RESOLUCIÓN 167 DE 2021
(diciembre 30)
Diario Oficial No. 51.904 de 31 de diciembre de 2021
DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES
Por la cual se implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y se expide el anexo técnico para este documento.
EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES,
en ejercicio de las facultades legales y en especial las consagradas en el numeral 2 del artículo 8o del Decreto 1742 de 2020, el artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 13 de la Ley 2155 del 14 de septiembre de 2021 modificó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, así:
“ARTÍCULO 616-1. SISTEMA DE FACTURACIÓN. El sistema de facturación comprende la factura de venta y los documentos equivalentes. Así mismo, hacen parte del sistema de factura todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) quien establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega.
Todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea compatible con su naturaleza, deberán cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la Ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de acuerdo con el inciso primero del presente artículo.
Salvo que exista una sanción específica, la no transmisión en debida forma de los documentos del sistema de facturación dará lugar a la sanción establecida en el artículo 651 del Estatuto Tributario. La expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación sin los requisitos establecidos dará lugar a la sanción establecida en el artículo 652 del Estatuto Tributario y la no expedición de los documentos que hacen parte del sistema de facturación dará lugar a la sanción prevista en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.
(…)
Adicionalmente, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas, se requerirá de factura de venta, documento equivalente y/o los documentos previstos en el presente artículo.
PARÁGRAFO 1o. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) reglamentará los sistemas de facturación establecidos en este artículo determinando, entre otros, sus requisitos especiales, las definiciones, características, condiciones, obligaciones formales e información a suministrar, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos aplicables, la interacción de los sistemas de facturación con otros inventarios, sistemas de pago, impuestos y contabilidad e información tributaria legalmente exigida, así como los calendarios para su implementación.”.
Que el inciso tercero del artículo 771-2 del Estatuto Tributario señala: “Cuando no exista la obligación de entregar factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca”.
Que el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria establece: “De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas IVA, cuando a ello hubiere lugar.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:
1. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
2. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. de este Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3. de este Decreto será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso, se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación presentada de conformidad con la normatividad vigente.
PARÁGRAFO 3o. Para efectos de lo previsto en el inciso 2 de este artículo, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar, elaborado de manera electrónica, entrará en vigencia una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su generación.
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a los sujetos no obligados a facturar se deberá generar en físico hasta la fecha en que la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición electrónica.”.
Que el artículo 1.6.1.4.13. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, señala “Los sujetos que soporten sus operaciones con el documento previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del presente Decreto deberán transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información y el contenido del citado documento en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca la citada entidad.”.
Que de conformidad con lo previsto anteriormente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) requiere incluir dentro del sistema de facturación electrónica, la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, junto con su anexo técnico.
Que así mismo se requiere establecer a partir de cuándo se llevará a cabo la implementación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica, los requisitos técnicos y tecnológicos que debe contener el mencionado documento, el cual hace parte del sistema de facturación electrónica.
Que en razón a la modificación del artículo 616-1 del Estatuto Tributario y considerando que el objeto de la presente resolución es establecer la información y el contenido del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, para su transmisión electrónica y las notas de ajuste para el citado documento, se requiere establecer los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos para su generación, transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), como una funcionalidad dentro del sistema de facturación electrónica. Así mismo, se requiere incorporar dentro de la presente resolución la regulación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajustes generadas en forma física.
Que por lo anterior se requiere derogar el artículo 55 de la Resolución 000042 de 5 de mayo de 2020 y el artículo 8o de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.
Que se hace necesario establecer dentro de la información y contenido del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS), con el fin de identificar de manera inequívoca dicho documento dentro de la funcionalidad del sistema de facturación electrónica, lo anterior en virtud de lo dispuesto en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.6.1.4.13. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria
Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8 del artículo 8o de la Ley 1437 de 2011, el respectivo proyecto de resolución fue publicado en sitio web de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), del dos (2) al once (11) de noviembre de 2021 para comentarios y observaciones, las cuales fueron analizadas para determinar su pertinencia previa expedición de este acto administrativo.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
DEFINICIONES.
ARTÍCULO 1o. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de la presente resolución se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el artículo 1.6.1.4.1. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el artículo 1o de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan en lo que sea pertinente y las que aquí se establecen:
1. Acceso al software: El acceso al software es la facultad otorgada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para solicitar a los sujetos que van a generar y transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y a los proveedores de soluciones tecnológicas, la información cifrada con métodos distintos a claves públicas, autenticación de ingreso al software, códigos fuente, especificaciones funcionales, interfaces o interoperabilidad con otros sistemas de información, sus licencias, proveedores, identificación de fabricantes y en general, toda aquella información que permita el conocimiento, acceso al contenido y funcionamiento de las tecnologías que se utilizan para los sistemas de facturación a cargo propio o de su proveedor o fabricante.
2. Ambiente de producción en habilitación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en habilitación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste, que consiste en probar y demostrar los componentes que hacen parte del software para el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste.
3. Ambiente de producción en operación: Es un espacio o escenario del sistema de facturación electrónica donde opera la funcionalidad de producción en operación, en el cual se desarrolla un conjunto de actividades por parte de los emisores del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento, que consiste en hacer uso del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente», para cumplir la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento.
4. Anexo Técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Es el documento proferido y dispuesto por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la descripción de las características, condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento. Así mismo para las demás mejoras y los conceptos adicionales que se implementen utilizando para ello el modelo y la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el sistema de facturación electrónica con validación previa y que hace parte integral de esta resolución, en lo sucesivo «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
5. Campos obligatorios del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento: Corresponde a los campos obligatorios informáticos y las condiciones tecnológicas que debe contener el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del citado documento, al momento de ser generados y transmitidos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), los cuales están definidos en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
6. Código Único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS): Es un requisito del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento, constituido por un valor alfanumérico que permite identificar de manera inequívoca dicho documento.
7. Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Es un documento físico o electrónico, que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), derivado de la adquisición de bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el cual se deberá generar por parte del adquirente de los mencionados bienes y/o servicios, para su posterior transmisión para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), o conservación para exhibición en caso de que la autoridad tributaria lo requiera, según corresponda.
8. Generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento: La generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste del citado documento, es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que deben contener los citados documentos, previo a la transmisión, y validación, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente: Las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, en lo sucesivo notas de ajuste, son documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realiza anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. Reglas de validación: Son un conjunto de condiciones de cada uno de los campos y grupos de campos de información que se estructuran en la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, que son transmitidos por el sujeto que lo genera para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Las reglas de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste solo están asociadas al cumplimiento de la información y condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. Transmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste: Es el procedimiento electrónico mediante el cual se remite a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
12. Validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste: La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, es el procedimiento que genera un documento por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que contiene la verificación de las reglas de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, cumpliendo con los requisitos, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE.
ARTÍCULO 2o. GENERACIÓN ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. De conformidad con lo establecido en el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, deberán generarse y transmitirse en forma electrónica por parte de los facturadores electrónicos, según lo considere el sujeto obligado de que trata el artículo 3 de esta resolución, así:
2.1. Por cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o
2.2. Por operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
ARTÍCULO 3o. SUJETOS OBLIGADOS A GENERAR DE FORMA ELECTRÓNICA Y TRASMITIR PARA VALIDACIÓN, EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. De conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria los sujetos obligados a generar de manera electrónica y transmitir para validación el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, son los adquirentes que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios y los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA), que realizan operaciones de compra de bienes o prestación de servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente y requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA).
Lo anterior, cumpliendo las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, establecidos en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente», para la generación y transmisión para su posterior validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
Lo dispuesto en el presente artículo aplica sin perjuicio del cumplimiento de las condiciones y requisitos para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), establecidas en el Estatuto Tributario y demás disposiciones de la Ley y el reglamento, cuando ello aplique.
PARÁGRAFO. Los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, deberán continuar realizando la citada generación de manera física, sin que se requiera la transmisión de los mismos a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); no obstante estos documentos deberán permanecer a disposición cuando la administración tributaria así lo requiera.
Sin embargo, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dispondrá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta una opción para que los sujetos no obligados a facturar, que requieran generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, lo hagan voluntariamente de forma electrónica, para lo cual deberán surtir el procedimiento previsto para tal fin.
ARTÍCULO 4o. INFORMACIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deberá cumplir con los requisitos previstos en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
8. Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
9. Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
10. El Código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS).
ARTÍCULO 5o. CONTENIDO DE LAS NOTAS DE AJUSTE DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Cuando se elaboren notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, se deberán generar y transmitir para validación conforme lo indicado en el TÍTULO III de esta resolución, las cuales deberán contener la siguiente información:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. El código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) de la nota de ajuste.
4. La fecha de generación de la nota de ajuste.
5. El número y la fecha de generación del código único del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al cual hace referencia la nota de ajuste.
6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT), se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
7. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
8. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
9. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando a ello haya lugar.
10. Incluir la firma del emisor de la nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
11. El contenido del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente» establecido en el artículo 17 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata el presente artículo.
La nota de ajuste será el mecanismo de anulación o corrección del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, que podrá ser generada en el momento en que el sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución requiera la anulación o corrección del mencionado documento, sin exceder el término de firmeza de las declaraciones en las que se aplicará el costo, deducción o impuesto descontable, según corresponda.
Cuando se anule o corrija un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el número del documento anulado o corregido no podrá ser utilizado nuevamente. No podrán ser utilizadas notas de ajuste electrónicas para realizar ajustes entre ellas.
ARTÍCULO 6o. IMPLEMENTACIÓN DE LA GENERACIÓN Y TRANSMISIÓN DE FORMA ELECTRÓNICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE. <Artículo modificado por el por el artículo 1 de la Resolución 488 de 2022. El nuevo texto es el siguiente:> La generación y transmisión de forma electrónica del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste deberán implementarse por parte de los sujetos de que trata el artículo 3 de la presente resolución, a más tardar el primero (1) de agosto de 2022. Lo anterior, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el “Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
CARACTERÍSTICAS, CONDICIONES, MECANISMOS TÉCNICOS Y TECNOLÓGICOS DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE.
ARTÍCULO 7o. HABILITACIÓN. Los sujetos que se encuentren previamente habilitados como facturadores electrónicos, tendrán la opción de convalidar la información que hayan registrado en el procedimiento de habilitación del artículo 22 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 o la norma que la modifique o sustituya.
Con el fin de proceder a la verificación de las condiciones técnicas y tecnológicas previstas en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente», el sujeto habilitado podrá realizar las pruebas requeridas para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y la nota de ajuste al citado documento en el ambiente de producción en habilitación, previo a realizar la generación y transmisión de los citados documentos en el ambiente de producción en operación.
PARÁGRAFO 1o. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 3 de la presente resolución decida modificar el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, y las notas de ajuste, deberá surtir el procedimiento previsto en el artículo 22 y siguientes de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.
PARÁGRAFO 2o. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) incluirá en el servicio gratuito de factura electrónica de venta, la opción para que los facturadores electrónicos o los sujetos no obligados a facturar que lo hagan voluntariamente de forma electrónica, puedan generar el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste del mencionado documento, de forma electrónica, a través de este modo de operación.
ARTÍCULO 8o. GENERACIÓN. La generación consiste en estructurar la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste. Los referidos documentos se deberán generar de acuerdo con lo establecido en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, 4 y 5 de esta resolución, lo anterior para su transmisión a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) para la validación a cargo de la citada entidad.
La generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se deben elaborar cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con lo establecido en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
ARTÍCULO 9o. CÓDIGO ÚNICO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y DE LAS NOTAS DE AJUSTE (CUDS). En el procedimiento establecido en el artículo 8 de la presente Resolución se genera el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS), el cual corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza los datos del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. El procedimiento para el cálculo e implementación del código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (CUDS) y las especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
Con el procedimiento anterior también se genera el código único de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente -CUDS que corresponde a las notas de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, cuyas especificaciones técnicas se encuentran descritas en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
ARTÍCULO 10. TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN. La transmisión para la validación es un procedimiento que se desarrolla con posterioridad al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 8 de esta resolución, que consiste en transmitir uno a uno los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por el sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
PARÁGRAFO. El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente al que se refiere el artículo 2 de la presente Resolución, deberá transmitirse para validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), así:
1. En el momento en que se lleve a cabo cada una de las operaciones en las que se adquieran bienes y/o servicios a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente, o
2. A más tardar el último día hábil de la semana en la que se llevaron a cabo las operaciones acumuladas semanalmente que se realicen con un mismo proveedor en las que se adquieran bienes y/o servicios con sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
ARTÍCULO 11. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR PARTE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES (DIAN). Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 10 de esta resolución, el sujeto al que se refiere el artículo 3 de la presente resolución deberá transmitir el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y/o las notas de ajuste en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente al que se restablezca el servicio informático electrónico del sistema de facturación, donde se encuentra la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
PARÁGRAFO. Se entenderá que el impedimento de la transmisión para la validación por inconvenientes tecnológicos presentados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) se configura con el aviso del inconveniente técnico que reporte el servicio informático electrónico de validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, por los mecanismos y dentro del término señalado en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
ARTÍCULO 12. IMPEDIMENTO DE LA TRANSMISIÓN PARA LA VALIDACIÓN POR INCONVENIENTES TECNOLÓGICOS PRESENTADOS POR EL SUJETO DE QUE TRATA EL ARTÍCULO 3 DE ESTA RESOLUCIÓN. Si al momento de la transmisión de la información del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, se presentan inconvenientes tecnológicos por parte del sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución, que impiden la transmisión de la información para la validación en las condiciones descritas en el artículo 10 de esta resolución, este deberá transmitir los citados documentos en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico, dejando los soportes del inconveniente presentado, para cuando la administración tributaria los requiera.
PARÁGRAFO. La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste al citado documento, se realizará una vez sea transmitida en el plazo indicado en este artículo.
ARTÍCULO 13. VALIDACIÓN. Una vez generada y transmitida la información que contendrá el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, de todas y cada una de las operaciones realizadas con sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), generará un documento que contiene la verificación de las reglas de validación de estos documentos de conformidad con la información transmitida y relacionada con la información y contenido establecidos en los artículos 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, y los artículos 4 y 5 de esta resolución, con el valor de «Documento validado por la DIAN» o «Documento Rechazado por la DIAN» cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación, de conformidad con el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
Cuando los documentos indicados en el inciso anterior cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), procederá a registrar en sus bases de datos el documento con el valor «Documento validado por la DIAN» y generará, firmará, almacenará y remitirá un mensaje de validación, el cual se remitirá al sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución para su correspondiente conservación y fines pertinentes.
En caso de que el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, no cumplan con las reglas de validación, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), remitirá un mensaje con el valor de «Documento Rechazado por la DIAN», en el que se indican las causas por las cuales la validación ha sido fallida, por tanto, el citado documento no se encuentra validado. En este caso, se deberá realizar el procedimiento establecido en el inciso anterior, hasta que se realice la validación con el valor «Documento validado por la DIAN».
ARTÍCULO 14. ALCANCE DE LA VALIDACIÓN. La validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, realizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), tiene como alcance la verificación de la información y contenido establecido en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y los artículos 4 y 5 de esta resolución, conforme lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente». No obstante, la responsabilidad sobre la exactitud, contenido y cumplimiento de requisitos de tipo formal y sustancial de los instrumentos objeto de validación, corresponden al sujeto de que trata el artículo 3 de esta resolución; así mismo, será responsabilidad del sujeto obligado, la revisión para efectos de que se cumpla con las demás disposiciones que exigen requisitos para la procedencia de costos, deducciones o impuestos descontables, conforme lo indicado en el Estatuto Tributario y sus normas reglamentarias. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de fiscalización de competencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
INTEROPERABILIDAD E INTERACCIÓN TECNOLÓGICA DE LOS USUARIOS DEL SERVICIO INFORMÁTICO ELECTRÓNICO DEL SISTEMA DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA FUNCIONALIDAD DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.
ARTÍCULO 15. INTEROPERABILIDAD. Los usuarios del servicio informático del sistema de facturación electrónica en la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberán cumplir las obligaciones que se describen en la presente resolución y realizar las adecuaciones de tipo informático que sean necesarias para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste.
Como estándares mínimos y comunes para la transmisión y la entrega en el intercambio, lectura, manejo de fuentes únicas o estandarizadas de datos de información, los usuarios señalados en el inciso anterior deberán tener en cuenta los lineamientos de interoperabilidad indicados por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que se encuentran dentro del contenido del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente»; lo anterior sin perjuicio de la implementación de funcionalidades de tipo tecnológico que se desarrollen.
Como criterios generales a tener en cuenta para la interoperabilidad por parte de los usuarios de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
1. Cumplir con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos, para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
2. Utilización de lenguajes de programación informática que permitan dar cumplimiento a los estándares mínimos indicados en este artículo.
ARTÍCULO 16. INTERACCIÓN. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, los sistemas de facturación y el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente de que trata el TÍTULO II de esta resolución que se generen y transmitan a través de los software dispuestos por el sujeto obligado de que trata el artículo 3 de esta resolución, deberán garantizar la inclusión de funcionalidades que permitan la interacción de la información que contenga los referidos sistemas, con:
1. Las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar.
2. Los gastos, costos y deducciones.
3. En general la información contable y tributaria que legalmente sea exigida a través de los anexos técnicos.
La implementación de la interacción de los sistemas y el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste de acuerdo con lo indicado en el presente artículo se deberá cumplir de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para tal efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), sin perjuicio de los sistemas de interacción que actualmente se encuentren en uso.
ANEXO TÉCNICO.
ARTÍCULO 17. ANEXO TÉCNICO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. El Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y de las notas de ajuste, es el siguiente:
El «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente», contiene las funcionalidades y/o reglas de validación que permiten cumplir con la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, por parte de los sujetos que generan y transmiten el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste en el ambiente de producción en operación.
PARÁGRAFO. Por medio de la presente resolución se adopta el Anexo técnico Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente - Versión 1.1.
ARTÍCULO 18. DIVULGACIÓN DE LOS ANEXOS TÉCNICOS Y TÉRMINO DE ADOPCIÓN. Los Anexos técnicos y sus modificaciones se encuentran publicados en el sitio WEB de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), micrositio factura electrónica, documentación técnica https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Inicio aspx.
Las modificaciones de los anexos técnicos del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, deberán ser adoptadas a más tardar dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de la publicación del respectivo anexo técnico.
PARÁGRAFO. La adopción del Anexo técnico del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente - Versión 1.1, deberá ser implementado por los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 3 de la presente resolución, dentro del término previsto en el artículo 6 de esta resolución.
DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y NOTA DE AJUSTE GENERADO EN FORMA FÍSICA.
ARTÍCULO 19. DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA Y/O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y NOTA DE AJUSTE, GENERADO EN FORMA FÍSICA. Los sujetos que no se encuentran dentro de la obligación establecida en el artículo 3 de la presente resolución y que realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, deberán generar en forma física el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, cumpliendo los siguientes requisitos y condiciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, así:
1. Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
2. Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
3. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
4. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
6. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello hubiere lugar.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. del citado Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas (IVA) descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de impuesto sobre la renta.
PARÁGRAFO 2o. Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación y sus documentos soporte presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca.
Lo anterior sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones aduaneras o cambiarias que deban aplicarse para todas las operaciones de importación y las operaciones con o entre usuarios de zona franca.
PARÁGRAFO 3o. Cuando se requiera modificar o anular un documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente generado en los términos del presente artículo, se podrá generar una nota de ajuste de forma física reemplazando el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.
La nota de ajuste deberá contener como mínimo lo siguiente:
1. Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
2. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutivo interno de quien la genera.
3. La fecha de la nota de ajuste.
4. El número y la fecha utilizada del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, objeto de la nota de ajuste.
5. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria (NIT) se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
6. Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
7. Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
8. Detallar el valor total de la operación, discriminando el valor del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando a ello haya lugar.”
DISPOSICIONES COMUNES.
ARTÍCULO 20. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR CON EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de conformidad con lo dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.
PARÁGRAFO TRANSITORIO. Cuando el sujeto obligado de que trata el artículo 3 de esta resolución realice la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste a través de un representante o tercero, este último deberá inscribir esta calidad en el Registro Único Tributario (RUT) una vez la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realice los ajustes informáticos necesarios.
Cuando la generación y transmisión del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y sus notas de ajuste sea cumplida por un tercero, las partes deberán conservar el documento que lo acredite para tal fin por los términos legales que le corresponda, para que sean exhibidos o enviados cuando la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) lo requiera.
ARTÍCULO 21. CONSERVACIÓN. Los documentos soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, que se generen, transmitan y validen deberán ser conservados de conformidad con lo indicado en el artículo 632 del Estatuto Tributario y el artículo 46 de la Ley 962 de 2005, modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 y las normas que lo modifiquen o adicionen, garantizando que la información conservada sea accesible para su posterior consulta y, en general, que se cumplan las condiciones señaladas en los artículos 12 y 13 de la Ley 527 de 1999.
ARTÍCULO 22. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. Las representaciones gráficas del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, en formato digital o impreso, podrán ser diseñadas de acuerdo con las necesidades del sujeto obligado. Las mismas deberán contener la información mínima establecida en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, los numerales 1 al 7 y 10 del artículo 4 y los numerales 1 a 9 del artículo 5 de esta resolución e incluir el Código de respuesta rápida –Código QR–, a través del cual se podrá acceder a la consulta de los documentos validados, cuando esta se requiera, de conformidad con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), en el «Anexo Técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
ARTÍCULO 23. INFORMACIÓN ADICIONAL EN EL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y EN LAS NOTAS DE AJUSTE. En el «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente» se encuentran campos o grupos de campos de información opcional que podrán ser utilizados por los sujetos de que trata el artículo 3 de la presente resolución.
Para estandarizar información que se derive del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y con el ánimo de facilitar las operaciones de un sector o grupo de actividades económicas afines, las entidades o instituciones de tipo gremial que representan los sujetos que generan y transmiten el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente respecto del sector o grupo antes indicado, podrán solicitarle formalmente a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la inclusión de los datos requeridos para que los mismos y previa evaluación y autorización de la citada entidad, hagan parte del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente». La solicitud deberá ser presentada ante la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dirección de Gestión de Impuestos o la dependencia que haga sus veces de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo la definición de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica para su evaluación y coordinación con la autoridad competente que corresponda.
En relación con la incorporación de información adicional en el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente o sus notas de ajuste que soliciten las autoridades competentes para cada sector, la dependencia de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), que tiene a cargo las definiciones de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la cual se encuentra en el servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica, deberá atender la solicitud que presente el representante de la respectiva entidad para su evaluación e incorporación del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente».
Las modificaciones del «Anexo técnico documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente», en todo caso deben incorporarse al sistema de facturación electrónica dentro de la funcionalidad del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente mediante resolución de carácter general suscrita por parte del Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN); las citadas modificaciones que incorporan esta información, no harán parte de lo establecido en el artículo 4 de esta resolución, a menos que el citado artículo se modifique o adicione.
PARÁGRAFO. En todo caso la información de que trata el presente artículo no será objeto de validación por parte de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
ARTÍCULO 24. IDIOMA Y MONEDA EN EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A SUJETOS NO OBLIGADOS A EXPEDIR FACTURA DE VENTA O DOCUMENTO EQUIVALENTE Y LAS NOTAS DE AJUSTE. Se debe utilizar el idioma español y el peso colombiano en la generación del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente y las notas de ajuste, sin perjuicio que además de expresar el respectivo valor en pesos colombianos pueda expresarse en otra moneda y en un idioma distinto al español.
ARTÍCULO 25. Publicar la presente resolución en el Diario Oficial de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
ARTÍCULO 26. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial y deroga el artículo 55 de la Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020 y el artículo 8o de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 30 de diciembre de 2021.
El Director General,
Lisandro Manuel Junco Riveira.
Anexo Técnico de documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente – Versión 1.1
<Consultar anexo directamente en el siguiente link:
https://www.avancejuridico.com/docpdf/R_DIAN_0167_2021-ANEXO.pdf
