NOTA EXTERNA 5215 DE 2012
(diciembre 14)
Diario Oficial No. 48.648 de 18 de diciembre de 2012
MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
<NOTA DE VIGENCIA: Nota derogada, a partir del 1 de marzo de 2022, por el artículo 18 de la Resolución 2262 de 2021>
| PARA: | ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD Y DEMÁS ENTIDADES OBLIGADAS A COMPENSAR Y ADMINISTRADOR FIDUCIARIO DEL FOSYGA |
| DE: | DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DE LA PROTECCIÓN SOCIAL OFICINA DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN |
| ASUNTO: | APLICACIÓN DEL ARTÍCULO 2o DE LA RESOLUCIÓN 609 DE 2012, PARA EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN DE CONCILIACIÓN DE RECURSOS CUENTAS MAESTRAS Y DEL PROCESO DE GIRO Y COMPENSACIÓN DE QUE TRATA EL DECRETO 4023 DE 2011, QUE MODIFICA LA NOTA EXTERNA 4024 DEL 1o DE OCTUBRE DE 2012. |
| FECHA: | |
En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2o de la Resolución 609 de 2012, a continuación se señalan las estructuras de datos para el envío de información de la conciliación de recursos y el proceso de Giro y Compensación.
Para la presentación de los Procesos de Giro y Compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 056 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las siguientes estructuras serán adoptadas por las EPS-EOC y el Administrador Fiduciario a partir del 1o de mayo de 2013 bajo los siguientes parámetros:
La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:
1. CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS
-- Archivos en formato ASCII delimitados por comas.
-- Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 01 de mayo de 2013 quedará 01/05/2013. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).
-- Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (Sin separación de miles y no deben contener decimales).
-- Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.
-- Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).
-- Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro carácter especial.
-- Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.
-- Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.
2. ESTRUCTURAS DE DATOS
2.1 ESTRUCTURA DE DATOS PARA HABILITAR O SALDAR CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO Y PAGOS DE LAS COTIZACIONES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL
Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Tipo de movimiento | 1 = Habilitar 2 = Saldar | 1 | Numérico |
| 3 | Destinación de la cuenta | 1 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud 2 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP) 3 = Cuenta Maestra de Pagos | 1 | Numérico |
| 4 | Tipo de cuenta | 1 = Corriente 2 = Ahorros | 1 | Numérico |
| 5 | Número de cuenta | Número de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS. | 20 | Carácter |
| 6 | Código entidad bancaria | Es el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal. | 10 | Carácter |
| 7 | Código departamento | Código del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. | 2 | Carácter |
| 8 | Código municipio | Código del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta. | 3 | Carácter |
| 9 | Nombre denominación | La denominación de la cuenta a utilizar será: CMRC Recaudo Fosyga – Nombre de la EPS abreviado CMRC Recaudo SGP – Nombre de la EPS abreviado Cuenta Maestra de Pagos – Nombre de la EPS-EOC | 255 | Carácter |
Nota:
a) Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera.
b) Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero.
c) Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al Administrador Fiduciario del Fosyga.
d) El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS.
e) Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes. Estas novedades afectarán el recaudo de cotizaciones en salud a partir del primer día hábil del mes siguiente.
f) Una vez efectuado cualquier cambio en las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones, la EPS-EOC deberá adelantar las gestiones correspondientes para que estas queden debidamente registradas en el Anexo 6 del Banco de la República y en el botón de pagos seguros en línea – PSE. Cuando se trate de la cuenta maestra de recaudo de SGP, adicionalmente, deberá adelantar las gestiones necesarias ante la Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social del Ministerio de Salud y Protección Social para el respectivo registro en el Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF.
2.2 ESTRUCTURA DE DATOS ARCHIVO DE AFILIADOS COTIZANTES (Archivo ACX)
<Ver Notas de Vigencia>
Nombre del archivo: ACX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
El Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Fecha del Proceso de Giro y Compensación | Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 3 | Periodo compensado | Corresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa) | 7 | Carácter |
| 4 | Tipo de Documento del cotizante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 5 | Número documento del cotizante | Número de documento | 16 | Carácter |
| 6 | Tipo de Cotizante | Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Numérico |
| 7 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 8 | Número documento del aportante | Número de documento | 20 | Carácter |
| 9 | Ingreso base de cotización | Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. | 15 | Numérico |
| 10 | Total días cotizados | Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. | 2 | Numérico |
| 11 | Valor de la cotización | Corresponde al valor de la cotización del período. | 15 | Numérico |
| 12 | Fecha de la consignación de los aportes | Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). | 10 | Carácter |
| 13 | Código del Operador de Información | Identificación del Operador de Información | 2 | Numérico |
| 14 | Número de Planilla de Liquidación | Número de la planilla de liquidación de aportes | 15 | Numérico |
| 15 | Registro Compensado | Corresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro. 1 = Sí 2 = No | 1 | Numérico |
| 16 | Código de glosas para registros con inconsistencia | De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social. Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;). | 60 | Alfanumérico |
| 17 | Total días compensados | Corresponden a los días reconocidos por el Fosyga, los cuales serán iguales o inferiores a los días cotizados. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento. | 2 | Numérico |
| 18 | Grupo de Edad | Corresponde al código de grupo de Edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura. | 2 | Numérico |
| 19 | Zona Geográfica | Corresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina estructura. 1=Zona Normal 2=Zona Especial 3=Zona Grandes ciudades y municipios Conurbados | 1 | Numérico |
| 20 | UPC Reconocida | Valor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC | 7 | Numérico |
| 21 | Provisión de Incapacidades | Valor de la provisión de incapacidades por enfermedad general aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC | 6 | Numérico |
| 22 | Valor Fondo Promoción y Prevención | Valor destinado para el fondo de promoción y prevención aprobado por el Fosyga para el registro compensado | 6 | Numérico |
| 23 | Valor UPC Promoción y Prevención | Valor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC | 6 | Numérico |
| 24 | Valor de Cotización Subcuenta de Solidaridad | Valor que corresponde al porcentaje de la cotización que se destina a la Subcuenta de Solidaridad | 6 | Numérico |
| 25 | Serial BDUA | Serial asignado en BDUA al cotizante | 16 | Numérico |
| 26 | Serial HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes | 16 | Alfanumérico |
Nota: La siguiente instrucción aplica únicamente para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%) es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.
EPS-EOC: El complemento de la cotización (4% u 8.5%) recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP deberá trasladarse por la EPS-EOC al Fosyga como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto 2280 de 2004.
Este procedimiento aplica como medida de transición para las cotizaciones mencionadas anteriormente hasta el 30 de abril de 2013. De igual forma los recursos del 8.5% que se reciban durante el mes de mayo de 2013 que correspondan a periodos anteriores, deberán trasladarse al Fosyga como SNC. La compensación de estos recursos se efectuará según el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011.
La compensación de los recursos del SGP se efectuará según los aportes del 4 y 8.5% que se recauden en la cuenta maestra de recaudo de SGP, los valores de SGP (8.5%) se aplicarán para cada periodo por aportante hasta agotar los mismos y según el orden en que se relacionen los cotizantes en la planilla integrada de liquidación de aportes PILA.
<Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El formulario de aceptación establecido en la Resolución 609 de 2012 se entregará en las fechas establecidas por parte del Fosyga a las EPS-EOC por cada cuenta maestra de recaudo de cotizaciones en salud, la aceptación del proceso de compensación por parte de la EPS-EOC se realizará en ambos formularios según sea el caso.
Compensación de afiliados con cargo a recursos del SGP
Para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%), es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC a partir del mes de octubre de 2013, la EPS-EOC deberá trasladar al Fosyga estas cotizaciones como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto número 2280 de 2004.
Este procedimiento aplica como medida de transición hasta tanto la cotización del 4% y 8.5% para el mismo periodo, se haya recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.
2.3 ESTRUCTURA DE DATOS ARCHIVO DE AFILIADOS BENEFICIARIOS Y BENEFICIARIOS ADICIONALES (Archivo ABX)
<Ver Notas de Vigencia>
Nombre del Archivo: ABX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
El Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Fecha del Proceso de Giro y Compensación | Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 3 | Período compensado | Corresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa) | 7 | Carácter |
| 4 | Tipo de Documento del cotizante principal | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 5 | Número documento del cotizante principal | Número de documento | 16 | Carácter |
| 6 | Tipo de Documento del beneficiario | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 7 | Número documento del beneficiario | Número de documento | 16 | Carácter |
| 8 | Tipo de afiliado | Corresponden al tipo de afiliado establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. B=Beneficiario A=Adicional | 1 | Carácter |
| 9 | Parentesco con cotizante principal | Corresponden a los tipos de parentesco establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 1 | Numérico |
| 10 | Total días compensados | Corresponden en proporción a los días reconocidos por el Fosyga al cotizante principal asociado a este beneficiario. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento. | 2 | Numérico |
| 11 | Valor del aporte por UPC adicional | Corresponde al valor (en pesos) de la UPC adicional pagada, para el caso en que el tipo de afiliado = A. En caso contrario será cero ($0) | 15 | Numérico |
| 12 | Fecha de la consignación de la UPC adicional | Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes por UPC adicional. En formato (dd/mm/aaaa). | 10 | Carácter |
| 13 | Código del Operador de Información | Identificación del Operador de Información Aplica para el recaudo de UPC Adicionales | 2 | Numérico |
| 14 | Número de la Planilla de Liquidación de aportes | Aplica para el recaudo de UPC Adicionales | 15 | Numérico |
| 15 | Registro Compensado | Corresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro. 1 = Sí 2 = No | 1 | Numérico |
| 16 | Código de glosas para registros con inconsistencia | De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;). | 60 | Alfanumérico |
| 17 | Grupo de edad | Corresponde al código de grupo de Edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura. | 2 | Numérico |
| 18 | Zona Geográfica | Corresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina esta estructura. 1=Zona Normal 2=Zona Especial 3=Zona Grandes ciudades y municipios Conurbados | 2 | Numérico |
| 19 | UPC Reconocida | Valor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC | 7 | Numérico |
| 20 | Valor UPC Promoción y Prevención | Valor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC | 7 | Numérico |
| 21 | Valor UPC Adicional a favor del Fosyga. | Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal se debe girar a la Subcuenta de Compensación. | 7 | Numérico |
| 22 | Valor de Solidaridad UPC Adicional a favor del Fosyga. | Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal la EPS-EOC debe girar a la Subcuenta de Solidaridad del Fosyga. | 7 | Numérico |
| 23 | Serial BDUA | Serial asignado en BDUA al afiliado beneficiario o beneficiario adicional. | 16 | Numérico |
| 24 | Serial HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, será asignado para los beneficiarios adicionales. | 16 | Numérico |
2.4 ESTRUCTURA DE DATOS CONCILIACIÓN DE CUENTAS MAESTRAS DE RECAUDO DE COTIZACIONES
| Cuenta | Nombre del archivo |
| Conciliación cuenta maestra de recaudo | 1CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT |
| Conciliación cuenta maestra de recaudo SGP | 2CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT |
El Fosyga entregará los resultados de la conciliación de las cuentas maestras de recaudo de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Número de la cuenta de recaudo | Corresponde al número de cuenta maestra donde se recaudó la cotización | 15 | Numérico |
| 3 | Fecha del Proceso de Giro y Compensación | Especifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 4 | Periodo compensado | Corresponde al mes del año que se compensado: (mm/aaaa) | 7 | Carácter |
| 5 | Tipo de afiliado | Corresponden al tipo de afiliado: A=Adicional | 1 | Carácter |
| 6 | Tipo de Documento del cotizante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 7 | Número documento del cotizante | Número de documento | 16 | Carácter |
| 8 | Tipo de Cotizante | Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Numérico |
| 9 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 10 | Número documento del aportante | Número de documento | 20 | Carácter |
| 11 | Fecha de la consignación de los aportes | Debe corresponder a la fecha de consignación o de transferencia de aportes a la cuenta maestra de recaudo. (dd/mm/aaaa). | 10 | Carácter |
| 12 | Valor de la cotización | Corresponde al valor de la cotización del período. | 15 | Numérico |
| 13 | Número de Planilla de Liquidación | Número de la planilla de liquidación de aportes | 15 | Numérico |
| 14 | Código del Operador de Información | Identificación del Operador de Información | 2 | Numérico |
| 15 | Registro Compensado | Corresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro. 1 = Sí 2 = No 3 = Periodo de cotización futuro <Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013> 4 =Registro no conciliado PILA-Financiero <Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013> 5= Recaudo no incluido en procesos de compensación <Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013> Cuando se registre la opción 4, los campos 5 al 9 y 17 de esta estructura serán reportados por el Fosyga como vacío. <Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013> | 1 | Numérico |
| 16 | Devolución de Aportes o Transferencia entre cuentas maestras de recaudo | Marcación del registro de la cotización del mes según los siguientes casos se efectúen dentro del mismo periodo al que corresponde la conciliación: 1=Devolución de aportes 2=Transferencia entre cuentas de recaudo | 1 | Numérico |
| 17 | Serial Histórico de Aportes – HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes. | 16 | Numérico |
Notas:
1. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará esta estructura de datos a la EPS-EOC el primer (1) día hábil del mes siguiente a que corresponda la conciliación, y de forma separada para cada una de las dos (2) cuentas maestras que administra. El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas de la cuenta maestra de recaudo, se efectuará el mismo día de entrega de la conciliación mensual por parte del administrador fiduciario a las EPS-EOC.
2. No existirá traslado de recursos al Fosyga de la cuenta maestra de recaudo del Sistema General de Participaciones, por concepto de cotizaciones no compensadas.
3. La información de las transferencias entre cuentas maestras señaladas en el campo 16 opción 2 de esta estructura, se reportará por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga en el campo 4.8 del “Formulario de Conciliación Mensual Cuentas Maestras de Recaudo” de la Resolución 609 de 2012 o la norma que la modifique, derogue o sustituya.
4. Para la conciliación agregada de que trata el artículo 29 del Decreto 4023 de 2011 y la Resolución 609 de 2012, las EPS-EOC presentarán ante el Fosyga antes del último día hábil del mes en que inicie el nuevo proceso de compensación, el formulario definido para tal fin.
<Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:>
La EPS-EOC deberá efectuar al Fosyga el giro de los recursos no compensados con corte al último día hábil del mes anterior al inicio del proceso de compensación Decreto número 4023-2011, a más tardar el 5o día hábil del mes de inicio de la compensación Decreto número 4023-2011. El giro de los recursos de saldos no compensados - SNC se realizará con los soportes y estructuras definidas en la Resolución 3221 de 2007 y en la Circular 096 de 2007, estos recursos serán compensados en el marco del Decreto número 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto número 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 056 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.
El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas correspondientes al campo 4.9 del formulario de conciliación mensual de la cuenta maestra de recaudo se efectuará únicamente a la Subcuenta de Compensación del Fosyga. Una vez efectuado el proceso de compensación de estos recursos se distribuirán en las demás Subcuentas.
La apropiación de rendimientos financieros será autorizada por el Fosyga una vez el formulario de conciliación mensual de cuentas de recaudo haya sido aceptado por parte de la EPS-EOC, esta apropiación se efectuará sobre la totalidad de los rendimientos financieros generados por las dos (2) cuentas maestra de recaudo que administra la EPS-EOC.
El giro de las cotizaciones sin compensar de la cuenta maestra de recaudo se girará al Fosyga con la entrega de la conciliación mensual, el primer día hábil del mes siguiente.
2.5 ESTRUCTURA DE DATOS PARA CORRECCIÓN DE REGISTROS COMPENSADOS
Nombre del Archivo: COR4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
Aplica para cotizantes y beneficiarios.
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 19 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. Campo informativo no sujeto a corrección | 6 | Carácter |
| 2 | Periodo a compensar | Corresponde al mes del año que se va a compensar: (mm/aaaa) Campo informativo no sujeto a corrección | 7 | Carácter |
| 3 | Tipo de Documento del afiliado | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Campo informativo no sujeto a corrección | 2 | Carácter |
| 4 | Número documento del afiliado | Número de documento Campo informativo no sujeto a corrección | 16 | Carácter |
| 5 | Tipo de afiliado | Corresponden al tipo de afiliado: C=Cotizante B=Beneficiario A=Adicional Corresponden a los tipos de afiliado establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Numérico |
| 6 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 7 | Número documento del aportante | Número de documento | 20 | Carácter |
| 8 | Ingreso base de cotización | Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. | 15 | Numérico |
| 9 | Total días cotizados | Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período. | 2 | Numérico |
| 10 | Total días compensados | Corresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento. | 2 | Numérico |
| 11 | Valor de la cotización | Corresponde al valor de la cotización del período. En caso de corresponder a un afiliado adicional se registrará el valor recaudado. | 15 | Numérico |
| 12 | Serial BDUA | Serial asignado en BDUA al cotizante Campo informativo no sujeto a corrección | 16 | Numérico |
| 13 | Serial HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes Campo informativo no sujeto a corrección | 16 | Alfanumérico |
Nota. En el resultado del proceso de corrección de registros aprobados, el administrador de los recursos del Fosyga deberá determinar si existen valores que las EPS-EOC deban girar al Fosyga y verificar que las consignaciones se efectúen, en los casos en que el registro corregido genere valores a favor de la EPS-EOC deberá girarse a la entidad como resultado de este proceso.
2.6 ESTRUCTURA DE DATOS PARA CORRECCIONES DE REGISTROS CON INCONSISTENCIAS EN.
El Fosyga con la entrega de los resultados del proceso de compensación en las estructuras definidas en la presente Nota Externa entregará a las EPS-EOC las inconsistencias de los registros que no pudieron ser compensados cuyo nombre del archivo es: CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, información que deberá ser revisada y verificada por la EPS-EOC de acuerdo con sus archivos y bases de datos. La EPS-EOC entregará corregida y ajustada al Fosyga los campos respectivos en la siguiente estructura.
Esta información deberá ser entregada por la EPS-EOC en un único archivo al Fosyga el día hábil anterior al siguiente proceso de compensación antes de la 1:00 p. m., quien realizará la validación para la posterior actualización de los registros para incorporarlos al proceso de giro y compensación.
Nombre del archivo de datos entregado por la EPS-EOC:
CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, donde CODENTIDAD corresponderá al código de EPS o EOC que genera y remite la estructura 2.6
La EPS –EOC deberá generar y remitir un registro por cada inconsistencia reportado en el campo 19 de esta estructura que se requiera ajustar.
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC que recibe el aporte. No podrá ser modificado por la EPS-EOC en este proceso de corrección | 6 | Alfanumérico |
| 2 | Código del Operador. | Identificación del Operador de Información, no es modificable. | 2 | Numérico |
| 3 | Número de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. | Número de la planilla de liquidación de aportes, no es modificable. | 15 | Numérico |
| 4 | Serial BDUA | Serial asignado en BDUA al cotizante o beneficiario adicional, no es modificable. | 16 | Numérico |
| 5 | Serial Histórico de Aportes - HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, no es modificable. | 16 | Numérico |
| 6 | Tipo documento del cotizante o beneficiario adicional | Corresponden a los tipos de documento establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante. | 2 | Alfanumérico |
| 7 | Número documento del cotizante o beneficiario adicional | Número de documento. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante. | 16 | Alfanumérico |
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 8 | Primer apellido | No puede ser modificado por la EPS-EOC | 20 | Alfanumérico |
| 9 | Segundo apellido | No Puede ser modificado por la EPS-EOC | 30 | Alfanumérico |
| 10 | Primer nombre | No puede ser modificado por la EPS-EOC | 30 | Alfanumérico |
| 11 | Segundo nombre | No puede ser modificado por la EPS-EOC | 20 | Alfanumérico |
| 12 | Tipo de afiliado | Corresponden al tipo de afiliado: C=Cotizante A=Adicional No es modificable | 1 | Carácter |
| 13 | Tipo de cotizante | Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya corregido por la EPS-EOC. | 2 | Numérico |
| 14 | Periodo a compensar | Corresponde al mes y año que se va a compensar corregido por la EPS-EOC (mm/aaaa) | 7 | Alfanumérico |
| 15 | Ingreso base de cotización | Es el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. | 15 | Numérico |
| 16 | Días Cotizados | Corresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento. | 2 | Numérico |
| 17 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, corregido por la EPS-EOC. | 2 | Alfanumérico |
| 18 | Número documento del aportante | Número de documento corregido por la EPS-EOC. | 20 | Alfanumérico |
| 19 | Tipo de inconsistencia | En el archivo de salida entregado por el Administrador Fiduciario, se reportará los códigos de glosas asociados a la inconsistencia. En el archivo que devuelve la EPS debe indicar en el registro no conciliado el tipo de inconsistencia a subsanar, así: 1= Tipo documento de cotizante 2= Número documento cotizante 3= Tipo de cotizante 4= Tipo documento de aportante 5= Número documento aportante 6= Periodo de Cotización 7= Error en los días de cotización 8=Error en EPS-EOC entre el registro del aporte y la BDUA | 2 | Numérico |
| 20 | Código de la EPS a la que se debe trasladar los aportes | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Alfanumérico |
| 21 | Número de transacción traslado | Este campo será diligenciado por el administrador de los recursos del Fosyga, una vez efectuado el traslado de los recursos. Este campo es de uso exclusivo del Fosyga. Cuando no aplique deberá diligenciarse como vacío. | 20 | Alfanumérico |
| 22 | Valor de la cotización | Corresponde al valor de la cotización del período. No es modificable. | 15 | Numérico |
| 23 | Fecha de la consignación de los aportes | Debe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). No es modificable. | 10 | Carácter |
Nota:
1. En ningún caso se podrá realizar modificación al código de la EPS-EOC, del campo 1.
2. Si la EPS-EOC reportada en la planilla de aportes PILA es diferente a la registrada en la BDUA, la EPS-EOC deberá verificar si corresponde a:
2.1 Inconsistencia en la afiliación:
La EPS-EOC deberá realizar las gestiones para la actualización de la BDUA y no deberá remitir ninguna información en esta estructura.
2.2 Pago errado por inconsistencia en el tipo de cotizante.
a) Si la cotización es menor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, el aportante debe corregir la cotización a través de una planilla “N” en PILA.
b) Si la cotización es mayor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, la EPS–EOC podrá corregir el tipo de cotizante en la presente estructura y tramitar la devolución de aportes por el mayor valor pagado si hay a lugar, en las estructuras definidas para tal fin.
3. El campo 20 se deberá diligenciar en los casos en que la EPS-EOC reportada en el campo 1, reciba una cotización por un afiliado que no le corresponde. En tal caso, el Fosyga informará a la EPS-EOC que recibió las cotizaciones como a la EPS-EOC que registra la afiliación del cotizante, con el fin que las entidades determinen a cuál de ellas corresponde el aporte.
Una vez establecido lo anterior, la EPS-EOC que recibió la cotización, es decir la EPS registrada en el campo 01, registrará en el campo 20 el código de la EPS-EOC a la que corresponde el recaudo y diligenciará el tipo de inconsistencia 8 en el campo 19. Esta información deberá ser remitida al Fosyga, con el fin de dar inicio al trámite de transferencia de recursos de cotización erradamente consignadas en cuenta de la EPS.
<Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> El Fosyga entregará en el campo 20 de la estructura 2.6 a título informativo, la información de la EPS-EOC que se registra en la BDUA para el cotizante por el cual se efectúo el pago errado por parte del aportante. Será responsabilidad de la EPS-EOC que recibió los recursos, informar al Fosyga la EPS-EOC a la cual se trasladarán dichas cotizaciones según la afiliación del cotizante.
2.7 ESTRUCTURA DE DATOS PARA PRESENTACIÓN DE PRESTACIONES ECONÓMICAS AL FOSYGA
<Consultar ajustes directamente en la Nota externa 33210469851 de 2014, publicada en el Diario Oficial No. 49.117 de 8 de abril de 2014>
Nombre del Archivo: PRE4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 20 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario entregará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Fecha del Proceso | Especifica la fecha en que la EPS-EOC presenta el archivo y en que el Fosyga entrega el resultado, según sea el caso. (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 3 | Tipo de Prestación Económica | 1= Licencia de Maternidad o Paternidad. 2= Incapacidad por Enfermedad General. 3= Corrección de Prestación económica glosada. 4= Corrección de Prestación económica aprobada. La opción 4 solamente se registra cuando la EPS-EOC requiera corregir una Licencia de Maternidad o Paternidad aprobada por el Fosyga. | 1 | Numérico |
| 4 | Tipo de Documento del cotizante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 5 | Número documento del cotizante | Número de documento | 16 | Carácter |
| 6 | Serial BDUA | Serial asignado en BDUA al cotizante | 16 | Numérico |
| 7 | Tipo de Cotizante | Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Numérico |
| 8 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 9 | Número documento del aportante | Número de documento | 20 | Carácter |
| 10 | Ingreso base de cotización | Es el dato sobre el cual la EPS-EOC liquidó la prestación económica de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente. En el archivo de entrega de resultados por parte del Fosyga se reportará el IBC utilizado para liquidar dicha prestación. | 15 | Numérico |
| 11 | Tipo de Salario | Campo Obligatorio 1= Fijo 2= Variable | 1 | Numérico |
| 12 | Fecha Inicio Licencia o Incapacidad | Fecha de iniciación (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 13 | Fecha Terminación de la Licencia o incapacidad | Fecha de terminación (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 14 | Días pagados de licencia o incapacidad | Días pagados por la licencia. | 3 | Numérico |
| 15 | Fecha de pago de licencia o incapacidad al aportante | Fecha de pago de la licencia o incapacidad (dd/mm/aaaa) | 10 | Carácter |
| 16 | Licencia o incapacidad deducida o pagada | 1 = Si el aportante se dedujo de la autoliquidación el valor de la licencia o incapacidad. 2= Si la licencia o incapacidad, fue pagada directamente al aportante por parte de la EPS. | 1 | Carácter |
| 17 | Valor de licencia o incapacidad deducida o pagada | Valor deducido o pagado. | 15 | Numérico |
| 18 | Número autorización de licencia o incapacidad | Número interno de la EPS o EOC con que autorizó la licencia o incapacidad. | 15 | Carácter |
| 19 | Tipo de Incapacidad | 1=Inicial (Hasta 90 días) 2=Prórroga (De 91 hasta 180 días) 3=Mayor a 180 días 4=Cumplimiento fallo de tutela <Adicionado por la Nota externa 33210469851 de 2014> | 1 | Numérico |
| 20 | Tipo de licencia | 1 = Maternidad 2 = Parto no Viable 3 = Paternidad 4= Parto Prematuro 5= Nacimiento Múltiple 6= Parto Prematuro y nacimiento múltiple 7= Proporcional (Acuerdo 414 de 2009) 8= Proporcional (Acuerdo 414 de 2009) y parto prematuro 9= Proporcional (Acuerdo 414 de 2009), parto prematuro y nacimiento múltiple. 10=Fallecimiento de madre (numeral 6 artículo 1o Ley 1468 de 2011) 11= Proporcional (Acuerdo 414 de 2009) y nacimiento múltiple. 12=Cumplimiento fallo de tutela <Adicionado por la Nota externa 33210469851 de 2014> | 2 | Numérico |
| 21 | Días de Gestación | Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 3, 7, 8, 9 y 11 En este campo y en aplicación del Acuerdo 414 de 2009 se deberá registrar el número de los días de gestación. Cuando en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 3, se deberá registrar los días gestación correspondiente a la madre del menor. | 3 | Numérico |
| 22 | Días para nacimientos de niños prematuros | Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 4, 6, 8, 9 En este campo y en aplicación del numeral 5 del artículo 1o de la Ley 1468 de 2011 se deberá registrar la diferencia en días entre la fecha gestacional y el nacimiento a término. | 3 | Numérico |
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 23 | Fecha Gestacional | Campo Obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11. Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha del parto. En el caso de un parto no viable, esta fecha se homologa a la fecha de este evento. | 10 | Carácter |
| 24 | Fecha de nacimiento a término | Campo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11. Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha probable del parto según el dictamen médico. | 10 | Carácter |
| 25 | Tipo de Documento de la madre cotizante fallecida | Corresponden al tipo de documento del cotizante principal establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (numeral 6 artículo 1o Ley 1468 de 2011). Deberá registrase el tipo de identificación de la madre cotizante fallecida. | 2 | Carácter |
| 26 | Número de Documento de la madre cotizante fallecida | Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (numeral 6 artículo 1o Ley 1468 de 2011). Deberá registrarse el número de identificación de la madre cotizante fallecida. | 16 | Carácter |
| 27 | Número autorización licencia para el caso de la madre cotizante fallecida | Número interno de la EPS o EOC de autorización de la licencia. Deberá registrarse el número de autorización de la licencia reconocida, asociada a la madre cotizante fallecida. Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (numeral 6 artículo 1o Ley 1468 de 2011). | 15 | Carácter |
| 28 | Días faltantes de licencia madre fallecida | Tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre. Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (numeral 6 artículo 1o Ley 1468 de 2011) | 3 | Numérico |
| 29 | Aprobación de la Licencia. | 1=Sí 2=No Esta información deberá ser diligenciada por el administrador de los recursos del Fosyga. | 1 | Numérico |
| 30 | Código de glosas para registros con inconsistencia | De acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social. Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;). | 60 | Alfanumérico |
Nota: Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 3 las opciones 3 y 4 (Corrección de prestación económica), deberá diligenciar la totalidad de los campos según la estructura de datos.
Para la corrección de prestaciones económicas aprobadas por el Fosyga, la EPS-EOC solamente podrá modificar la información de los campos 10, 11, 13, 14, 17, 20, 21, 22 y 28.
Nota. <Nota adicionada por la Nota externa 33210469851 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:>
<Inciso modificado por la Nota Externa 33210794341 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Cuando la EPS-EOC presente al Fosyga una licencia (campo 20) correspondiente al cumplimiento de un fallo de tutela, solamente deberá diligenciar los campos 1 al 20. Los demás deberán generarse como campo vacío. Será responsabilidad de la EPS-EOC la custodia de los documentos y soportes que originaron el pago de la prestación económica mediante Fallo de Tutela. Para la corrección de estas prestaciones económicas aprobadas por el Fosyga, solamente podrá modificar la información de los campos 10, 11, 13, 14, y 17 según corresponda.
Cuando la EPS presente al Fosyga cobro de licencias correspondientes al tipo 12 “Cumplimiento Fallo de Tutela” del Campo No. 20, deberá entregar junto con la estructura de datos la siguiente certificación:
En el caso en que no se allegue la certificación, o esta sea inconsistente con lo reportado en la estructura de datos 2.7, las licencias serán glosadas en su totalidad por el Fosyga.
Los cambios establecidos para esta estructura aplicarán a partir del proceso de cobro de prestaciones económicas correspondiente al mes de junio de 2014, o sea del 20 de junio de 2014.
El Administrador Fiduciario de los Recursos de los Fosyga remitirá mensualmente a la Superintendencia Nacional de Salud los registros aprobados correspondientes a “Cumplimiento Fallo de Tutela “, para que este órgano de vigilancia y control dentro de sus competencias y si fuere necesario, realice las actuaciones administrativas a que haya lugar.
2.8 ESTRUCTURA DE DATOS SOLICITUD DE DEVOLUCION DE APORTES
Nombre del archivo: DEVOLCODENTIDADDDMMAAAA.TXT
La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011 diligenciando la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Carácter |
| 2 | Tipo de documento del cotizante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 3 | Número documento del cotizante | Número de documento. | 16 | Carácter |
| 4 | Primer apellido | Primer apellido del afiliado. | 20 | Carácter |
| 5 | Segundo apellido | Segundo apellido del afiliado. | 30 | Carácter |
| 6 | Primer nombre | Primer nombre del afiliado. | 30 | Carácter |
| 7 | Segundo nombre | Segundo nombre del afiliado. | 20 | Carácter |
| 8 | Tipo de Cotizante | Corresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Numérico |
| 9 | Tipo de Documento del aportante | Corresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. | 2 | Carácter |
| 10 | Numero documento del aportante | Número de documento. | 20 | Carácter |
| 11 | Nombre del Aportante | Nombre de la empresa o persona natural aportante. | 40 | Carácter |
| 12 | Fecha de la radicación de la solicitud de devolución ante la EPS-EOC | Corresponde a la fecha en que el aportante radicó la solicitud de aportes ante la EPS-EOC en formato (dd/mm/aaaa). | 10 | Carácter |
| 13 | Número de radicado asignado a la solicitud de devolución por la EPS-EOC | Corresponde al número interno de radicado asignado por la EPS-EOC a la solicitud de devolución. | 15 | Carácter |
| 14 | Causal de devolución de aportes. | Corresponde a los siguientes campos: 1=Pago errado por el aportante. 2=Mayor valor pagado. 3=Aporte sin estar obligado. 4=Cotizaciones correspondientes a personas fallecidas. 5=Cotizaciones correspondientes a excedentes del Sistema General de Participaciones SGP. 6=Intereses de mora de cotizaciones 7=UPC Adicional. 8=Recursos diferentes a cotizaciones. | 1 | Numérico |
| 15 | Periodo de cotización | Corresponde al mes y año de la cotización en formato (mm/aaaa). Cuando se marque la opción 6 del campo 14 la EPS-EOC puede registrar el periodo en el que recibió la consignación de intereses de mora. | 7 | Carácter |
| 16 | Marco normativo del recaudo | Corresponde al tipo de norma vigente en el momento del recaudo. 1=Recaudos cotizaciones Decreto 2280-04 2=Recaudos cotizaciones Decreto 4023-11. | 1 | Numérico |
| 17 | Código del Operador de Información | Identificación del Operador de Información. En caso que la EPS-EOC haya recibido la cotización en un punto de recaudo directo, este campo debe ser vacío. | 2 | Numérico |
| 18 | Número de Planilla de Liquidación | Número de la planilla de liquidación de aportes. | 15 | Numérico |
| 19 | Fecha de pago Planilla de Liquidación | Corresponde a la fecha en que el aportante realizó el pago de la cotización a la EPS-EOC. En formato (dd/mm/aaaa). | 10 | Carácter |
| 20 | Tipo de consignación | Corresponde al tipo de consignación: 1=SNC1 2=SNC2 3=Registros Glosados 4=Recaudo en cuentas maestras 5=Cotización no compensada en cuentas del Fosyga. 6=Intereses de mora Los tipos 1, 2 y 3 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 1. Los tipos 3 y 4 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 2. | 2 | Numérico |
| 21 | Fecha de consignación de aportes al Fosyga | Corresponde a la fecha en que la EPS-EOC giró los recursos de cotizaciones al Fosyga. En formato (dd/mm/aaaa). Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar la fecha en la que se efectúo la consignación al Fosyga por intereses de mora. | 10 | Carácter |
| 22 | Número de Radicación Asignado por el Administrador Fiduciario a la consignación. | Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación. Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar el número de radicado asignado a la consignación por intereses de mora. | 10 | Carácter |
| 23 | Número de consignación Subcuenta de Compensación. | Corresponde al número de consignación asignado. | 12 | Carácter |
| 24 | Número de consignación Subcuenta de Solidaridad. | Corresponde al número de consignación asignado.Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. | 12 | Carácter |
| 25 | Número de consignación Subcuenta de Promoción. | Corresponde al número de consignación asignado. Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. | 12 | Carácter |
| 26 | Valor solicitado por la EPS-EOC Subcuenta de Compensación. | Expresado sin decimales | 10 | Numérico |
| 27 | Valor solicitado por la EPS-EOC Subcuenta de Solidaridad. | Expresado sin decimales Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. | 10 | Numérico |
| 28 | Valor solicitado por la EPS-EOC Subcuenta de Promoción | Expresado sin decimales Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío. | 10 | Numérico |
| 29 | Aprobación de solicitud de devolución. | 1=Sí 2=No Esta información deberá ser diligenciada por el administrador de los recursos del Fosyga. | 1 | Numérico |
| 30 | Recursos de SGP | Cuando marque en el campo 14 la opción 5, deberá especificarse a qué recursos corresponde la devolución de aportes, según los siguientes conceptos: 1=Decreto 4047 de 2006 y 3260 de 2007. 2=Decreto 2729 de 2010. 3=Vigencia 2010 en adelante. | 1 | Numérico |
| 31 | Rendimientos Financieros Excedentes SGP | Este valor será calculado por la EPS-EOC según Decreto 1636 de 2006 e instrucción del administrador de los recursos del Fosyga. | 10 | Numérico |
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 32 | ID sobre el cual la EPS-EOC está solicitando la devolución | Este número lo registra la EPS-EOC de acuerdo a la línea del SNC y RG sobre el cual está solicitando la devolución y que se encuentra registrado en la base de datos del Fosyga. Este campo se diligencia cuando corresponda en el campo 20 diligencie las opciones 1, 2 y 3. | Numérico | |
| 33 | Código glosas para solicitud no aprobada | Cuando en el campo 29 se registre la opción 2, el administrador de los recursos del Fosyga asignará el código de la glosa respectivo. | 60 | Alfanumérico |
| 34 | Serial HA | Serial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes. | 16 | Alfanumérico |
| 35 | Concepto devolución recursos diferentes a cotizaciones | Cuando en el campo 14 diligencie el concepto 8, la EPS-EOC deberá registrar la causal de la solicitud. | 30 | Carácter |
Notas:
Devoluciones de Excedentes de SGP. Cuando la EPS-EOC diligencie en el Campo No. 14 la opción 5 (Cotizaciones correspondientes a excedentes del Sistema General de Participaciones SGP) solamente deberá diligenciar los campos 9 a 13, del 20 al 28 y 30, y si es del caso el campo 31. Los demás deberán generarse como campo vacío.
Devoluciones de Aportes Decreto 2280 de 2004. Para las cotizaciones anteriores a la entrada en operación de las cuentas maestras, los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones, hasta el 28 de octubre de 2012, según el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011.
Para las cotizaciones posteriores a agosto de 2012, los aportantes solamente tendrán doce meses a partir de la fecha de pago para solicitar ante la EPS-EOC la devolución de cotizaciones.
Devoluciones de Intereses de Mora. Cuando se trate de devolución de intereses de mora, el aportante deberá entregar el detalle por cotizante de la liquidación de dichos intereses a las EPS-EOC. Para las devoluciones de aportes por concepto de intereses de mora no deberán diligenciarse los campos 24, 25, 27, 28, 30, 31 y 32, los cuales deben generarse como campo vacío.
Recursos diferentes a cotizaciones: Cuando se trate de devolución por este concepto la EPS-EOC deberá diligenciar los campos 1, 9, 10 a 14, 16, y 20 a 28, los demás deberán registrarse como campo vacío.
Causal de Devolución de Aportes. En el caso de tramitar devolución de aportes por más de una causal para el mismo cotizante, se deberá presentar la información completa en un registro para cada causal.
<Texto adicionado por la Nota Externa 33210254873 de 2013. El nuevo texto es el siguiente:> Para los registros que en el campo 16 (marco normativo del recaudo) se marque con la opción 2, es decir 4023; los valores del campo 27 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Solidaridad) y campo 28 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Promoción) deben ser 0 (cero). Para este caso, el valor total solicitado se registrará en el campo 26 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Compensación), por tanto los campos 24 (Número de consignación subcuenta de Solidaridad) y campo 25 (Número de consignación subcuenta de Promoción) deben venir vacíos.
Para los registros que en el campo 20 (Tipo de consignación) se marque con la opción 4 (recaudo cuentas maestra), los campos 21, 22, 23, 24 y 25 deben venir vacíos. Los campos 27 y 28 deben venir en cero.
Para los registros que en el campo 16 (marco normativo del recaudo) se marque 1 y en el campo 14 (Causal de Devolución de aportes) se marque 5, el campo 15 (Período de cotización) debe contener el período correspondiente.
La longitud del campo 32 (ID sobre el cual la EPS-EOC está solicitando la devolución), es de longitud: 15.
Para todas las causales de devolución, campo 14, debe ir el código de la EPS o EOC en el campo 1.
Para todas las causales de devolución, campo 14, debe ir el marco normativo en el campo 16.
Para la causal 7 (UPC adicional), en el campo 14 (Causal de devolución), los datos que se deben diligenciar en los campos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 deben ser los del cotizante principal.
Los demás campos corresponden a la información del pago de UPC adicional.
2.9. ESTRUCTURA DE DATOS PARA PRESENTACIÓN DE COSTOS DE RECAUDO DE COTIZACIONES <Estructura adicionada por la Nota Externa 8821 de 2014. El nuevo texto es el siguiente:> Nombre del Archivo: CRC4023CODENTIDADMMAAA.TXT
La EPS-EOC entregará al FOSYGA el último día hábil de la cuarta semana del mes, diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos:
| Campo No | Nombre | Descripción | Longitud | Tipo de Campo |
| 1 | Código de la EPS | Corresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC. | 6 | Caracter |
| 2 | Fecha | Especifica en la cual se presenta la información al Fosyga (dd/mm/aaaa) | 10 | Caracter |
| 3 | Periodo | Se registra el mes del año al que corresponde los costos de recaudo reportados: (mm/aaaa) | 7 | Caracter |
| 4 | Rendimientos Financieros | Corresponde al valor total de los rendimientos financieros de las cuentas maestras de recaudo para el periodo. | 15 | Numérico |
| 5 | Apropiación Rendimientos Financieros | Corresponde al valor total de los rendimientos financieros apropiados por las EPS para el periodo según el porcentaje establecido por el Ministerio de Salud y Protección Social. | 15 | Numérico |
| 6 | Costo Servicios Financieros | Corresponde al valor total pagado a las entidades financieras para el período, por concepto de servicios financieros de las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones en salud. | 15 | Numérico |
| 7 | Costo PILA - Electrónica | Corresponde al valor total pagado a los Operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA para el período, por concepto de procesamiento de datos a través de la PILA electrónica. | 15 | Numérico |
| 8 | Costo PILA - Asistida | Corresponde al valor total pagado a los Operadores de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA para el período, por concepto de procesamiento de datos a través de la PILA asistida. | 15 | Numérico |
| 9 | Costo Gestión de Cobro de Cotizaciones – Papelería e Insumos | Corresponde al valor total pagado por el periodo por concepto papelería e insumos, en la elaboración de estados de cuenta, certificación de aportes, devolución de aportes, etc. | 15 | Numérico |
| 10 | Costo Gestión de Cobro de Cotizaciones – Servicio de Correo | Corresponde al valor total pagado por el periodo por concepto de servicio de envío de documentos a los aportantes. | 15 | Numérico |
| 11 | Costo Gestión de Cobro de Cotizaciones – Personal y/o Infraestructura | Corresponde al valor total pagado por el periodo por concepto personal y/o servicios dedicados a funciones de conciliación del recaudo, devolución de aportes y gestión de cartera, ya sea contratado directamente por la EPS –EOC o a través de terceros (subcontratado). | 15 | Numérico |
| 12 | Costo Gestión de Cobro de Cotizaciones – Procesos Judiciales | Corresponde al valor total pagado por el periodo por concepto personal y/o servicios dedicados a funciones de cobro de aportes mediante procesos judiciales, ya sea contratado directamente por la EPS – EOC o a través de terceros (subcontratado). | 15 | Numérico |
| 13 | Total Costos Recaudo de cotizaciones en salud | Corresponde a la suma del valor total pagado por la EPS–EOC en el periodo, según los campos 6 al 12 de esta estructura. | 15 | Numérico |
Los cambios establecidos para esta estructura aplicarán a partir del último día hábil de la cuarta semana del mes de enero de 2015, o sea del 30 de enero de 2015, en esta fecha las EPS-EOC entregarán al Fosyga la información correspondiente a los meses de octubre de 2013 a diciembre de 2014, para cada mes la EPS deberá entregar un archivo.
La información correspondiente al mes de enero de 2015 se entregará al Fosyga el 27 de febrero de 2015 y así sucesivamente en las fechas establecidas el último día hábil de la cuarta semana del mes.
La información establecida en la estructura 2.9 “ESTRUCTURA DE DATOS PARA PRESENTACIÓN DE COSTOS DE RECAUDO DE COTIZACIONES” deberá entregarse al Fosyga junto con la certificación del revisor fiscal o quien haga sus veces en la EPS-EOC, donde se indique por lo menos el nombre del archivo entregado, el periodo a que corresponde, el valor total de los costos de recaudo (campo 13) y que la información contenida en la mencionada estructura corresponde a la realidad de la EPS de acuerdo con los registros, archivos y soportes de la entidad.
Esta información deberá ser validada por el administrador de los recursos del Fosyga y entregados los resultados a las EPS-EOC dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
Cordialmente,
El Director de Administración de Fondos de la Protección Social,
JOSÉ OSWALDO BONILLA RINCÓN.
El Jefe Oficina de la Tecnología de la Información y Comunicación,
HÉCTOR DARÍO DUQUE CIFUENTES.
