RESOLUCIÓN 1121 DE 2014
(junio 3)
Diario Oficial No. 49.257 de 28 de agosto de 2014
MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
Por la cual se fijan las condiciones para el reconocimiento y pago de la franquicia postal de que trata el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009 y se dictan otras disposiciones.
EL MINISTRO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES,
en ejercicio de sus facultades legales, y en especial las que le confieren los artículos 14 y 47 de la Ley 1369 de 2009 y los Decretos números 2618 de 2012 y 223 de 2014, y
CONSIDERANDO:
Que el artículo 1o de la Ley 1369 de 2009 señala el régimen general de los servicios postales y, a su vez, establece que estos son un servicio público en los términos del artículo 365 de la Constitución Política.
Que el numeral 5 del artículo 3o de la Ley 1369 de 2009, define franquicias como el derecho que adquieren algunas personas jurídicas, públicas o privadas para eximirse del pago de la tarifa por el envío de los servicios postales de correspondencia y de correo telegráfico que presta el Operador Postal Oficial o Concesionario de Correo, al momento de su imposición, e igualmente señala que el esquema de financiación de las franquicias se regirá por lo dispuesto en el artículo 47 de la misma ley.
Que el parágrafo 2o de dicho artículo 47, autoriza al Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones a pagar las franquicias de que tratan los artículos 1o del Decreto número 2758 de 1955 y 38 de la Ley 361 de 1997, y el parágrafo 4o autorizó al Operador Postal Oficial a prestar el servicio de franquicia para los cecogramas remitidos por las personas invidentes y las entidades que les presten servicios.
Que el Decreto número 223 de 2014, a través del cual, entre otros asuntos, se establecen las condiciones de prestación de los servicios exclusivos del Operador Postal Oficial, confirió al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, la potestad de establecer tanto las condiciones de prestación del servicio de franquicia postal a las personas y entidades descritas en el Anexo del mismo decreto, como el procedimiento para los cobros asociados a la prestación de ese servicio.
Que en desarrollo de las anteriores disposiciones, es necesario establecer tanto las condiciones bajo las cuales las personas y entidades beneficiarias de la franquicia postal pueden hacer uso de la misma, como el peso de los envíos objeto de franquicia postal.
Que en mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución tiene como objeto reglamentar el uso de la Franquicia Postal así como las condiciones para el reconocimiento y pago de la misma de conformidad con el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009. De la misma manera fijar los indicadores técnicos y de calidad para la prestación de este servicio por parte del Operador Postal Oficial.
ARTÍCULO 2o. SERVICIOS OBJETO DE FRANQUICIA POSTAL. <Artículo modificado por el artículo 1 de la Resolución 1134 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Serán admitidos por el Operador Postal Oficial con cargo a la franquicia postal, los envíos de correspondencia impuestos por las entidades y personas relacionadas en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto 1078 de 2015. Para tales efectos, solo serán admisibles los envíos que estén directamente relacionados con las funciones misionales de la entidad remitente.
Los organismos internacionales y las representaciones diplomáticas y consulares podrán imponer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal a través del Servicio de Correo Expreso (EMS por sus siglas en inglés), definido en el manual de correspondencia de la Unión Postal Universal - UPU.
ARTÍCULO 3o. LÍMITE DE PESO DE LOS ENVÍOS DE CORRESPONDENCIA OBJETO DE FRANQUICIA. En los términos de la presente resolución, los envíos de correspondencia serán objeto de franquicia postal hasta los siguientes límites:
3.1. Las entidades de la rama judicial con derecho a franquicia postal, podrán hacer envíos de correspondencia con cargo a esta por un peso de hasta dos (2) kilogramos por envío.
3.2. Las entidades pertenecientes al Presupuesto General de la Nación que no pertenezcan a la rama judicial, podrán hacer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal por un peso de hasta quinientos (500) gramos por envío.
3.3. Las entidades y personas con derecho a franquicia postal, señaladas en los artículos 1o del Decreto número 2758 de 1955 y 38 de la Ley 361 de 1997, podrán imponer envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal por un peso de hasta quinientos (500) gramos por envío.
ARTÍCULO 4o. IMPOSICIÓN DE SERVICIOS CON CARGO A LA FRANQUICIA POSTAL. <Artículo modificado por el artículo 2 de la Resolución 1134 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las entidades que hacen parte del presupuesto general de la Nación, así como las demás personas beneficiarias de la franquicia postal, deberán informar al Operador Postal Oficial, de manera oportuna y previo al uso del beneficio, los cargos de la entidad autorizados para realizar la imposición de servicios de correspondencia con cargo a la franquicia postal.
Los envíos de correspondencia con cargo a la franquicia postal deberán ser entregados al Operador Postal Oficial en las oficinas o puntos de presencia que este habilitara en cada una de las regionales, los cuales deben estar relacionados en la orden de servicio, y donde se incluyan todos los envíos impuestos por el beneficiario de la franquicia postal.
El Operador Postal Oficial podrá coordinar con las entidades y personas beneficiarias de los servicios de franquicia postal el proceso de admisión y/o recolección en la sede o sedes del beneficiario, de acuerdo con su necesidad.
Las personas que ocupan los cargos autorizados para realizar la imposición de los envíos deberán manifestar bajo la gravedad de juramento, una vez sea cargada la orden de servicio en el sistema de información postal, que la correspondencia objeto del servicio de franquicia postal hace parte del objeto misional del remitente.
Los envíos que sobrepasen las limitaciones en cuanto al peso, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 3 de la Resolución 1121 de 2014, u omitan el trámite señalado en el presente artículo, no serán admitidos con cargo a la franquicia postal. El Operador Postal Oficial dejará constancia de la inadmisión en el respectivo formato.
ARTÍCULO 5o. IMPOSICIÓN DE SERVICIOS POR PARTE DE LOS ORGANISMOS INTERNACIONALES Y REPRESENTACIONES DIPLOMÁTICAS BENEFICIARIAS DE LA FRANQUICIA. Para el caso de los organismos internacionales y representaciones diplomáticas beneficiarias de las franquicias, el servicio de envío de correspondencia podrá ser recogido en las oficinas de las sedes diplomáticas o entregado al Operador Postal Oficial en su oficina principal o en el centro internacional en la ciudad de Bogotá D. C., siguiéndose para el efecto el trámite previsto en el artículo 4o de la presente resolución.
ARTÍCULO 6o. TIEMPOS DE ENTREGA E INDICADORES TÉCNICOS Y DE CALIDAD. Los envíos de correspondencia objeto de franquicia postal serán entregados a sus destinatarios en los tiempos de entrega y con los indicadores técnicos y de calidad que prevé el Decreto número 223 de 2014, establecidos para los envíos de correo certificado.
ARTÍCULO 7o. INFORMES Y CERTIFICACIÓN DEL CONSUMO DE FRANQUICIA POSTAL AL MINTIC. Trimestralmente las personas y entidades que hayan hecho uso de la franquicia postal previstas en el presente Acto Administrativo, deberán remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones una certificación con la relación del total de los envíos realizados durante el citado periodo.
Para efectos de la presente resolución, los trimestres calendarios se contarán así: desde el 1o de enero hasta el 31 de marzo; desde el 1o de abril hasta el 30 de junio; desde el 1o de julio hasta el 30 de septiembre; y desde el 1o de octubre hasta el 31 de diciembre.
ARTÍCULO 8o. RADICACIÓN DE LAS CUENTAS DE COBRO Y TRANSFERENCIA POR PARTE DEL FONDO ÚNICO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. <Artículo modificado por el artículo 3 de la Resolución 1134 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Para efectos de la radicación de las cuentas de cobro por parte del Operador Postal Oficial ante el Fondo Único de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se deberán cumplir los siguientes aspectos.
a) El Operador Postal Oficial debe realizar cortes mensuales de los servicios de correspondencia prestados a los beneficiarios de la franquicia postal.
b) El Operador Postal Oficial deberá certificar y remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en medio digital, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte al que se refiere el literal a) del presente artículo, los auxiliares contables, balance de prueba, y bases de datos del sistema misional, el termino de presentación es prorrogable por periodo de diez (10) previa justificación por parte del Operador Postal Oficial.
El Ministerio podrá solicitar al Operador Postal Oficial que allegue información adicional, con el fin de verificar la correcta prestación del servicio de correspondencia con cargo a la franquicia postal.
c) El Operador Postal Oficial deberá certificar y remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en medio digital, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte al que se refiere el literal a) del presente artículo, la relación y las órdenes de servicio de la imposición admitida, detallando cada uno de los servicios y beneficiarios de la franquicia postal, el termino de presentación es prorrogable por periodo de diez (10) previa justificación por parte del Operador Postal Oficial.
d) Serán tenidos en cuenta para el análisis y posterior radicación de la cuenta de cobro, los envíos con cargo a la franquicia que contemplen las cuatro (4) etapas del servicio postal, indicadas en el numeral 2.1.1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009.
e) Para aquellos envíos que no cumplan con las cuatro (4) etapas contempladas en la definición de servicios postales, de que trata el numeral 2.1.1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009, el Operador Postal Oficial deberá demostrar el cumplimento de las cuatro (4) etapas del envío de correspondencia, dentro de los veinte (20) días hábiles del mes siguiente al corte, al que se refiere el literal a) del presente artículo, contados a partir del momento de la imposición del objeto postal.
f) Para los envíos de correo prioritario y no prioritario que no evidencien ni guía ni seguimiento dentro del sistema misional o sistema de rastreo, ni seguimiento e información postal, el Operador Postal Oficial deberá emitir una certificación discriminada por mes, firmada por el representante legal y el director nacional de gestión logística, en la cual se indique el tipo de servicio, la cantidad de piezas postales, el peso, la cobertura y el valor
g) El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones realizará la revisión de la documentación dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes al recibió de la misma, pudiendo en todo caso solicitar aclaraciones o ajustes, para posteriormente emitir la respectiva aprobación, para que el Operador Postal Oficial remita las cuentas de cobro o facturas, mediante un oficio debidamente firmado por el revisor fiscal, el representante legal, el director nacional financiero y el jefe nacional de contabilidad e impuestos, o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO 1. El Operador Postal Oficial solo podrá admitir los envíos de correspondencia que cumplan los requisitos establecidos en el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009 y en el artículo 2 de la presente Resolución.
PARÁGRAFO 2. El Operador Postal Oficial deberá remitir al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones un informe estimativo del costo de la franquicia postal para la siguiente vigencia fiscal, que tendrá como referente los consumos realizados por los beneficiarios de la franquicia relacionados en el artículo 2.2.8.2.2.8 del Decreto 1078 de 2015, a más tardar el primer día hábil del mes de septiembre de cada anualidad.
ARTÍCULO 9o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá D. C., a 3 de junio de 2014.
El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,
DIEGO MOLANO VEGA.
