFO 3o. La información de la factura de venta de talonario o de papel y/o del documento equivalente, deberá ser remitida, a través del servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), conforme lo indicado en los artículos 34 y 35 de esta resolución.
PARÁGRAFO 4o. El sujeto obligado a facturar deberá conservar copia física o electrónica de los documentos equivalentes a la factura de venta, las copias son idóneas para todos los efectos tributarios y contables contemplados en las leyes pertinentes.
Cuando se expidan los documentos equivalentes de que tratan los numerales 6, 7 y 12 del artículo 13 de esta resolución, se deberá dar cumplimiento a lo ordenado en el artículo 1.6.1.4.14. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, según corresponda.
ARTÍCULO 34. TRASMISIÓN DE LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos que expidan los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, deberán transmitir la información y contenido de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); hasta tanto no se regule la trasmisión de que trata el presente artículo los sujetos obligados a facturar que utilicen documentos equivalentes conservan los mismos para ser exhibidos ante la entidad citada en este artículo cuando sean exigidos.
ARTÍCULO 35. TRASMISIÓN DE LA FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos que expidan la factura de venta de talonario o de papel de que trata el artículo 1.6.1.4.5., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y del artículo 12 de esta resolución, deberán transmitir la información de la citada factura de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y conforme se indica en el artículo 31 de esta resolución.
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL TIQUETE DE MÁQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMAS P.O.S.
ARTÍCULO 36. CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL TIQUETE DE MÁQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMAS P.O.S. <Artículo derogado por el artículo 70 de la Resolución 165 de 2023. Estará vigente en la medida que se vaya cumpliendo el calendario de implementación de los documentos equivalentes electrónicos, previstos en el artículo 23 de la misma resolución, según lo previsto en el artículo 68 de la Resolución 165 de 2023> Los obligados a facturar que opten por utilizar el tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S., previsto en el numeral 1 del artículo 13 de esta resolución, y de conformidad con lo indicado en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, deberán utilizar desarrollos tecnológicos que garanticen:
1. Que el hardware y software interactúe, permitiendo la programación, control y ejecución de las funciones inherentes al punto de venta, tales como emisión de tiquetes, comprobantes, notas crédito, notas débito, programación de departamentos, códigos (PLUS), grupos, familias o subfamilias.
2. Identificar los bienes o servicios, con indicación del departamento al cual corresponden y la tarifa del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada bien o servicio.
3. La agrupación de los bienes y/o servicios puede hacerse en forma diferente a la de departamentos, pero en todo caso, la forma de agrupación que haya escogido quien vende o presta el servicio, deberá identificarse en el servidor de puntos de venta o en la terminal de venta, según el caso.
4. El artículo exhibido al público deberá encontrarse identificado mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
5. Elaborar al final del día y conservar en un archivo electrónico el “comprobante informe diario”, por cada máquina registradora, computador o cualquier dispositivo usado para expedir el documento equivalente POS. El comprobante deberá contener la siguiente información:
a) Nombre y apellido o razón social y NIT del vendedor o prestador del servicio;
b) Número de identificación de las máquinas registradoras o computadores que emitieron el documento equivalente o la factura;
c) Fecha y hora del comprobante;
d) Registro del número inicial y final de las transacciones diarias efectuadas por cada dispositivo electrónico;
e) Discriminación de las ventas brutas de bienes o prestación de servicios por cada departamento, identificando por ítem las operaciones exentas, excluidas y gravadas, estableciendo respecto de estas últimas, el valor de las ventas por cada tarifa de Impuesto sobre las Ventas (IVA) y/o impuesto nacional al consumo. En caso de descuentos estos deberán aparecer discriminados por departamentos;
f) Discriminación por dispositivo electrónico o terminal, especificando el número de transacciones atendidas y valor de las ventas de bienes y/o servicios prestados por cada una de ellas;
g) Totalización de los medios de pago especificando el número de transacciones y el valor de la operación por cada uno de ellos, desglosando:
1. Efectivo
2. Cheques
3. Tarjetas débito, tarjeta crédito
4. Ventas a crédito
5. Bonos
6. Vales
7. Otros, y
h) Valor total de lo registrado.
i) Inventario de máquinas registradoras y dispositivo usados para expedir el documento equivalente POS, con su serial indicando su ubicación por cada establecimiento de comercio, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas.
j) El “comprobante informe diario” deberá elaborarse en forma electrónica o física debiendo formar parte integral de la contabilidad y exhibirse en el establecimiento de comercio cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo exija.
k) La información de que trata el literal i), se debe conservar en el domicilio fiscal del obligado para ser exhibido cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo exija.
DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
EXPEDICIÓN Y TRANSMISIÓN DE LA INFORMACIÓN.
ARTÍCULO 37. EL DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> El documento equivalente electrónico es el documento que podrá comprender los documentos equivalentes de que trata el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los numerales 1 a 12 del artículo 13 de esta resolución y que será posteriormente desarrollado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en donde se establecerán los plazos, requisitos, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos. En todo caso la implementación de los documentos equivalentes electrónicos deberá realizarse a más tardar el treinta (30) de junio del año 2021, atendiendo lo dispuesto en el artículo 90 de esta resolución.
AUTORIZACIÓN DE LA NUMERACIÓN CONSECUTIVA DE LA FACTURA DE VENTA, DOCUMENTOS EQUIVALENTES Y DOCUMENTO SOPORTE, EN ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS A SUJETOS NO OBLIGADOS A FACTURAR.
SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 38. SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE NUMERACIÓN DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el servicio informático electrónico para la solicitud de autorización, habilitación e inhabilitación de la numeración consecutiva, que se encuentra dispuesto en la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y le permite al sujeto obligado, cumplir con el requisito de la numeración consecutiva en los siguientes documentos:
1. Factura electrónica de venta.
2. Factura de talonario o de papel.
3. Documentos equivalentes, expedido por las máquinas registradoras con sistema POS.
4. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente
En caso de inconvenientes tecnológicos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el sujeto obligado cuya numeración autorizada se encuentre agotada al momento de referido inconveniente, deberá expedir los documentos contemplados en el presente artículo indicando la numeración autónoma, sin perjuicio de la solicitud de autorización de la misma, una vez se restablezcan los servicios, indicando la numeración ya consumida en la solicitud de la misma.
NUMERACIÓN, AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN, INHABILITACIÓN, ANULACIÓN Y VIGENCIA.
ARTÍCULO 39. NUMERACIÓN CONSECUTIVA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Corresponde un sistema de numeración consecutiva definido por cada sujeto obligado, en los documentos establecidos en los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, el cual está compuesto por:
1. Numero consecutivo.
2. Prefijo compuesto por cuatro (4) letras, números o su combinación.
3. El número, la fecha y vigencia de la autorización de numeración.
Tratándose de prefijos los mismos deberán ser utilizados por los sujetos obligados como mínimo cuando se tenga más de un establecimiento de comercio, sede, oficina, local, punto de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
PARÁGRAFO. <Parágrafo adicionado por el artículo 4 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los sujetos obligados a la utilización del prefijo de que trata el numeral 2 de este artículo, podrán utilizar prefijos de hasta cuatro (4) letras, números o su combinación; en todo caso, podría utilizarse un número menor de prefijos, atendiendo al número de establecimientos de comercio, sedes, oficinas, locales, puntos de venta o lugares donde desarrollen sus actividades económicas en los cuales se expida factura de venta o documento equivalente y se elabore el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente; conforme a lo anterior, las autorizaciones de numeración de facturación expedidas hasta con cuatro (4) letras, números o su combinación tendrán validez.
ARTÍCULO 40. AUTORIZACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es la asignación de la numeración consecutiva que realiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), previa solicitud por parte del obligado, la cual contiene:
1. Número, fecha y vigencia de la autorización.
2. Rangos de numeración.
3. Prefijos cuando fuere del caso.
El sujeto obligado deberá solicitar una nueva autorización previo a que se agote la vigente o en el caso en que se agote o se encuentre vencida la autorización inicial de numeración.
La numeración consecutiva de que trata el presente artículo es necesaria para la asignación de la clave técnica.
PARÁGRAFO. Para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
ARTÍCULO 41. SOLICITUD DE HABILITACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es la solicitud que realiza el obligado cuando resulta insuficiente el término de vigencia inicialmente autorizado y no se hubiere agotado la numeración respectiva. Para el efecto, el obligado podrá adelantar el trámite de habilitación de la numeración con una antelación de quince (15) días hábiles previo a la fecha de vencimiento de la vigencia de la autorización o habilitación según el caso.
ARTÍCULO 42. ANULACIÓN DE LA NUMERACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> El sujeto obligado a facturar podrá anular la numeración de los documentos de que tratan los numerales 1 al 4 del artículo 38 de esta resolución, cuando los mismos no sean utilizados por razones diferentes a la inhabilitación; no obstante, deberá conservar, exhibir y remitir la justificación de la citada anulación cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo exija en desarrollo de sus facultades de fiscalización, cruces y solicitud de información.
ARTÍCULO 43. INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Es el acto administrativo por medio del cual, previa solicitud del obligado o de oficio, en los eventos mencionados en el presente artículo quedan rangos de numeración sobrante, los cuales deberán ser inhabilitados de tal forma que una vez gestionado este trámite, los mismos no puedan ser utilizados. Para los casos en los cuales, la resolución de numeración se encuentra vencida, no procede la inhabilitación.
Se deberá solicitar inhabilitación de la numeración en los siguientes casos:
1. A solicitud de parte. A solicitud de parte cuando se presente las siguientes circunstancias:
a) Pérdida de facturación o documento soporte;
b) Cese definitivo de actividades;
c) Cierre de establecimiento, sede, oficina, o lugares donde desarrollen sus actividades económicas;
d) Liquidación de personas jurídicas y asimiladas;
e) Pérdida de calidad de sujeto obligado a facturar;
f) Liquidación de sucesiones;
g) Cambio o inexistencia del sistema de facturación;
h) Fusión, escisión o transformación de sociedades;
i) Cambio de nombres y apellidos, o de razón social;
j) Por declaratoria de proveedor ficticio;
k) Cuando la factura no sea validada, de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 27 de esta resolución y se hubiere consumido el consecutivo de la numeración autorizada.
Las solicitudes de inhabilitación presentadas por parte del obligado a facturar, deberán ser tramitadas de acuerdo con lo previsto en el artículo 45 de esta resolución.
2. De oficio: La inhabilitación podrá realizarse por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando se constate la ocurrencia de alguna de las causales anteriormente mencionadas o por orden judicial o administrativa declarada por autoridad competente en los términos prescritos en la misma, en todos los casos se indicarán los rangos de numeración que serán objeto de inhabilitación.
Si la inhabilitación es de oficio, ordenada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), esta se notificará al interesado para lo cual se atenderá a lo dispuesto en el Estatuto Tributario. Una vez ejecutoriado el acto administrativo, se realizará el registro de inhabilitación de la numeración en el servicio informático electrónico de numeración por el área competente de la Dirección Seccional correspondiente.
PARÁGRAFO. Para efectos de las causales de inhabilitación antes descritas que impliquen cambios en la información del Registro Único Tributario (RUT) será necesaria su actualización previa al trámite.
ARTÍCULO 44. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La autorización de la numeración consecutiva tendrá una vigencia máxima de dos (2) años a partir de la asignación que realice la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
TRÁMITE DE LA SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN, HABILITACIÓN Y/O INHABILITACIÓN DE LA NUMERACIÓN.
ARTÍCULO 45. TRÁMITE DE LA SOLICITUD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los sujetos obligados a facturar, que deban cumplir con el requisito de numeración consecutiva, que soliciten la autorización, habilitación y/o inhabilitación, ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberán presentar la solicitud a través del servicio informático electrónico de numeración de facturación, así como tener previamente habilitada la firma electrónica, caso en el cual la “Solicitud de Numeración de Facturación” o “Solicitud de Numeración de Documento Soporte” quedará suscrito de forma electrónica.
Comunicada la autorización de numeración y su vigencia, el facturador electrónico, a través del Servicio informático electrónico de numeración de facturación, solicitará los datos de los rangos de la numeración y vigencia autorizada, así como las claves técnicas para cada rango esta última, cuando se trate de facturación electrónica de venta.
Para el efecto, el servicio de autorización de numeración pondrá a disposición los datos solicitados de servidor a servidor.
PARÁGRAFO. Cuando se presente la causal de inhabilitación de que trata el literal k) del numeral 1 del artículo 43 de esta resolución, no habrá lugar a realizar la solicitud de inhabilitación por parte del facturador electrónico, en tal sentido se debe proceder a la inhabilitación del consecutivo, conservando la trazabilidad para la verificación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cuando la citada entidad lo exija, procediendo a utilizar el siguiente consecutivo.
ARTÍCULO 46. DECISIÓN DE LA SOLICITUD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para la autorización de la vigencia y la numeración de facturas de venta, documentos equivalentes y documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el servicio informático electrónico de numeración de facturación generará un documento oficial de autorización de numeración de facturación el cual se entregará al interesado a través del citado servicio informático.
PARÁGRAFO. En los casos, en que la numeración autorizada no sea suficiente y se agote, antes de culminar la vigencia de la misma, el interesado deberá solicitar una nueva autorización.
ARTÍCULO 47. TRÁMITE ANTE EL LITÓGRAFO Y/O TIPÓGRAFO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para el caso de la factura de venta de talonario o de papel, se deberá entregar al litógrafo y/o tipógrafo que se encuentre registrado en el Registro Único Tributario (RUT), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación. El litógrafo y/o tipógrafo, conservará a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el citado documento y deberá realizar la consulta señalada en el artículo 47 de la presente resolución.
PARÁGRAFO 1o. En ningún caso, los litógrafos y/o tipógrafos, podrán elaborar facturas en las cuales se registren documentos de autorización de numeración que no hayan sido autorizadas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 2o. El trámite de que trata el presente artículo no aplica para los sujetos obligados a facturar que expidan las facturas de venta de talonario o papel a través de servicios informáticos electrónicos.
PARÁGRAFO 3o. La información señalada en este artículo deberá ser reportada por parte de los litógrafos y/o tipógrafos, mediante el servicio informático electrónico que disponga la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); hasta tanto no se reglamente el envío de la información de que trata este parágrafo, se deberá continuar con el reporte de la información de acuerdo con la normatividad vigente.
DISPOSICIONES GENERALES.
ARTÍCULO 48. SERVICIO DE CONSULTA DE FACTURACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), pondrá a disposición en su página web, el servicio de consulta del estado de autorización de la numeración de las facturas.
ARTÍCULO 49. REGISTRO DE LITÓGRAFOS Y/O TIPÓGRAFOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Las personas o entidades que elaboren facturas de venta de talonario o de papel de conformidad con lo establecido en la presente resolución, deberán estar previamente inscritas en el Registro Único Tributario (RUT) señalando el código de actividad económica respectiva y cumplir con los requisitos en el artículo 1.6.1.4.19. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
INTERACCIÓN DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN.
ARTÍCULO 50. INTERACCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación de que trata el TÍTULO II de esta resolución que se expidan a través los softwares dispuestos por el obligado a facturar deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. Los inventarios de los bienes que se registran en las facturas de venta y/o documentos equivalentes.
2. Los sistemas de pago.
3. El Impuesto sobre las Ventas (IVA), el impuesto nacional al consumo, el impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas.
4. La retención en la fuente que se haya practicado.
5. La contabilidad.
6. En general la información tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas de facturación de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
En las acciones de control de la obligación formal de facturar y de las obligaciones de tipo sustancial que tengan como apoyo o fuente para el citado control los sistemas de facturación, los obligados a facturar deberán suministrar información a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en relación con el cumplimiento de las funcionalidades que garanticen la interacción de que trata el presente artículo, así como el acceso al software de conformidad con lo establecido en el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y en el numeral 1 del artículo 1o de esta resolución.
PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
REQUISITOS DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 51. REQUISITOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, será realizada directamente por el facturador electrónico; lo anterior, sin perjuicio de contratar para tal efecto los servicios de proveedores tecnológicos que hayan sido previamente habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Quienes opten por ser habilitados o requieran la renovación de la citada habilitación, como proveedores tecnológicos, deberán agotar previamente el procedimiento de habilitación para facturar electrónicamente conforme lo indicado en el artículo 22 de esta resolución. Agotado lo anterior, el interesado deberá presentar a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), una solicitud para obtener la habilitación y/o renovación como proveedor tecnológico, según sea el caso y cumplir con los requisitos de que trata el artículo 616-4 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.14.24. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución así:
1. Estar constituido como sociedad en Colombia o como sucursal de sociedad extranjera.
2. Estar Inscrito en el Registro Único Tributario (RUT).
3. Registrar en el objeto social las actividades de generación, transmisión, expedición, entrega y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos derivados de la factura electrónica de venta, sin perjuicio de la inclusión de otras actividades económicas. Este requisito debe conservarse hasta que se mantenga la calidad de proveedor tecnológico.
4. Poseer para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico y mantener durante el tiempo en que dure la habilitación, un patrimonio contable a la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico, por una suma igual o superior a veinte mil (20.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), dentro del cual, la propiedad planta y equipo debe como mínimo corresponder a una suma igual o superior a diez mil (10.000) Unidades de Valor Tributario (UVT), el cual debe estar localizado en Colombia; para tal efecto se deberá presentar como prueba los estados financieros, bajo las Normas de contabilidad aplicables en Colombia de acuerdo al grupo contable que le aplique al solicitante, firmado por el representante legal y contador público o revisor fiscal según sea el caso y demás soportes que exija la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
5. Acreditar certificación sobre sistemas de gestión de seguridad de la información y calidad de la información conforme con la norma ISO 27001 sobre sistemas de gestión de seguridad de la información para los procesos y documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Si para la fecha de presentación de la solicitud como proveedor tecnológico ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), no se cuenta con esta certificación, deberá manifestarse el compromiso de aportarla a más tardar dentro de los dieciocho (18) meses siguientes a la notificación de la habilitación como proveedor tecnológico; término dentro del cual deberá allegarse a Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la certificación correspondiente, como requisito necesario para operar como tal.
6. Acreditar el plan de contingencia para garantizar la continuidad del proceso que asegure la referida continuidad de la operación relacionada con los servicios de generación, transmisión, expedición de la factura electrónica de venta, así como para la recepción de la citada factura, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se derivan de la factura electrónica de venta y en general los demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Para ello, deberá indicar los requisitos mínimos, procesos, procedimientos, controles, periodicidad mínima de realización de controles, que garanticen la continuidad de la operación del negocio, así como acciones para restablecer el servicio y recuperación de la operación en caso de inconvenientes tecnológicos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
7. Estar habilitado como facturador electrónico y facturar electrónicamente sus operaciones, conforme las disposiciones de que trata la presente resolución, para los obligados a expedir factura electrónica de venta.
8. Acreditar infraestructura física, tecnológica y de seguridad; para ello, el solicitante a través del representante legal suscribirá un documento con sus respectivos soportes, identificando la infraestructura física, tecnológica para la prestación del servicio, para la seguridad de la información y para garantizar la continuidad de la prestación del servicio. A nivel tecnológico y de seguridad deberá presentar la arquitectura a través de la cual se presta el servicio, que incluye procesos internos y externos. Esta información deberá estar contenida en un documento que será actualizado anualmente, suscrito por el representante legal, junto con los soportes.
9. Acreditar las condiciones y niveles de servicio prestado de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello el representante legal debe presentar un documento donde se encuentren tipificados los posibles incidentes según la parte del proceso involucrada, clasificados por nivel de criticidad, indicando el tiempo máximo, mínimo y promedio de respuesta esperado para superarlos. El documento deberá contener una descripción del medio a través del cual administran las condiciones y niveles de servicio.
10. El proveedor tecnológico debe garantizar a sus clientes para la prestación de sus servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo como mínimo: oportunidad, cumplimiento, contar con personal formado en servicio al cliente y un canal de servicio de Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencia y Felicitaciones PQRSF, que garantice la trazabilidad y consulta, el cual debe estar dispuesto para la revisión de las funcionalidades y contenidos por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Para ello, el representante legal debe presentar un documento donde describa las condiciones a través de las cuales funciona el servicio de PQRSF y el medio utilizado para su administración.
11. Acreditar personal con conocimientos contables, legales y en UBL, XML, XSD y demás documentos electrónicos, derivados de la factura electrónica de venta y otros documentos electrónicos que se deriven de los servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo, para ello, el interesado en obtener la habilitación como proveedor tecnológico debe tener vinculado personal con título profesional avalado por instituciones educativas de grado superior autorizadas por autoridad competente en Colombia, en temas relacionados con ciencias contables, económicas, del derecho y de las tecnologías.
12. Autorizar la publicación de su razón social, Número de Identificación Tributaria (NIT) y correo electrónico en el registro de proveedores tecnológicos, de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); así como la información requerida para garantizar la interacción, interoperabilidad que se derive de la implementación de la factura electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito, los documento electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicio de qué trata el numeral 3 del presente artículo. La citada autorización se entiende otorgada por el representante legal al momento de solicitar la habilitación como proveedor tecnológico.
13. Suministrar la información relacionada con los representantes legales, los miembros de junta directiva, socios, accionistas y controlantes directos e indirectos; en las sociedades anónimas abiertas deberá brindarse información de los accionistas que tengan un porcentaje de participación superior al cuarenta por ciento (40%) del capital accionario. Se deberá suministrar, adicionalmente, información de las hojas de vida del representante legal, los socios mencionados anteriormente, de los miembros de la junta directiva, así como todo el personal vinculado a la generación, transmisión, y en el proceso de expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y demás documentos y servicios de que trata el numeral 3 del presente artículo. Asegurar que los empleados y contratistas comprenden sus responsabilidades y son idóneos en los roles para los que se consideran. La información debe ser remitida con la solicitud de habilitación a la DIAN y actualizarlo anualmente, como máximo el 30 de abril de cada año, de acuerdo con el formato que defina la DIAN.
14. Poner a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) durante la visita de verificación de requisitos, la información requerida para la verificación y acreditación de la existencia real y material de la persona jurídica, así como del patrimonio contable, la propiedad planta y equipo y en general la información necesaria para la verificación de los requisitos.
15. Realizar satisfactoriamente las pruebas tecnológicas del software de facturación electrónica que demuestren el adecuado funcionamiento de los servicios que presta como proveedor tecnológico.
Para efectos de acreditar los requisitos de los numerales 1, 4, 5, 6, 8, 9, 10 y 13 mencionados en el presente artículo, se debe adjuntar a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en formato PDF solicitud de autorización para actuar como proveedor tecnológico, dirigida a la Subdirección de Gestión y Asistencia al cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o quien haga sus veces.
Para el cumplimiento de lo establecido en el numeral 15, quienes opten por ser habilitados como proveedor tecnológico por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), realizarán las pruebas correspondientes en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta. Una vez superadas las pruebas en forma satisfactoria, el servicio informático de factura electrónica de la DIAN generará el visto bueno que así lo acredite.
PARÁGRAFO 1o. Las condiciones señaladas en el presente artículo deberán cumplirse por el proveedor tecnológico para la fecha de presentación de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso. Igualmente deberán mantenerse durante el tiempo en que se encuentre vigente la habilitación como proveedor tecnológico, salvo lo indicado en el requisito del numeral 4 del presente artículo cuyo valor podrá ser afectado por deterioro o depreciación de los activos.
No obstante, lo previsto en el inciso 1 de este parágrafo al momento de la renovación de la habilitación del proveedor tecnológico, los requisitos expresados en Unidades de Valor Tributario (UVT) deberán corresponder al año de la solicitud de renovación de la habilitación. Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones establecidas en el numeral 1 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario y de las sanciones previstas en el artículo 684-4 Estatuto Tributario.
Cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), efectué verificaciones tendientes a establecer el cumplimiento o mantenimiento de las condiciones de habilitación y/o renovación, en relación con el patrimonio contable y la propiedad planta y equipo, tendrá en cuenta el valor de la Unidad de Valor Tributario -UVT del año de verificación.
PARÁGRAFO 2o. Los proveedores tecnológicos no podrán ceder la habilitación y/o renovación otorgada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 3o. Los proveedores tecnológicos que ofrezcan servicios de facturación electrónica de venta, así como los demás servicios de que trata el numeral 3 de esta artículo, deberán como mínimo ofrecer a los obligados a facturar y/o al adquiriente, los citados servicios, y prestar los que demande el facturador y/o adquirente, cumpliendo las disposiciones y las condiciones de operatividad tecnológica que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la presente resolución, el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” y demás anexos que se establezcan.
En todo caso, el obligado a facturar electrónicamente y el adquiriente son los responsables ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por las obligaciones sustanciales y formales en materia tributaria que como tales les corresponden. Lo anterior sin perjuicio de la aplicación del artículo 684-4 del Estatuto Tributario cuando se tipifiquen las conductas sancionables establecidas como infracciones en el numeral 2 del artículo 616-4 del Estatuto Tributario, aplicables al proveedor tecnológico
PARÁGRAFO 4o. Para efectos de la presentación, actualización y verificación de los requisitos de que trata el presente artículo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establecerá las fichas técnicas, soportes, los mecanismos técnicos y tecnológicos para la transmisión y acreditación de los mismos; entre tanto los proveedores tecnológicos deberán tenerlos a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN, cuando ella los requiera.
HABILITACIÓN, RENOVACIÓN Y CANCELACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS.
ARTÍCULO 52. HABILITACIÓN Y RENOVACIÓN DE LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para la habilitación y renovación de los Proveedores Tecnológicos, se deberá cumplir con lo siguiente:
1. Estar habilitado para expedir factura electrónica de venta de conformidad con lo indicado en el artículo 22 de esta resolución.
2. Solicitar habilitación como proveedor tecnológico a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, dirigida a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en la cual se acrediten los requisitos señalados en el Capítulo I del Título X de esta resolución.
3. Tener activo en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), mínimo un software para prestar los servicios de facturación electrónica de venta, las notas débito, las notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta, el cual deberá cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, trasmisión, validación, expedición y recepción, indicada en el TÍTULO VII de esta resolución y con los anexos técnicos que deba aplicar.
La renovación como proveedor tecnológico, deberá ser solicitada, como mínimo con tres (3) meses de anticipación al vencimiento de la habilitación y/o renovación que le fue aprobada, ingresando al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con los requisitos señalados en el Capítulo I del Título X de esta resolución.
A más tardar dentro de los dos (2) meses siguientes al recibo de la solicitud de habilitación y/o renovación según el caso, presentada por el interesado con la totalidad de los requisitos, ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), decidirá sobre la solicitud de habilitación mediante resolución.
Los proveedores tecnológicos previa solicitud y cumplimiento de los requisitos, serán habilitados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por un período de cinco (5) años; cuando proceda la renovación de la habilitación, la misma se otorgará por el término inicialmente otorgado, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
Contra la decisión de la solicitud de habilitación y/o renovación según sea el caso, proceden los recursos de reposición y apelación de acuerdo con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Los requisitos previstos en el presente artículo aplicarán a partir del 30 de octubre de 2020, de acuerdo a lo estipulado en el parágrafo 4 del artículo 1.6.1.4.24. del Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria 1625 del 2016.
ARTÍCULO 53. CANCELACIÓN DE LA HABILITACIÓN COMO PROVEEDOR TECNOLÓGICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cancelará la habilitación del proveedor tecnológico en los siguientes casos:
1. Cancelación de la habilitación a solicitud de parte: Cuando el proveedor tecnológico solicite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cancelación de la habilitación, debe:
a) Dirigir oficio ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y adjuntar formato en PDF a través del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, solicitando la cancelación de la habilitación como proveedor tecnológico de factura electrónica, acompañada de una relación en donde se indiquen los nombres y apellidos o razón social -NIT y dirección de correo electrónico de las personas y entidades a las cuales les presta sus servicios como proveedor tecnológico, suscrita por el representante legal de la persona jurídica en la que conste que dio aviso a sus clientes dentro del plazo establecido en el literal b) de este numeral.
b) Informar a los facturadores electrónicos, a los adquirentes electrónicos y a las demás personas o entidades a quienes les presta el servicio como proveedor tecnológico, de su decisión de cancelar la habilitación como proveedor tecnológico, como mínimo con tres (3) meses de anticipación a la presentación de la solicitud que debe dirigir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Una vez recibida la solicitud de cancelación de la habilitación con el cumplimiento de los requisitos de los literales a) y b) del presente numeral, la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberá proferir la resolución de cancelación de la habilitación, dentro los 30 días siguientes, contados a partir de la fecha de solicitud, otorgando los recursos que procedan, de conformidad el procedimiento y los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
Cuando no se dé cumplimiento a los requisitos establecidos en este numeral y dentro del término antes indicado, se procederá a la inadmisión de la solicitud para que se subsane el incumplimiento y presente una nueva solicitud para el inicio del trámite de la cancelación de la habilitación.
2. Cancelación de la habilitación derivada de un proceso sancionatorio: La dependencia competente de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cancelará la habilitación del proveedor tecnológico, derivada del proceso sancionatorio atendiendo las causales y procedimiento establecido en los artículos 616-4 y el 684-4 del Estatuto Tributario.
En el acto administrativo de cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico, se ordenará:
a) La cancelación de la habilitación del proveedor tecnológico.
b) La actualización del Registro Único Tributario (RUT) en la responsabilidad correspondiente.
c) La exclusión como proveedor tecnológico en el servicio informático de factura electrónica de venta con validación previa.
d) La comunicación de la exclusión como proveedor tecnológico, a los facturadores electrónicos, a los adquirientes electrónicos y a las demás personas o entidades a que le presta el servicio de proveedor tecnológico, al correo electrónico suministrado por el proveedor en el requisito del numeral 1, literal a) del este artículo.
INTEROPERABILIDAD TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DE VALIDACIÓN PREVIA DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
ARTÍCULO 54. INTEROPERABILIDAD. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión, la expedición y la recepción en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información; los usuarios señalado en el inciso anterior, deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios del servicio informático electrónico de validación previa de la factura electrónica de venta, se deberán tener en cuenta los siguientes:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión, validación, expedición, recepción y registro como título valor de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédi to e instrumentos documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
3. Otros criterios que se fijen en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
DOCUMENTOS SOPORTES.
ARTÍCULO 55. DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. <Artículo derogado por el artículo 26 de la Resolución 167 de 2021>
ARTÍCULO 56. DOCUMENTO SOPORTE EN LOS JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Y ESPECTÁCULOS PÚBLICOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.14 del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los juegos de suerte y azar en los que se expida documento, boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego, juegos localizados y en los espectáculos públicos, constituye soporte de las operaciones, la planilla diaria de control de ventas llevada por el operador, que debe contener los siguientes requisitos:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte, planilla diaria control de ventas.
2. Tener la fecha que debe corresponder al día en que se realizaron las operaciones.
3. Contener los apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del sujeto obligado.
4. Incorporar el número y valor de la boleta, fracción, formulario, cartones, billetes o instrumento que da derecho a participar en el juego o espectáculo público.
5. Detallar el nombre e identificación del serial de la maquina utilizada en los juegos localizados tales como: máquinas tragamonedas, bingos, video-bingos, esferódromos y los operados en casino y similares.
6. Detallar el valor de los impuestos del orden nacional a que haya lugar en la operación del juego.
PARÁGRAFO. El documento soporte de que trata este artículo, deberá ser remitido a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) en forma electrónica cumpliendo con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos necesarios para la generación, numeración, validación, transmisión electrónica que se definan por la mencionada entidad.
No obstante, lo previsto en el presente parágrafo, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá estar a disposición de la autoridad tributaria en el establecimiento de comercio, hasta tanto se establezca el sistema para su transmisión electrónica.
Cuando en los juegos de suerte y azar y espectáculos públicos, otras entidades estatales exijan un control de reporte sobre dichas operaciones, este reporte será el documento soporte que establece el presente artículo; no obstante, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) coordinará con las entidades respectivas la transmisión del citado documento.
REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA.
<Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021>
ARTÍCULO 57. EL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA CONSIDERADA TÍTULO VALOR - RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Es el sistema de información que permite la circulación y trazabilidad de facturas electrónicas como título valor, en lo sucesivo factura electrónica de venta-título valor, el tenedor legítimo y/o a través mandatarios y/o operadores autorizados por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, en adelante RADIAN.
En el RADIAN se realiza el registro de los eventos contenido en el “anexo técnico del registro de la factura electrónica considerada como título valor”, conforme al procedimiento allí previsto.
Lo anterior dentro de la competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con el parágrafo 5 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
ARTÍCULO 58. ADMINISTRADOR DEL RADIAN Y LOS EVENTOS QUE SE REGISTRAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), es competente para administrar el RADIAN, para lo cual se implementa el “anexo técnico del registro de la factura electrónica de venta-título valor” y las funcionalidades que permiten el registro de los eventos de circulación de la factura electrónica de venta -título valor, su consulta y trazabilidad.
Los eventos electrónicos del RADIAN, serán generados, transmitidos y validados en el sistema informático dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo al TÍTULO VII de esta resolución, y de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca el “Anexo Técnico del Registro de la factura electrónica considerada como título valor”.
Los eventos que comprende el RADIAN, son:
1. Aceptación atendiendo las regulaciones expedidas por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
2. Acuse de recibo.
3. Formato de recepción del bien y/o aceptación del servicio.
4. Endoso electrónico.
5. Anulación del endoso electrónico.
6. Mandato electrónico, terminación y/o cancelación.
7. Notificación de pago parcial o total.
8. Avales.
9. Documento de limitación de circulación.
10. Cesión de derechos de crédito.
11. Los demás necesarios para el registro y la circulación.
ARTÍCULO 59. REQUISITOS DE LOS EVENTOS QUE SE REGISTRAN EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> El registro de los eventos en el RADIAN, deberá contener los siguientes requisitos:
1. Que la factura electrónica de venta objeto del registro, se encuentre validada en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. Que la factura electrónica de venta haya sido aceptada de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.
3. Que la factura electrónica de venta -título valor no tenga limitaciones que impidan su circulación de conformidad con las normas comerciales que regulen la materia.
4. Que la factura electrónica de venta -título valor no se encuentre cancelada.
5. Que en la factura electrónica de venta -título valor se encuentre expresa la fecha del vencimiento en que se debe cancelar el derecho crediticio que ella incorpora de conformidad con la norma comercial vigente.
6. Que en la factura electrónica de venta -título valor se señale el lugar donde debe ser cancelada. Para todos los efectos se entenderá que la factura fue creada en la dirección del emisor de la factura, de conformidad con la norma comercial vigente.
PARÁGRAFO. Cuando no pueda llevarse a cabo la validación previa de la factura electrónica de venta, por razones tecnológicas atribuibles a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se atenderá lo dispuesto en el TÍTULO VII de esta resolución.
ARTÍCULO 60. SUJETOS QUE PARTICIPAN EN EL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR Y EL ROL EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Los sujetos que pueden participar en el RADIAN, atenderán los siguientes roles:
1. Rol de consulta. Permite al usuario del RADIAN, tener acceso a la información de la factura electrónica de venta-título valor y corresponden a los siguientes sujetos:
a) El Facturador electrónico.
b) El tenedor legítimo.
c) El deudor o adquirente.
d) Los factores.
e) Los avalistas.
f) Las autoridades judiciales.
g) Otros sujetos debidamente autorizados.
2. Rol de Registro. Permite al usuario del RADIAN, inscribir eventos para la circulación de factura electrónica de venta-título valor y corresponden a los siguientes sujetos:
a) Facturador electrónico. El facturador electrónico podrá registrar aceptaciones, endosos, cesiones y pagos.
b) Tenedor legítimo. El tenedor legítimo podrá registrar los endosos sucesivos al primero, cancelación de endosos, cesiones y pagos.
c) Deudor o adquirente. El deudor o adquirente podrá registrar pagos totales o parciales.
d) Factores. El factor podrá registrar anulación de endosos.
e) Avalistas. El avalista podrá registrar pagos totales o parciales.
f) Autoridades judiciales. Las autoridades judiciales podrán registrar embargos y demás actos judiciales que afecten la circulación de la factura electrónica - Título Valor.
g) Otros sujetos debidamente autorizados. Corresponden a aquellos sujetos que podrán registrar actos según su autorización.
3. Rol de Administrador. El rol de administrador, corresponde a la Dependencia que delegue el Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), designada para ello, la cual está encargada de realizar las anotaciones en el RADIAN, de producir los datos estadísticos y de certificar la trazabilidad de la factura electrónica- Título Valor.
ARTÍCULO 61. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS ANOTACIONES EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Las anotaciones de los eventos en el RADIAN se realizarán atendiendo el siguiente procedimiento:
1. Generación, transmisión y validación de los eventos en el RADIAN, efectuada por el facturador electrónico, el tenedor legítimo, sujetos autorizados, con el cumplimiento de los requisitos establecidos y de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca el “Anexo Técnico del Registro de la factura electrónica considerada como título valor”.
2. Una vez validadas las anotaciones, mediante documento electrónico de validación, se efectuará el registro en el RADIAN, generando el documento electrónico de validación para consulta a:
a) El facturador electrónico o el tenedor legítimo de la factura electrónica de venta-título valor, según el caso.
b) Al deudor de la factura electrónica de venta -título valor.
c) A los sujetos autorizados.
d) A los demás sujetos que intervienen en el RADIAN cuando fuere el caso.
3. El administrador del RADIAN, registrará todos los eventos de la factura electrónica de venta- título valor.
ARTÍCULO 62. CONSULTA DE INFORMACIÓN EN EL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> En todo momento y una vez registradas las anotaciones en el RADIAN, los sujetos autorizados y demás sujetos que intervienen en el mismo, cuando sea del caso, podrán consultar la existencia, contenido y trazabilidad de la factura electrónica de venta-título valor, garantizando la reserva de los datos, según corresponda.
Es obligación del usuario del registro, mantener actualizada la información en el RADIAN.
PARÁGRAFO. Tratándose de solicitud efectuada por autoridad competente, el administrador del registro, previo requerimiento, pondrá a su disposición la factura electrónica de venta-título valor y los eventos derivados de ella para su consulta, atendiendo a las reservas de ley.
ARTÍCULO 63. OBLIGACIÓN DEL ÚLTIMO TENEDOR DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> El último tenedor de la factura electrónica de venta-título valor y/o quien efectué el pago de la misma, informará al RADIAN el pago de la obligación, de conformidad con régimen de responsabilidad que determine la legislación comercial vigente.
No obstante, lo anterior, de no surtirse el evento sobre el pago de la factura electrónica de venta-título valor, dentro del plazo de vencimiento que se haya estipulado en la misma, el administrador del RADIAN podrá marcarla como “vencida”.
ARTÍCULO 64. FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR NEGOCIADO. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Los intermediarios del mercado deberán tener en cuenta el estado de la factura con la última transacción que sea registrada en el RADIAN, si posteriormente hubiere más transacciones del mismo evento, el registro las rechazará de manera automática.
ARTÍCULO 65. REGISTRO DEL CAMBIO DE TENEDOR - ENDOSO ELECTRÓNICO. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> El registro del cambio del tenedor de la factura electrónica de venta-título valor en el RADIAN, se efectuará mediante endoso electrónico, atendiendo las condiciones técnicas y tecnológicas que se establezcan por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el “Anexo Técnico del Registro de la factura electrónica considerada como título valor”.
ARTÍCULO 66. NEGOCIACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR EN INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> Si se presentan inconvenientes tecnológicos que impidan el registro de los eventos de la factura electrónica- Título Valor en el RADIAN, las operaciones efectuadas en el lapso del inconveniente deberán reportarse una vez se restablezca el registro, a más tardar, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes.
ARTÍCULO 67. ALCANCE DEL RADIAN. <Título derogado por el artículo 44 de la Resolución 15 de 2021> La competencia asignada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se circunscribe a la Administración del RADIAN; por tanto, los aspectos sustanciales de la factura electrónica de venta-título valor, en especial los relacionados con la circulación de la misma, atenderán lo dispuesto en las normas que regulan la materia.
ANEXO TÉCNICO.
ARTÍCULO 68. ANEXO TÉCNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Artículo modificado por el artículo 6 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El Anexo técnico de Factura Electrónica de Venta, contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permite cumplir con la generación, transmisión, validación, expedición y recepción de la factura electrónica de venta, las notas débito, notas crédito e instrumentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta y de los demás sistemas de facturación, por parte de los facturadores electrónicos y/o proveedores tecnológicos, en los ambientes de producción en habilitación y producción en operación; cada versión del anexo estará vigente hasta la fecha en que entra en vigencia la nueva versión de conformidad con el artículo 69 de esta resolución.
PARÁGRAFO. Por medio de la presente resolución se adopta el Anexo técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.8. que reemplaza en su totalidad el “Anexo técnico de factura electrónica de venta” versión 1.7-2020.
El “Anexo técnico de factura electrónica de venta versión 1.8”, forma parte integral de la presente resolución modificatoria, y en consecuencia, de la Resolución número 000042 del 5 de mayo de 2020.
ARTÍCULO 69. DIVULGACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS Y TÉRMINO DE ADOPCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023>
<Inciso modificado por el artículo 7 de la Resolución 12 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Los Anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN):
https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/documentacion/Paginas/ documentacion-tecnica.aspx
Los facturadores electrónicos y los sujetos obligados a facturar deberán adoptar los anexos técnicos y sus modificaciones de que trata el presente artículo, a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del anexo técnico.
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 70. REPRESENTANTES QUE CUMPLEN CON EL DEBER FORMAL DE FACTURAR. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Cuando el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta cumpla con esta obligación, a través de un proveedor tecnológico, el citado proveedor deberá estar previamente autorizado y/o habilitado según sea el caso por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y cumplir con las obligaciones, que para tal efecto señalan las disposiciones vigentes.
La obligación formal de facturar podrá ser cumplida por el proveedor tecnológico o un tercero, de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Cuando el facturador electrónico cumpla la obligación formal de facturar a través de su proveedor tecnológico, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario (RUT) una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice los ajustes informáticos necesarios
Cuando la obligación formal de facturar sea cumplida por el proveedor tecnológico o un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera.
ARTÍCULO 71. CONSERVACIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los documentos que se expidan en cumplimento de la obligación de facturar de que trata la presente resolución, deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 72. INFORMACIÓN Y REQUISITOS ADICIONALES EN LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA E INSTRUMENTOS ELECTRÓNICOS QUE SE DERIVAN DE ESTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> En el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, se encuentran campos o grupos de campos de información opcionales que podrán ser utilizadas por los facturadores electrónicos.
Para estandarizar información que se derive de la factura electrónica de venta y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los facturadores electrónicos respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad, hagan parte del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”; la solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Gestión y Asistencia al Cliente de la Dirección de Gestión de Ingresos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo la definición de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta de factura electrónica de venta, para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de requisitos adicionales en la factura electrónica de venta que indiquen las autoridades competentes para cada sector; la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo las definiciones de las funcionalidades del servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
Las modificaciones del “Anexo técnico de factura electrónica de venta”, en todo caso deben incorporase al sistema de factura electrónica de venta mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); las citadas modificaciones que incorporan la formación y requisitos, no harán parte de lo establecido en el artículo 11 de esta resolución, a menos que el citado artículo se modifique o adicione.
PARÁGRAFO: En todo caso la información y los requisitos que trata el presente artículo, no serán objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
ARTÍCULO 73. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DE LOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación de los sistemas de facturación, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
ARTÍCULO 74. FACTURACIÓN EN MANDATO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.9. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en materia Tributaria, para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación establecido en el artículo 20 de la presente resolución, en los contratos de mandato, las facturas de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidas en todos los casos por el mandatario, si el mandatario adquiere bienes y/o servicios en cumplimiento del mandato, la factura de venta y/o documentos equivalentes deberán ser expedidos a nombre del mandatario.
Para efectos de soportar los respectivos costos, deducciones o impuestos descontables, o devoluciones a que tenga derecho el mandante, el mandatario deberá expedir al mandante una certificación donde se consigne la cuantía y concepto de estos, la cual debe ser firmada por contador público o revisor fiscal, según las disposiciones legales vigentes sobre la materia.
En el caso de las devoluciones se adjuntará además una copia del contrato de mandato. El mandatario deberá conservar por el término señalado en el Estatuto Tributario y el Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, las facturas y demás documentos comerciales que soporten las operaciones que realizó por orden del mandante.
En la factura electrónica de venta, elaborada en virtud del contrato de mandato se deberán diferenciar las operaciones del mandante de las del mandatario.
PARÁGRAFO. Para efectos del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica de venta, tanto los mandantes como los mandatarios, atenderán las fechas establecidas para su implementación por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con lo indicado en el TÍTULO VI de esta resolución.
ARTÍCULO 75. FACTURACIÓN DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.10. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en materia Tributaria y sin perjuicio de la obligación de registrar y declarar de manera independiente los ingresos, costos y deducciones que corresponde a los miembros del consorcio o unión temporal, para efectos del cumplimiento de la obligación formal de expedir factura, existirá la opción de que tales consorcios o uniones temporales lo hagan a nombre propio y en representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.
Cuando la facturación la efectúe el consorcio o unión temporal bajo su propio Número de Identificación Tributaria (NIT), esta, además de señalar el porcentaje o valor del ingreso que corresponda a cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal, indicará el nombre o razón social y el Número de Identificación Tributaria (NIT), de cada uno de ellos. Estas facturas deberán cumplir los requisitos señalados en las disposiciones legales y reglamentarias.
En el evento previsto en el inciso anterior, quien efectúe el pago o abono en cuenta deberá practicar al consorcio o unión temporal la respectiva retención en la fuente a título del impuesto sobre la renta y complementarios, y corresponderá a cada uno de sus miembros asumir la retención en la fuente a prorrata de su participación en el ingreso facturado.
El Impuesto sobre las Ventas (IVA) y el impuesto nacional al consumo, según el caso, discriminado en la factura que expida el consorcio o unión temporal, deberá ser distribuido a cada uno de los miembros de acuerdo con su participación en las actividades gravadas que dieron lugar a los referidos impuestos, para efectos de ser declarado; lo anterior aplica en el caso que cada uno de los miembros asuman directamente las responsabilidades que se deriven de los citados impuestos.
La facturación expedida en cumplimiento de estas disposiciones servirá para soportar en el impuesto sobre la renta y en el impuesto sobre las ventas, los costos, los gastos, y los impuestos descontables, de quienes efectúen los pagos correspondientes.
PARÁGRAFO. Tratándose de la factura electrónica de venta que expidan los consorcios o uniones temporales, las mismas deberán permitir identificar la facturación realizada respecto de la participación de cada miembro en el consorcio o unión temporal, en la forma, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
ARTÍCULO 76. FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA EN OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.17. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los facturadores electrónicos, deberán soportar con factura electrónica de venta como documento soporte de la declaración exportación, para la venta de bienes y/o prestación de servicios desde cualquier zona geográfica del territorio aduanero nacional hacia mercados externos o hacia zonas francas.
La entrega de la factura electrónica de venta al receptor o adquiriente del exterior podrá realizarse, en el formato electrónico de generación o en representación gráfica en los términos, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión, validación y expedición de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
ARTÍCULO 77. FACTURACIÓN ELECTRÓNICA DE VENTA DE LAS OPERACIONES EN ZONAS FRANCAS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.18. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, en las operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios al interior de las zonas francas o desde zonas francas hacia el resto del territorio aduanero nacional o hacia el exterior como soporte del Formulario de Movimiento de Mercancías y de la Declaración Especial de Importación, y desde el territorio aduanero nacional hacia zonas francas, aplican las disposiciones del Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y esta resolución.
ARTÍCULO 78. CONDICIONES PARA LOS LITÓGRAFOS Y/O TIPÓGRAFOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los litógrafos y/o tipógrafos serán habilitados de forma permanente para expedir factura electrónica de venta con la inscripción como tal en el Registro Único Tributario (RUT); para tal efecto deberán cumplir con lo establecido en el artículo 1.6.1.4.19. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y la presente resolución para los facturadores electrónicos.
Los litógrafos y/o tipógrafos que realicen la impresión de los requisitos establecidos en los literales a), b), d) y h) del artículo 617 del Estatuto Tributario, en concordancia con los requisitos establecidos en el artículo 12 de esta resolución, deberán cumplir con las siguientes condiciones:
1. Estar inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), como litógrafo y/o tipógrafo habilitado para elaborar facturas de venta.
2. Elaborar las facturas de talonario o de papel de los sujetos obligados a facturar conforme con lo indicado en el documento oficial de autorización de numeración expedido por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
3. Verificar en el sistema de consulta de facturación de la página WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), el documento oficial de autorización de numeración de facturación que corresponda al sujeto obligado a facturar que solicita sus servicios y registrar la elaboración de la factura de talonario o de papel, indicando:
a) Apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del litógrafo, tipógrafo o impresor.
b) Número de facturas impresas.
4. Conservar a disposición de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), copia del documento oficial de autorización de numeración de facturación entregado por el sujeto obligado a facturar.
5. Autorizar la publicación de su apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Abstenerse de elaborar facturas de venta de talonario o de papel en las cuales no se registre el documento de autorización de numeración.
Las condiciones y requisitos previstos en el presente artículo, deberán mantenerse durante el tiempo en que la persona natural o jurídica preste los servicios de impresión de la factura de talonario o de papel a los sujetos obligados a facturar.
ARTÍCULO 79. SANCIÓN DE CIERRE DEL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.11. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, la sanción de cierre del establecimiento de comercio. Los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen, y los sujetos que estando en la obligación de facturar no facturen y expidan documentos distintos a la factura de venta y/o documento equivalente, tales como prefactura, cuenta de cobro, precuenta o similares, serán objeto de la sanción de clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina o consultorio, conforme con lo previsto en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
Lo indicado en el presente artículo también aplica para los sujetos que estando obligados a facturar de conformidad con lo establecido en el artículo 6o de esta resolución, utilicen un sistema de facturación que no se encuentre vigente o autorizado para el citado sujeto.
ARTÍCULO 80. PORCENTAJE MÁXIMO QUE PODRÁ SOPORTARSE SIN FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> Para efecto de lo indicado en el parágrafo transitorio 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y de conformidad con lo previsto en artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta para la procedencia de impuestos descontables, de costos y gastos deducibles, sujetos a documentos soporte que se deriven en operaciones de compra de bienes o prestación de servicios, se tendrá en cuenta:
1. Los documentos equivalentes vigentes, salvo el generado por máquinas registradoras con sistema POS, de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.26., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución;
2. Los documentos que constituyen soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, de que trata el artículo 1.6.1.4.12., del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 55 de esta resolución;
3. Las facturas de venta de talonario o de papel, en los casos en que se deba utilizar este sistema;
4. Las importaciones y demás soportes regulados en las disposiciones vigentes, respecto de la adquisición de bienes y servicios que se realicen fuera del territorio aduanero nacional y de zona franca;
5. Los demás documentos soportes de costos, deducciones e impuestos descontables en la adquisición de bienes y servicios, de los cuales no se exija la factura de venta y/o el documento equivalente.
PARÁGRAFO. Los documentos enunciados en los numerales 1 al 5 de este artículo, serán soporte de costos y gastos en el impuesto sobre la renta y complementarios y descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los implemente en el sistema de facturación de que trata el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y artículo 90 de esta resolución.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS.
ARTÍCULO 81. FACTURA DE VENTA DE TALONARIO O DE PAPEL Y LOS DOCUMENTOS EQUIVALENTES. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo indicado en el artículo 2o del Decreto 358 del 5 de marzo de 2020, la factura de venta de talonario o de papel y los documentos equivalentes a la factura de venta de talonario o de papel de que trata el Capítulo 4 del Título 1 de la Parte 6 del Libro 1 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria que se sustituye con el citado Decreto, mantienen su vigencia hasta la fecha máxima determinada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta con validación previa, de conformidad con el orden establecido en los calendarios de implementación de que trata el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, para cada uno de los sujetos obligados a implementar la factura electrónica de venta y que corresponden a los calendarios establecidos en el TÍTULO VI de esta resolución.
ARTÍCULO 82. FACTURA ELECTRÓNICA SIN VALIDACIÓN PREVIA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Una vez se cumpla el plazo relacionado con la fecha establecida para iniciar la expedición de la factura electrónica de venta, establecidos en los calendarios de los numerales 1 y 2 del artículo 20 de esta resolución, se deberá cesar la expedición de la factura electrónica sin validación previa a su expedición de que trata el decreto 2242 de 2015 que fue incorporado en los artículos 1.6.1.4.1.1. al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria y la misma no será reconocida como un sistema de facturación de conformidad con lo indicado en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario; lo anterior también aplicará para quienes implementen la factura electrónica de venta de manera anticipada, conforme lo indicado en el artículo 2o del Decreto 358 de 2020 y el artículo 21 de esta resolución.
ARTÍCULO 83. PORCENTAJE MÁXIMO QUE PODRÁ SOPORTARSE SIN FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA PARA EL AÑO 2020. <Pérdida de fuerza ejecutoria, aplicó para año 2020> Para efecto de lo establecido en el artículo 1.6.4.27. <sic, 1.6.1.4.27> del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, respecto del porcentaje máximo que podrá soportarse sin factura electrónica de venta correspondiente al treinta por ciento (30%) para el año 2020, en atención a los calendarios de implementación de la factura electrónica de venta de qué trata el TÍTULO VI y conforme a la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el parágrafo transitorio 2 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el citado porcentaje aplicará en el periodo comprendido entre el 2 de Noviembre y el 31 de diciembre del año 2020. Lo anterior en concordancia con lo dispuesto en el artículo 80 de esta resolución.
ARTÍCULO 84. NOTAS DÉBITO Y NOTAS CRÉDITO CORRESPONDIENTES A LA FACTURA ELECTRÓNICA SIN VALIDACIÓN PREVIA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Las notas débito y notas crédito correspondientes a la factura electrónica sin validación previa expedidas de conformidad con el Decreto 2242 del año 2015 compilado en los artículos 1.6.1.4.1.1. al 1.6.1.4.1.21. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, que se elaboren con posteridad a la entrada en vigencia de la presente resolución, se deberán transmitir electrónicamente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con los mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto se establezcan en el “Anexo Técnico de facturación electrónica con validación previa”.
ARTÍCULO 85. DOCUMENTOS EQUIVALENTES GENERADOS POR MÁQUINAS REGISTRADORAS CON SISTEMA POS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con el artículo 1.6.1.4.26. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, lo previsto en el parágrafo 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario los documentos equivalentes generados por máquinas registradoras con sistema POS no otorgan derecho a impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), ni a costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios para el adquiriente.
No obstante, lo previsto en el inciso 1 del presente artículo, los adquirientes podrán solicitar al obligado a facturar, la factura electrónica de venta, cuando en virtud de su actividad económica tengan derecho a solicitar impuestos descontables, costos y deducciones.
Sin perjuicio de lo indicado en el inciso anterior, el documento equivalente generado por máquinas registradoras con sistema POS, será válido como soporte de impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas y de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios, hasta el 1 de noviembre de 2020.
ARTÍCULO 86. ADOPCIÓN DEL ANEXO TÉCNICO DE FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA EN EL AÑO 2020. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Pérdida de fuerza ejecutoria por cumplimiento del plazo establecido> De conformidad con el inciso 3 del artículo 1.6.1.4.23. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en el año 2020, el plazo máximo para la adopción del anexo técnico 1.7-2020, será de treinta (30) días calendario contados a partir de la fecha de publicación de la presente resolución; sin perjuicio de la fecha máxima para iniciar a expedir factura electrónica de venta que tiene el facturador electrónico establecida en el artículo 20 de la presente resolución.
ARTÍCULO 87. FACTURADORES ELECTRÓNICOS QUE SE ENCUENTREN HABILITADOS A LA FECHA DE PUBLICACIÓN DE LA PRESENTE RESOLUCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los facturadores electrónicos que a la fecha de publicación de esta resolución se encuentren habilitados, mantienen dicha condición y aplicarán el anexo técnico dentro de los términos establecidos en el artículo 86 de esta resolución.
ARTÍCULO 88. OBLIGACIÓN DE FACTURAR PARA LOS DISTRIBUIDORES MINORISTAS DE COMBUSTIBLES DERIVADOS DEL PETRÓLEO Y GAS NATURAL COMPRIMIDO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> De conformidad con lo previsto en el parágrafo del artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en relación con estas actividades, deberán iniciar la expedición del sistema de facturación que corresponda, a partir del primero (1) de septiembre de 2020.
Los sujetos a que hace referencia el inciso anterior, y que se encuentren obligados a facturar, de conformidad con lo indicado en al artículo 6o de la presente resolución, deberán implementar la factura electrónica de venta de conformidad con los calendarios establecidos en el artículo 20 de esta resolución.
ARTÍCULO 89. VIGENCIA DE REQUISITOS APLICABLES A LOS PROVEEDORES TECNOLÓGICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Los requisitos aplicables a los proveedores tecnológicos, operaran de la siguiente forma:
1. Los proveedores tecnológicos habilitados con anterioridad a la expedición de la presente resolución, que no tengan requisitos pendientes por cumplir, mantendrán vigente la autorización hasta la fecha inicialmente otorgada.
2. Los proveedores tecnológicos que hayan solicitado y obtenido la autorización de proveedor tecnológico y tenga pendiente de aportar el certificado de calidad ISO27001 de conformidad con el numeral 3 de artículo 12 del Decreto 2242 de 2015, se sujetará al cumplimiento de dicha condición dentro del plazo inicialmente otorgado.
3. Los proveedores tecnológicos cuya solicitud sea radicada con posterioridad a la vigencia de la presente resolución, aplicarán las siguientes reglas:
a) Hasta el veintinueve (29) de octubre de 2020, con los requisitos del artículo 12 del Decreto 2242 de 2015.
b) A partir del treinta (30) de octubre de 2020 los requisitos establecidos en el artículo 1.6.1.4.24. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 51 de esta resolución.
ARTÍCULO 90. EL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> <Ver Notas del Editor> Conforme lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, el numeral 13 del artículo 1.6.1.4.6. y los incisos 2, 3 y 4 del artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, las operaciones a implementar en el sistema de facturación electrónica corresponden a:
1. El documento equivalente electrónico.
2. Venta de bienes y/o prestación de servicios el cual se debe garantizar con la factura electrónica de venta y los demás sistemas de facturación, incluyendo las notas débito, las notas crédito y los instrumentos electrónicos que se deriva de los citados sistemas.
3. Compra de bienes y/o servicios, incluyendo los pagos a favor de no responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), los cuales se debe garantizar con los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
4. El Registro de las facturas electrónica de venta consideradas como título valor para su consulta y trazabilidad.
5. Pagos por rentas de trabajo, incluyendo los aportes parafiscales, de seguridad social y demás erogaciones relacionados con la nómina.
6. Exportaciones e importaciones y otros documentos relacionados con las operaciones aduaneras.
7. Registro fiscal de compras y ventas, la contabilidad, y en general los soportes de costos, gastos y deducciones y otro tipo de soportes electrónicos que faciliten el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
PARÁGRAFO. En relación con los conceptos de que tratan los numerales del presente artículo, la Dirección de Gestión de Ingresos o quien haga sus veces, de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ejecutará un plan que permita su implementación.
Para efectos de lo establecido en el presente parágrafo se deberá presentar semestralmente al Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), un informe de avance sobre la implementación de los referidos documentos, incluyendo dentro del mismo lo relativo a la interoperabilidad de que trata el TÍTULO XI de esta resolución.
ARTÍCULO 91. APLICACIÓN DE LAS NORMAS QUE REGULAN LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA HASTA LA ENTRADA EN VIGENCIA DE ESTA RESOLUCIÓN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Las facturas electrónicas de venta y los demás sistemas de facturación vigentes que se hayan expedido y/o entregado hasta la entrada en vigencia de esta resolución, son soporte de las ventas y/o prestación de servicios, así como de costos, deducciones e impuestos descontables, en razón a que los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario así la establecen. Las consideraciones en relación con la aplicación de los sistemas de facturación antes de la entrada en vigencia de esta resolución son la siguientes:
1. Sujetos que se encontraban habilitados de conformidad con el calendario de implementación a 31 de diciembre de 2019. Los sujetos que, a 31 de diciembre de 2019, se encontraban habilitados, de conformidad con el calendario de implementación establecido en la Resolución 000064 de 2019, que expidieron las facturas electrónicas de venta con validación previa, o los demás sistemas de facturación vigentes, se entiende que han cumplido con la obligación formal de facturar.
2. Sujetos que debiendo haber implementado factura electrónica de venta con validación previa en el año 2019 no lo hubieren realizado. Los sujetos que tenían la obligación de implementar facturación electrónica de venta, conforme a los calendarios establecidos en la Resolución 000064 de 2019, y no lo hubieren efectuado, deberán realizar la implementación en las fechas que se establecen en los calendarios de que tarta el TÍTULO VI de esta resolución.
3. Sujetos cuya fecha de implementación estaba fijada a partir del primero (1) de enero de 2020. Los sujetos cuya fecha de implementación estaba fijada a partir del 1 de enero de 2020, en la Resolución 000064 de 2019, deberán realizar la implementación en las fechas que se establecen en los calendarios de que trata el TÍTULO VI de esta resolución.
Sin perjuicio de lo anterior, las facturas de venta y/o documentos equivalentes que hayan sido expedidos y/o entregados con el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad, hasta la vigencia de la presente resolución constituyen soporte de las ventas de bienes y/o prestación de servicios, costos, gastos, deducciones e impuestos descontables. Los sujetos obligados a facturar que hayan tenido inconvenientes tecnológicos para expedir la factura electrónica de venta a los que hace mención el presente inciso, podrán transmitir la información de las facturas de talonario o de papel de conformidad con lo indicado en el artículo 12 de esta resolución o en su defecto conservarlas cuando la administración tributaria así lo requiera.
ARTÍCULO 92. SOPORTE PARA LA INFORMACIÓN DE INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS POR PARTE DEL FACTURADOR ELECTRÓNICO Y EL ADQUIRIENTE ELECTRÓNICO. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), disponga, en el anexo técnico de factura electrónica de venta del reporte electrónico de inconvenientes tecnológicos; el mismo deberá elaborarse por el facturador o adquiriente electrónico, certificado por el sujetos obligado a facturar o su representante, conservando los soportes para ser exhibidos cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), lo exija.
ARTÍCULO 93. SISTEMAS DE FACTURACIÓN Y RANGOS DE NUMERACIÓN AUTORIZADOS. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Para los sujetos que antes de la entrada en vigencia de la presente resolución, utilicen sistemas de facturación y/o tengan rangos de numeración autorizada vigentes, aplica las siguientes reglas:
1. Factura Electrónica de venta con validación previa: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.
2. Tiquete de máquina registradora POS: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.
3. Factura electrónica de venta sin validación previa: Podrá ser utilizada hasta la fecha máxima para implementar la factura electrónica de venta con validación previa y proceder a solicitar la inhabilitación de la numeración sobrante.
4. Factura de venta de talonario o de papel: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.
5. Factura de venta de talonario o de papel con numeración de contingencia: Podrán continuar con los rangos de numeración autorizados.
PARÁGRAFO 1o. Los requisitos de los documentos equivalentes que se encuentren vigentes antes de la fecha de publicación de la presente resolución, mantienen su vigencia hasta el primero (1) de noviembre de 2020.
PARÁGRAFO 2o. Los requisitos de la factura de venta de talonario o de papel que se encuentren vigentes antes de la fecha de publicación de la presente resolución, mantienen su vigencia hasta que se agoten, y en todo caso hasta el primero (1) de noviembre de 2020.
PARÁGRAFO 3o. Los sujetos obligados a facturar y que no hayan implementado el sistema de facturación electrónica de venta de acuerdo al artículo 20 de esta resolución, utilizarán el servicio informático electrónico de numeración de facturación y realizarán el trámite de la habilitación, solicitud, anulación o inhabilitación de la numeración de conformidad con lo dispuesto en el TÍTULO VIII de esta resolución, cuando lo requieran.
ARTÍCULO 94. IMPLEMENTACIÓN Y USO DEL REGISTRO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA DE VENTA-TÍTULO VALOR EN EL RADIAN. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> La implementación y uso del registro de la factura electrónica de venta-título valor en el RADIAN entrará en operación una vez publicado el anexo técnico correspondiente, de acuerdo con lo establecido en el artículo 69 de la presente resolución.
ARTÍCULO 95. <Artículo derogado por el artículo 70, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 68, de la Resolución 165 de 2023> Publicar la presente resolución de conformidad con el artículo 65 del Código Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 96. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 000055 de 14 de julio de 2016 y todas las que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 5 de mayo de 2020.
El Director General,
José Andrés Romero Tarazona.
<Consultar anexo original en PDF directamente en el siguiente enlace: https://168.61.69.177/documentospdf/PDF/R_DIAN_0042_2020.pdf>
<Anexo reemplazado en su totalidad por la versión 1.8 contenida en la Resolución 12 de 2021>
