RESOLUCIÓN 00466 DE 2025
(febrero 17)
Diario Oficial No. 53.037 de 21 de febrero de 2025
Diario Oficial disponible en la web de la Imprenta Nacional de Colombia el 26 de febrero de 2025
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se fijan las condiciones de prestación de los servicios con cargo a la Franquicia Postal, las condiciones de uso del correo electrónico postal certificada, así como el procedimiento para el reconocimiento y pagos asociados a la prestación de ese servicio.
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES (E),
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las que le confiere el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015, y
CONSIDERANDO QUE:
El artículo 1o de la Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones, dispone que, en los términos del artículo 365 de la Constitución Política, la prestación de los servicios postales es un servicio público y está sometida a la regulación, vigilancia y control del Estado, con sujeción a los principios de calidad, eficiencia y universalidad.
De acuerdo con lo establecido en el numeral 5 del artículo 3o de la citada Ley 1369, se entiende por franquicia el derecho que adquieren algunas personas jurídicas, públicas o privadas, para eximirse del pago de la tarifa por el envío de los servicios postales de correspondencia y de correo telegráfico que presta el Operador Postal Oficial o Concesionario de correo, al momento de su imposición.
La mencionada ley, establece en el artículo 47 las franquicias postales, y, para el efecto, enuncia las normas que confieren el derecho de franquicia postal y autoriza al hoy Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a asumir el pago por tal concepto.
Asimismo, el numeral 2.2.3 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009, define “otros servicios de correo” como aquellos que la Unión Postal Universal clasifique como tal. Entre los servicios de correo definidos en las Actas de la Unión Postal Universal, se encuentra como servicio suplementario el servicio de correo electrónico postal certificado, el cual podrá ser prestado por el Operador Postal Oficial.
Por su parte, la Ley 2213 de 2022, por medio de la cual se establece la vigencia permanente del Decreto Legislativo 806 de 2020 y se adoptan medidas para implementar las tecnologías de la información y las comunicaciones en las actuaciones judiciales, agilizar los procesos judiciales y flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia y se dictan otras disposiciones, en el parágrafo 3 del artículo 8o, estableció el uso del servicio de correo electrónico postal certificado y los servicios postales electrónicos definidos por la Unión Postal Universal (UPU), para el envío de notificaciones personales como mensajes de datos a la dirección de correo electrónico, con cargo a la franquicia postal.
En armonía con lo anterior, el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015, Decreto Único Reglamentario del sector TIC, confiere la competencia al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (en adelante el Ministerio), de establecer las condiciones para la prestación del servicio de Franquicia Postal a las entidades que el mismo precepto relaciona, así como el procedimiento para los cobros asociados a la prestación de este servicio.
En desarrollo de la normativa anteriormente citada, el Ministerio podrá fijar las condiciones para el reconocimiento y pago de la franquicia postal y la franquicia por correo electrónico postal de los servicios de correo prestados por el OPO.
En consecuencia, se requiere fijar las condiciones para el reconocimiento y pago de la franquicia postal de que trata el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009, ajustando y fortaleciendo el procedimiento para ello, en aras de aumentar la celeridad, eficiencia y economía de este, asimismo, incluir el procedimiento y los lineamientos aplicables a la prestación del servicio de correo electrónico postal certificado con cargo a la franquicia postal, contenido en el parágrafo 3 del artículo 8o de la Ley 2213 de 2022.
En atención a lo dispuesto en el artículo 7o de la Ley 1340 de 2009, el artículo 2.2.2.30.5. del Decreto número 1074 de 2015, el Ministerio diligenció el cuestionario expedido por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) mediante el artículo 5o de la Resolución SIC 44649 de 2010, con el fin de verificar si las disposiciones contempladas en el presente acto administrativo tienen alguna incidencia en la libre competencia. Teniendo en cuenta que la totalidad de las respuestas al citado cuestionario fueron negativas, el presente acto administrativo no plantea una restricción indebida a la libre competencia, motivo por el cual no resultó necesario remitir la propuesta regulatoria a la SIC.
De conformidad con lo previsto en la Sección 3 del Capítulo 1 de la Resolución MinTIC 1857 de 2023, las disposiciones de que trata la presente resolución fueron publicadas en el sitio web del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones durante el período comprendido entre el 20 de septiembre de 2024 y el 4 de octubre de 2024, con el fin de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas por parte de los ciudadanos y grupos de interés.
Que, en virtud de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente resolución tiene como objeto reglamentar el uso de la Franquicia Postal, así como las condiciones para el reconocimiento y pago de esta, de acuerdo con el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009. De igual forma, se establecen las condiciones de uso del servicio de correo electrónico postal certificado de que trata el parágrafo 3 del artículo 8o de la Ley 2213 de 2022.
Las disposiciones de este acto administrativo aplican al Operador Postal Oficial, a las entidades relacionadas en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 y las personas de las que trata el artículo 111 de la Ley 65 de 1993 modificado por el artículo 72 de la Ley 1709 de 2014 y demás normas que lo adicionen, sustituyan o modifiquen.
ARTÍCULO 2o. DEFINICIONES Y ACRÓNIMOS. Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente resolución, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Certificación y/o prueba de entrega electrónica: Consiste en obtener evidencia de que un archivo o documento electrónico enviado ha sido recibido por la persona o entidad a la que se envió.
Correo electrónico postal certificado: De acuerdo con la definición de la Unión Postal Universal (UPU), es un servicio postal electrónico protegido que incluye una prueba de la expedición y una prueba de la entrega de un mensaje electrónico, que circula por una vía de comunicación protegida entre usuarios autenticados.
Correo electrónico postal certificado exitoso: Correo electrónico cuya recepción cuenta con una certificación y/o prueba de entrega electrónica, el mismo debe contar con un número de seguimiento único.
Correo electrónico postal certificado fallido: Correo electrónico que fue enviado, pero en la recepción no fue posible acceder al buzón electrónico del destinatario; el mismo debe tener un número de seguimiento único, por lo tanto, genera cobro transaccional.
Correo electrónico postal certificado rechazado: Correo electrónico que por alguna causal no pudo ser admitido dentro de la plataforma electrónica postal.
Megabyte (MB): Unidad de medición por la cual se relaciona el tamaño del correo electrónico postal certificado (archivos digitales texto, documentos, imágenes, entre otros).
Número de Seguimiento Único: Número de identificación individual que deberá contener todo envío de correo electrónico postal certificado.
Plataforma electrónica postal: Herramienta de información tecnológica mediante la cual el usuario puede acceder, para realizar el proceso de envío de correo electrónico postal certificado.
PARÁGRAFO: Adicionalmente, para efectos de la presente resolución, serán tenidas en cuenta las demás definiciones aplicables al correo electrónico certificado y que se encuentren contenidas en la Ley 527 de 1999 y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen la materia.
ARTÍCULO 3o. SERVICIOS OBJETO DE FRANQUICIA POSTAL. Serán admitidos por el Operador Postal Oficial con cargo a la franquicia postal, los envíos de correspondencia, impuestos por las entidades y personas relacionadas en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 y el artículo 111 de la Ley 65 de 1993 modificado por el artículo 72 de la Ley 1709 de 2014, respectivamente, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Para tales efectos, solo serán admisibles los envíos que estén directamente relacionados con las funciones misionales de la entidad remitente.
De igual forma, serán admitidos por el Operador Postal Oficial con cargo a la franquicia el envío de correo electrónico postal certificado remitidos por las entidades judiciales y administrativas que ejerzan funciones jurisdiccionales, en las notificaciones reguladas en el artículo 8o de la Ley 2213 de 2022.
Los organismos internacionales y las representaciones diplomáticas y consulares podrán imponer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal a través del servicio Express Mail Service (EMS) o Servicio de Correo Expreso, definido en el manual de correspondencia de la Unión Postal Universal (UPU).
ARTÍCULO 4o. REQUISITOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE CORREO ELECTRÓNICO POSTAL CERTIFICADO. Para la prestación del servicio de correo electrónico postal certificado, el Operador Postal Oficial deberá contemplar los siguientes requisitos:
1. El Operador Postal Oficial deberá garantizar la disponibilidad de la plataforma electrónica postal y la información requerida para la respectiva transmisión de mensajes a los beneficiarios del servicio de correo electrónico postal certificado con cargo a la franquicia postal, permitiendo el acceso a la misma, como herramienta necesaria para la transmisión de los datos del correo electrónico postal cuando sea requerido y la actualización del listado mediante la validación previa de direcciones electrónicas, para la respectiva notificación al destinatario final. Para evidenciar lo anterior, el operador tendrá que generar el/los indicadores correspondientes que permitan medir el tiempo de actividad de la plataforma versus el tiempo de inactividad de esta. En el caso de inactividad, el operador deberá dejar debidamente justificado y documentado el evento.
2. Los envíos que sean admitidos deberán contener la certificación digital, o, de ser el caso, la causal del evento de devolución o de no entrega del mensaje electrónico, notificando al beneficiario del evento cursado.
3. El Operador Postal Oficial deberá garantizar la disponibilidad de la plataforma electrónica y la protección en tiempo real, frente a las distintas adversidades que se puedan presentar en el acceso (ataques cibernéticos, virus, malwares o indisponibilidad de la herramienta).
4. Cuando el Operador Postal Oficial esté debidamente acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) como una Entidad de Certificación Digital (ECD), generará la certificación digital de manera directa para la prestación del servicio electrónico postal certificado, de acuerdo con lo establecido en los artículos 29 y 30 de la Ley 527 de 1999, el Decreto número 333 del 2014 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
5. Cuando el Operador Postal Oficial actúe a través de un tercero, este último deberá realizar la certificación digital para la prestación del servicio electrónico postal certificado, el tercero ostentará la competencia como una Entidad de Certificación Digital (ECD) (ente certificador), debidamente acreditado por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) o quien haga sus veces, de acuerdo con lo establecido en los artículos 29 y 30 de la Ley 527 de 1999, el Decreto número 333 del 2014 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
ARTÍCULO 5o. LÍMITE DE PESO DE LOS ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA Y CORREO ELECTRÓNICO POSTAL CERTIFICADO OBJETO DE FRANQUICIA. En los términos de la presente resolución, los envíos de correspondencia serán objeto de franquicia postal hasta los siguientes límites:
5.1. Envíos de Correspondencia (física)
5.1.1. Las entidades de la rama judicial con derecho a franquicia postal podrán hacer envíos de correspondencia con cargo a ésta por un peso de hasta dos (2) kilogramos por envío.
5.1.2. Las entidades y personas relacionadas en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 y el artículo 111 de la Ley 65 de 1993 modificado por el artículo 72 de la Ley 1709 de 2014, pertenecientes al Presupuesto General de la Nación que no pertenezcan a la Rama Judicial, podrán hacer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal por un peso de hasta quinientos (500) gramos por envío.
5.1.3. Las entidades y personas con derecho a franquicia postal, señaladas en los artículos 1o del Decreto número 2758 de 1955 y 38 de la Ley 361 de 1997, podrán imponer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal por un peso de hasta quinientos (500) gramos por envío.
5.2. Correo Electrónico Postal Certificado (electrónico)
5.2.1. Las entidades de la Rama Judicial dentro de los procesos regulados por la Ley 2213 de 2022, podrán enviar correos electrónicos postal certificados, con una tarifa unitaria cuantificada por unidades, donde cada unidad tendrá un peso máximo (capacidad de almacenamiento incluyendo adjuntos, firmas, enlaces y cuerpo del correo).
El peso máximo de la unidad de Correo Electrónico Postal Certificado es de 5 MB. Cuando las condiciones técnicas y de mercado lo requieran, se podrán realizar ajustes a la cuantificación de las unidades de Correo Electrónico Postal Certificado, previa presentación y justificación del Operador Postal Oficial, para revisión y aprobación por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
ARTÍCULO 6o. IMPOSICIÓN DE SERVICIOS CON CARGO A LA FRANQUICIA POSTAL POR PARTE DE LAS ENTIDADES Y LAS PERSONAS BENEFICIARIAS. Las entidades o las personas beneficiarias de la franquicia postal deberán informar al Operador Postal Oficial, de manera oportuna y previo al uso del beneficio, los cargos autorizados de la entidad para realizar la imposición de servicios de correspondencia y correo electrónico postal certificado con cargo a la franquicia postal, con una fecha no mayor a tres (3) meses contados desde la publicación de la presente resolución y deberá ser actualizado en cualquier tiempo, cada vez que surta alguna modificación en los datos.
Los envíos de correspondencia (servicios físicos) con cargo a la franquicia postal deberán ser entregados al Operador Postal Oficial en las oficinas o puntos presenciales que habilitará o se encuentren habilitados y publicados en la página web establecida por este, en cada una de las regionales del territorio colombiano, los cuales deben estar relacionados en la orden de servicio e incluir todos los envíos impuestos por el beneficiario de la franquicia postal.
Para los envíos de correspondencia (servicios físicos) con cargo a la franquicia postal (envíos de correspondencia), el Operador Postal Oficial podrá coordinar con las entidades y personas, el proceso de admisión y/o recolección en la(s) sede(s) del beneficiario, de acuerdo con su necesidad.
El proceso de imposición del servicio de correo electrónico postal certificado se llevará a cabo mediante la plataforma de transmisión de datos del Operador Postal Oficial.
Las personas que ocupan los cargos autorizados para realizar la imposición de los envíos de correspondencia y/o de correo electrónico postal certificado, deberán emitir certificación bajo la gravedad de juramento, en la cual se indique que una vez cargada la orden de servicio en el sistema de información postal y/o en la plataforma para transmisión de datos de correo electrónico postal certificado, estos son objetos del servicio de franquicia postal y hacen parte del objeto misional del remitente, asimismo, deberá incluirse en dicha certificación el tipo de servicio utilizado.
No serán admitidos los objetos postales con cargo a la franquicia postal en los siguientes casos:
1. Los envíos que sobrepasen las limitaciones en cuanto al peso o tamaño, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5o de la presente resolución.
2. Cuando se omita el trámite señalado en el presente artículo.
3. En los casos en que los envíos de correo electrónico postal certificado sean rechazados por la plataforma de transmisión de datos.
En los casos anteriormente relacionados, el Operador Postal Oficial dejará constancia de la inadmisión en el respectivo formato.
ARTÍCULO 7o. INFORMES Y CERTIFICACIÓN DEL CONSUMO DE FRANQUICIA POSTAL AL MINTIC. Mensualmente las Entidades relacionadas en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 que hayan hecho uso de los servicios de correo con cargo a la franquicia postal, deberán remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, una certificación con la relación del total de los envíos realizados durante el periodo correspondiente, en los términos establecidos en el presente acto administrativo.
ARTÍCULO 8o. RADICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO Y TRANSFERENCIA POR PARTE DEL FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Para efectos de la radicación de las cuentas de cobro por parte del Operador Postal Oficial ante el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se deberán cumplir los siguientes aspectos:
1. El Operador Postal Oficial deberá realizar cortes mensuales de los servicios de correspondencia y correo electrónico postal certificado prestados a los beneficiarios de la franquicia postal, establecidos en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 y cualquier norma que lo adicione, modifique o sustituya.
2. El Operador Postal Oficial deberá certificar y remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en medio digital, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte indicado en el literal a) del presente artículo, los auxiliares contables, balance de prueba, bases de datos del sistema misional, tanto para los servicios físicos como para los servicios electrónicos. Adicionalmente, deberá remitir las bases de datos de la plataforma para los servicios electrónicos; el término de presentación de dicha información es prorrogable por un término de diez (10) días hábiles, previa justificación por parte del Operador Postal Oficial, mediante un oficio firmado por el representante legal del Operador Postal Oficial.
3. El Operador Postal Oficial, deberá certificar y remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en medio digital, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte al que se refiere el literal a) del presente artículo, la relación y las órdenes de servicio de la imposición admitida, así como la relación de los envíos postales electrónicos exitosos, fallidos y rechazados, detallando cada uno de los servicios y beneficiarios de la franquicia postal. El término de presentación es prorrogable por periodo de diez (10) días, previa justificación por parte del Operador Postal Oficial.
Para los servicios de correo electrónico, el Operador Postal Oficial deberá certificar y remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en medio digital, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte al que se refiere el literal a) del presente artículo, la constancia del ente certificador, donde conste que el Operador Postal Oficial o el(los) tercero(s) se encuentra(n) debidamente acreditado(s) por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 de la Ley 527 de 1999, el Decreto número 333 del 2014 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.
4. Para los servicios físicos, únicamente serán tenidos en cuenta para el análisis y posterior radicación de la cuenta de cobro, los envíos con cargo a la franquicia que contemplen las cuatro (4) etapas del servicio postal, de recibir, clasificar, transportar y entregar objetos postales, indicadas en el numeral 2.1.1 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009. El Operador Postal Oficial deberá demostrar el cumplimento de las cuatro (4) etapas del envío de correspondencia, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte que se refiere el literal a) del presente artículo, contados a partir del momento de la imposición del objeto postal.
Para los envíos de correo electrónico postal certificado, únicamente serán tenidos en cuenta para el análisis y posterior radicación de la cuenta de cobro; los envíos que se consideren correo electrónico postal certificado exitoso y fallido.
5. Para los envíos de correo prioritario y no prioritario, que no evidencien ni guía ni seguimiento dentro del sistema misional o sistema de rastreo, ni seguimiento e información postal, el Operador Postal Oficial, deberá emitir una certificación discriminada por mes, firmada por el representante legal y el director nacional de gestión logística, en la cual se indique el tipo de servicio, la cantidad de piezas postales, el peso, la cobertura y el valor.
6. El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, revisará la documentación dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al recibido de la misma, pudiendo, en todo caso, requerir información adicional por una única vez para el periodo de análisis, con el fin de verificar la correcta prestación de los servicios de franquicia postal, para posteriormente emitir la respectiva aprobación, y que el Operador Postal Oficial efectúe la remisión de las cuentas de cobro o facturas, lo cual deberá llevarse a cabo mediante un oficio firmado por el revisor fiscal, el representante legal, el director nacional financiero y el jefe nacional de contabilidad e impuestos o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 1o. El Operador Postal Oficial solo podrá admitir los envíos de correspondencia que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009 y en el artículo 5o de la presente resolución.
PARÁGRAFO 2o. El Operador Postal Oficial deberá remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones un informe estimativo del costo de la franquicia postal para la siguiente vigencia fiscal, que tendrá como referente los consumos realizados por los beneficiarios de la franquicia relacionados en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto número 1078 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan, a más tardar el primer día hábil del mes de septiembre de cada anualidad.
ARTÍCULO 9o. INVIOLABILIDAD DE LOS ENVÍOS DE CORREO CON CARGO A LA FRANQUICIA POSTAL. En relación con la seguridad de la red postal y la inviolabilidad de los envíos de correo con cargo a la franquicia postal, el Operador Postal Oficial, deberá dar aplicación a lo establecido en los artículos 2.2.3.1. y 2.2.3.2. de la Resolución número 5050 de 2016, expedida por la Comisión de Regulación de Comunicaciones, o cualquier norma que los adicione, modifique o sustituya, garantizando la seguridad de la red postal, con el fin de salvaguardar el derecho de inviolabilidad de las comunicaciones que cursen por dicha red, salvo las excepciones que el artículo 15 de la Constitución Política señala.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial y deroga las Resoluciones MinTIC 1121 de 2014 y 1134 del 2021.
Comuníquese, publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 17 de febrero de 2025.
El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (e),
Belfor Fabio García Henao.
