RESOLUCIÓN 0421 DE 2007
(diciembre 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA – IDEA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 91 de la Resolución 47 de 6 de febrero de 2013>
Por la cual se implementa el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, IDEA.
EL GERENTE GENERAL DEL INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA, IDEA,
en uso de sus atribuciones constitucionales y legales y
CONSIDERANDO:
1. Que la Constitución Política de Colombia, señala que la Administración Pública tendrá un Sistema de Control Interno para lo cual las autoridades administrativas, estarán obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno según la naturaleza de sus funciones.
2. Que respecto a la responsabilidad del Control Interno, la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones" dispuso en su artículo 6 que "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicos, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente". No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de la Entidad.
3. Que de conformidad con el Decreto 2145 de 1999, artículo 5o, es responsabilidad de los servidores públicos, diseñar y aplicar métodos de Control Interno de acuerdo a lo dispuesto en la Constitución y la Ley, y en este sentido el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno es el responsable del diseño de estrategias y políticas orientadas a la implementación del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad.
4. Que mediante el Decreto 2913 de julio 31 de 2007 se amplió y homologó la fecha final para el cumplimiento de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno - MECI: 1000: 2005 hasta el 8 de diciembre de 2008.
5. Que el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, IDEA, fundamentado en la Ley 87 de 1993, la cual considera aspectos relacionados con las instancias de articulación del Sistema de Control Interno, sus responsables, el cumplimiento de las obligaciones de información, la creación de órganos consultivos del Control Interno y la operación de manera uniforme del Sistema de Control Interno, comenzó en el año 2005, con la adopción de dicho modelo, el cual permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema.
6. Que el Instituto, antes de la Ley 872 del 2003, venía desarrollando por iniciativa propia, algunas herramientas administrativas de gestión tales como: Planeación Estratégica Institucional, Sistema de Gestión de la Calidad bajo el estándar internacional ISO 9001:2000, el Tablero Integral de Gestión y Resultados bajo la metodología Balance Scorecard, Sistema de Administración de Riesgos, Sistema de Gestión por Competencias, entre otros, que permitieron no solo obtener la certificación de calidad NTCGP 1000:2004, sino avanzar considerablemente en la implementación de los elementos contemplados en el MECI.
7. Que el Instituto decidió implementar el Modelo Estándar de Control Interno y soportarlo en una herramienta tecnológica integradora de todos sus Subsistemas, componentes y elementos, consistente en establecer una estructura estándar de Control Interno que propenda por la construcción de un entorno ético, la orientación al control de los riesgos, el desarrollo de actividades basadas en una gestión de operación por procesos, el establecimiento de la comunicación pública orientada a mantener una interacción de doble vía con las partes interesadas y el control de la evaluación, buscando generar un amplio control social que brinde un mayor impacto en el quehacer institucional.
8. Que la aplicación de los principios que orientan el Sistema de Control Interno, como son autocontrol, autorregulación y autogestión, permiten al Instituto y a sus servidores, controlar su propio trabajo, partiendo del empoderamiento efectivo de los funcionarios, identificando problemas y efectuando los correctivos necesarios, mejorando los procesos y procedimientos establecidos, propiciando el control estratégico de gestión y de evaluación; con miras a lograr una gestión organizacional eficiente, eficaz y efectiva que permita dar cumplimiento a los fines del Estado.
9. Que los directivos del Instituto suscribieron en diciembre 7 de 2005 el Acta No. 1 de Compromiso para la implementación del MECI 1000:2005 y renovada a través del Acta No. 1 de octubre 8 de 2007.
10. Que mediante la Resolución de Gerencia 1686 del 12 de diciembre de 2005, se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno en el IDEA.
11. Que mediante Resolución de Gerencia 1690 del 15 de diciembre de 2005 y modificada mediante Resolución 288 de agosto de 2007, se designó el Representante de la Dirección para la implementación del MECI 1000:2005, quedando como responsable la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación. Igualmente se organizaron los equipos de trabajo institucional, conformado por el Grupo Directivo quienes son los integrantes del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno; el segundo grupo operativo, denominado Equipo Operativo MECI para la implementación del Modelo y el tercer grupo evaluador integrado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y su equipo colaborador.
12. Que mediante la Resolución 0275 del 29 de septiembre de 2006 se constituyó el Comité de Ética en el IDEA, cuyo Gestor es el Secretario General. De igual forma se hizo entrega del Código de Ética a todos los servidores del Instituto, mediante Acta de compromiso suscrita por cada uno de ellos.
13. Que el Instituto capacitó 40 de sus servidores, incluyendo todos los integrantes del Equipo MECI en dos diplomados con la Escuela de Gobierno y Políticas Públicas Guillermo Gaviria Correa - Universidad de Antioquia, para la implementación del MECI 1000:2005.
14. Que el Instituto dando cumplimiento a la circular 03 de 2005 del Departamento Administrativo de la Función Pública aplicó la encuesta de de<sic> autodiagnóstico en octubre de 2006, con un resultado total de 3.12. Igualmente se realizó la evaluación al Sistema de Control Interno por parte de la Oficina de Control Interno en marzo de 2007 con una calificación total de 4.10.
15. Que el Instituto para dar cumplimiento a la implementación del MECI 1000:2005 realizó los formatos sugeridos por el Departamento Administrativo de la Función Pública, publicados en la página web www.dafp.gov.co en la ruta: Control Interno Estatal/Sistema Nacional de Control Interno/Manual de Implementación MECI 1000:2005, así:
- Circular 03 del TI de Septiembre de 2005 del Consejo Asesor
- Formato No. 1. Acta de Compromiso MECI 1000:2005
- Formato No. 2. Acto Administrativo de Adopción del MECI 1000:2005
- Formato No. 3. Grupo Directivo MECI 1000:2005
- Formato No. 4. Grupo Operativo MECI 1000:2005
- Formato No. 5. Preparación del Diagnóstico MECI 1000:2005
- Instructivo Aplicativo Diagnóstico MECI 1000:2005
- Aplicativo para la Realización del Diagnóstico MECI 1000:2005
- Formato No. 6. Cierre del Diagnóstico MECI 1000:2005
16. Que con mérito en lo anteriormente expuesto, el Gerente General del Instituto.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 91 de la Resolución 47 de 6 de febrero de 2013 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> El Instituto para el Desarrollo de Antioquia, IDEA, ha implementado cada uno de los tres subsistemas, nueve componentes y veintinueve elementos que conforman el Sistema de Control Interno, así:
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO: Es el conjunto de componentes que permite realizar el cumplimiento del direccionamiento estratégico del Instituto y la función de regular constitucional y legalmente la Entidad. Igualmente garantiza que se cumpla con la misión para la cual fue creado el IDEA y su contribución a los fines esenciales del Estado.
1.1. COMPONENTE: Ambiente de Control: Hace referencia a la toma de conciencia por parte de los servidores del Instituto que influye de manera importante en la planificación, en la gestión de operaciones y en procesos de mejoramiento. Para lograr el desarrollo de un ambiente propicio en la Entidad, se regulan las vivencias institucionales desde la Ética, se cuenta con prácticas efectivas del Talento Humano y se define un Estilo de Dirección aplicable a la Entidad.
1.1.1. Elemento: Acuerdos, compromisos y protocolos éticos: El Instituto para el Desarrollo de Antioquia IDEA mediante Resolución de Gerencia 336 de octubre 17 de 2007, adoptó el Código de Ética que contiene ámbito de aplicación, principios éticos, valores éticos y directrices éticas. El Código de ética se elaboró de manera participativa y fue divulgado a todos los empleados y contratistas del IDEA.
1.1.2. Elemento: Desarrollo del Talento Humano: El Sistema de Gestión de Calidad en su modelo de operación por procesos, tiene estructurado el macroproceso Gestión de Talento Humano cuyo objetivo principal es vincular, mantener y desarrollar el personal requerido para el instituto, bajo un ambiente laboral que propicie el crecimiento personal, profesional e institucional.
Se ha desarrollado en el software MECI, un módulo que permite administrar las actividades inherentes a la Gestión del Talento Humano, así: Datos Básicos de los funcionarios, Información Académica, Situación Administrativa, Inducción y reinducción, Seguridad Social y salud ocupacional, Bienestar Laboral, Evaluación de desempeño, Evaluación por competencias y Documentos de historias laborales.
1.1.3. Elemento: Estilo de Dirección: El Gerente General del Instituto a través de la Resolución 1307 de octubre 20 de 2004 "mediante la cual se derogó la Resolución 142 de 1994 y se reestructura el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno del Instituto para el Desarrollo de Antioquia, IDEA" y que además fue derogada por Resolución 333 de octubre 8 de 2007 "por medio de la cual se deroga la Resolución 1307 de octubre 20 de 2004 y se reestructura el Comité Coordinadora del Sistema de Control Interno del Instituto para el Desarrollo de Antioquia", creó el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y le determinó sus funciones, con el fin de que fuera el máximo organismo encargado de la implementación del Sistema de Control Interno. Igualmente la alta Dirección tiene definido los lineamientos y las acciones para el cumplimiento del objeto social del Instituto, generando confianza en sus servidores y facilitando la participación activa en todos los procesos de la Institución. Las Directivas tienen en cuenta la participación de las partes interesadas, facilitando igualmente el control social. En el Estilo de Dirección del Instituto a través del proceso de Gestión del Talento Humano, están definidas las competencias del Equipo Directivo del Instituto.
1.2. COMPONENTE: Direccionamiento estratégico: Define el marco de referencia orientador para el cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos trazados por la Institución. Igualmente encauza la operación bajo los parámetros de calidad, eficiencia y eficacia requerida por la ciudadanía y las partes interesadas. Su composición está determinada por tres elementos: Planes y
programas, modelo de operación por procesos y Estructura Organizacional.
1.2.1. Elemento: Planes y programas: Dando cumplimiento a la misión y visión planteada por el Instituto, se realiza el proceso de Planeación Institucional, bajo la metodología de la Planeación Estratégica Situacional -PES-, como directriz de Planeación Departamental y bajo los parámetros de la Planificación Pública (Ley 152/94), la cual incluye las diferentes etapas del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar), cuyo objetivo principal es la construcción del instrumento mediante el cual se establecen las directrices a seguir para el cumplimiento de los objetivos Institucionales, los planes de acción, los acuerdos de gestión y la rendición de cuentas.
Esta metodología está diseñada, sobre Planes de Acción, que constituye el instrumento gerencial de programación y control para la ejecución anual de la gestión, en aras de cumplir con las responsabilidades planteadas en el Plan Estratégico Institucional. Este elemento está definido por el macroproceso "Planeación", establecido en el Modelo de Operación por Procesos en el Sistema de Gestión de Calidad" y con el fin de darle agilidad al proceso, se cuenta con la herramienta tecnológica diseñada a la medida, denominada "PEI. Plan Estratégico Institucional"
1.2.2. Elemento: Modelo de Operación por procesos: Elemento de control que conforma el estándar organizacional soportando la operación del Instituto y orientándola hacia una gestión por procesos, garantizando una ejecución eficiente y comprometida con sus objetivos. El IDEA certificó su gestión pública, bajo el estándar de la Norma Técnica de Calidad - NTCGP 1000:2004, que promueve la adopción de un enfoque basado en procesos, esto es la identificación y gestión eficaz, interrelacionada entre sí, interactuando en la red de procesos.
La caracterización de los procesos, permite ver el contexto integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA. Los procesos institucionales se clasifican en: Estratégicos y de crecimiento, misionales y de apoyo; donde se entienden como estratégicos y de crecimiento los procesos de gestión del cambio y de crecimiento, son los procesos mediante los cuales se obtiene, procesan y analiza la información pertinente para toma de decisiones y evaluación para direccionar la organización a futuro; los macroprocesos misionales hacen referencia a la generación de valor agregado a los productos y servicios que satisfacen las necesidad y expectativas de nuestros grupos de interés; y los macroprocesos de apoyo son lo que respaldan a los misionales y estratégicos, generando valor agregado a la Organización.
Para darle agilidad a la interacción al Sistema de Gestión de la Calidad, el Instituto cuenta con el software CALIDAD, desarrollado y ajustado a las necesidades del IDEA.
1.2.3. Elemento: Estructura Organizacional: Para darle cumplimiento a este elemento el Instituto ajustó su planta de cargos mediante Resolución de Junta Directiva 016 de diciembre 22 de 2006; para contar con una adecuada estructura organizacional que le permita cumplir eficiente y oportunamente con las metas y compromisos Institucionales. Existe en el Instituto un Manual de Funciones, que describe los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad de los servidores públicos del IDEA.
1.3. COMPONENTE: ADMINISTRACION DEL RIESGO: La Administración de Riesgos ha sido adoptada en el Instituto mediante el diseño e implementación de un conjunto de actividades estructuradas bajo estándares nacionales e internacionales, que le permiten a la entidad identificar y evaluar los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de sus objetivos, con el propósito de poder llevar a cabo acciones efectivas para responder ante ellos. Ha sido definido de forma sistemática logrando con ello integrar no solo los elementos del Componente de Administración de Riesgos, sino también los elementos de Controles y Autoevaluación del Control, como factores directamente relacionadas<sic> y coordinados con el análisis de los riesgos.
El componente Administración de Riesgos, ha sido adoptado como proceso del Instituto haciendo parte de la estructura del Modelo de Operación por Procesos y en él, se han definido las políticas de administración de riesgos que constituyen lineamientos o guías generales que permiten orientar la actuación de los funcionarios en la toma de decisiones en materia de riesgos, buscando asegurar que las acciones a lo largo de la entidad no pasen ciertos límites definidos.
La metodología para Administración de Riesgos se encuentra descrita en el Proceso que lleva este mismo nombre y describe el desarrollo metodológico de cada uno de los elementos. Se cuenta con el proceso "Administración de Riesgos" dentro del macroproceso de "Planeación" en el Modelo de Operación por proceso y el software desarrollado a la medida, se ha denominado SAR".
1.3.1. Elemento: Contexto Estratégico: El contexto estratégico es adoptado como punto de partida para administrar los riesgos. El análisis de contexto estratégico, pretende establecer las circunstancias y condiciones en las cuales se encuentra el Instituto para determinar con mayor precisión qué factores pueden influir en la ocurrencia de los mismos. Para tener una cobertura total el análisis se divide en un enfoque al interior de la entidad y otro a su entorno. Con base en las Declaraciones Estratégicas y el criterio de los altos directivos, la entidad analiza una lista predeterminada de factores internos y externos para detectar la forma cómo estos factores pueden significar una amenaza para el Instituto y finalmente redactan un informe de análisis del contexto, que se establece como el primer acercamiento a la identificación de los riesgos.
1.3.2. Elemento: Identificación de riesgos: En el desarrollo de este elemento, el Instituto no solo define, conoce y es conciente<sic> de los eventos que puedan afectarlo, sino que procura saber un poco más a fondo la manera como se presentan, su comportamiento y su origen. Los mismos funcionarios participan en el proceso y no solamente son los responsables de identificar los riesgos y determinar su: nombre, descripción, agentes generadores, causas y efectos; sino también de su administración y actualización permanente.
Para el Instituto es prioritario realizar una adecuada identificación de los riesgos, pues de esta labor depende el total cubrimiento de los mismos (riesgo que no se identifica probablemente no se vaya a administrar); para ello, centra su análisis en el objetivo de cada proceso, que es donde se establece lo que pretende el proceso, lo que quiere lograr y cómo lo va a hacer.
1.3.3. Elemento: Análisis del riesgo: Una vez se cuenta con la lista de riesgos, el procedimiento metodológico adoptado por Instituto requiere conocer que tan peligrosos pueden ser para la entidad, para ello se califica el riesgo en término de frecuencia e impacto; o sea qué probabilidad de ocurrencia puede presentar el riesgo y en caso de materializarse cuál sería la magnitud de los daños que ocasionaría.
Para el Instituto entonces, las escalas y variables adoptadas para la medición son la frecuencia y el impacto, y la calificación resulta de la multiplicación de ambos resultados.
1.3.4. Elemento: Valoración del riesgo: De acuerdo con las características y calificación de los riesgos, el Instituto requiere conocer qué tan peligrosos pueden ser, o sea determinar la gravedad de los mismos. Para ello la metodología que fue adoptada, recomienda clasificarlos en cuatro tipos o zonas de riesgo: aceptable (en ella no se requieren medidas de tratamiento para el riesgo), tolerable (se requieren medidas de tratamiento de mediano plazo), graves (en esta zona es necesario implementar medidas de tratamiento de corto plazo) e inaceptables (no solo se necesitan medidas inmediatas sino además se debe revaluar la actividad que genera el riesgo). Estas zonas se manejan mediante una herramienta llamada Matriz de Evaluación del Riesgo, que combina todas las posibles calificaciones de tal forma que le permite al Instituto no solo conocer la zona donde se ubican sus riesgos sino además recomienda qué medidas de tratamiento deberían implementarse para llevar a cabo el control.
1.3.5. Elemento: Políticas de administración de los riesgos: El resultado del análisis de administración de riesgos producto de los anteriores elementos, llevados a cabo por los funcionarios involucrados en los macroprocesos o procesos, se materializan en las Políticas de Administración de Riesgos, que son guías de acción que facilitan la toma de decisiones en materia de riesgos; no con el propósito de exigir una acción sino de dirigir el actuar de todos los servidores. El Instituto adoptó la política en dos sentidos, uno para guiar el proceso de administración de riesgos en general y, otro, para administrar los riesgos particulares identificados y evaluados en la entidad.
2. SUBSISTEMA DE CONTROL GESTION: Es el conjunto de componentes que le permite a la Entidad, asegurar el control en la ejecución de los procesos en procura de los resultados y productos necesarios para cumplimiento de la misión institucional, logrando autocontrolar el desarrollo de las operaciones, tomando como base estándares de carácter estratégico.
2.1. COMPONENTE: Actividades de Control: Hace referencia a la ejecución de los procesos de la entidad y a las funciones asignadas a sus servidores, con el fin de manejar los riesgos y orientar la operación a obtener los resultados, metas y objetivos trazados. Su composición está determinada por cinco elementos: Políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y manual de operación.
2.1.1. Elemento: Políticas de operación: Son las disposiciones que la Administración y los líderes de los macroprocesos y procesos establecen como estrategias de ejecución para el desarrollo de los procedimientos, en concordancia con los límites y parámetros establecidos en la normatividad vigente que regula el Instituto y los reglamentos internos. Estas políticas son necesarias para determinar una eficiente operación en el Direccionamiento Estratégico de la Entidad y la Administración de los Riesgos.
2.1.2. Elemento: Procedimientos: Es el conjunto de actividades ordenadas que son requeridas para cumplir con los procesos estructurados en el Sistema de Gestión de la Calidad. Estos procedimientos incluyen el objetivo, alcance, base legal, documentos internos del procedimiento, definición de conceptos, procedimiento, flujograma, responsabilidad y autoridad, medidas generales de seguridad y control interno, documentos de referencia y registros. El proceso Gestión Estratégica por Procesos, establece los criterios de forma y de contenido que se deben seguir en la elaboración de los procedimientos y demás documentos del sistema de gestión del Instituto. El proceso Control de documentos establece la secuencia de actividades para la elaboración y control de los procedimientos y demás documentos del sistema de gestión de calidad.
2.1.3. Elemento: Controles: Este elemento fue integrado por el Instituto de manera metodológica en el proceso de Administración de Riesgos como una continuidad con el análisis de los riesgos a nivel operativo. Para llevarlo a cabo, los líderes de procesos y su grupo de trabajo constantemente deben reevaluar las medidas diseñadas para detectar y/o reducir los riesgos. El Instituto conciente<sic> de la importancia del elemento Controles, no solo se esfuerza por definirlos y mantenerlos, sino que establece las acciones necesarias para monitorear su efectividad.
2.1.4. Elemento: Indicadores: Para la evaluación de la gestión institucional, el IDEA cuenta con el Tablero Integral de Gestión y Resultados (TIGRE), integrando los indicadores del Sistema de Gestión de la Calidad y los del Plan Estratégico Situacional bajo la metodología Balanced Scorecard, permitiendo a la Administración del Instituto, tener información actualizada sobre su comportamiento desde las diferentes perspectivas y convirtiéndose en una herramienta de control proactivo y permanente del cumplimiento de los objetivos institucionales, las directrices estratégicas y las metas de cada uno de los procesos.
Con la puesta en marcha de la herramienta, el Instituto ha obtenido significativos avances en relación a la gestión institucional desarrollando una visión integral de actividades corporativas con una adecuada interrelación entre dependencias, definiendo responsabilidades de los funcionarios y apuntando siempre a los objetivos y metas propuestas.
En cuanto al análisis de los resultados se puede determinar que existe control sobre los indicadores y metas planteadas, dando oportunidad y agilidad en la información, conforme a la integración de los procesos de la Entidad; toda vez que el trabajo por procesos agiliza y mejora los niveles de comunicación.
2.1.5. Elemento: Manual de Operaciones: El Instituto ha compilado en este elemento a través de un Manual que se encuentra en el software del MECI, lo referente a los manuales de cada uno de los procesos y áreas de la Institución, materializando en él, la normativa de autorregulación interna que contiene y regula los procedimientos. Este manual permite estandarizar la operación de la Entidad y generar un instrumento guía para fomentar el autocontrol y la autorregulación.
2.2. COMPONENTE: Información: Hace referencia a la administración de la información pública proveniente de las partes interesadas y la entregada por el Instituto a sus grupos de interés. Es fundamental para la Entidad puesto que se convierte en insumo básico para la ejecución de los procesos garantizando así la transparencia en su actuación pública. Su composición está determinada por tres elementos: Información primaria, información secundaria y sistemas de información, dentro del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentra en el proceso de Administración Documental que existe dentro del Macroproceso "Servicios Generales y Administración Documental", este proceso se encarga de la recepción, clasificación, archivo, distribución y circulación de la información que entra o sale del Instituto. Igualmente se administra toda la información en el software DOCUMENT.
2.2.1. Elemento: Información primaría: En este elemento se incluyen los datos de fuentes externas provenientes de las partes interesadas o las instancias con las cuales el Instituto está en contacto, es procesada al interior de la entidad.
2.2.2. Elemento: Información secundaría: Se compone de un conjunto de datos que se originan y procesan dentro del Instituto en cumplimiento de su función, son obtenidos de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión institucional. Los procesos estructurados por el Sistema de Gestión de Calidad intercambian información específica de cada uno de ellos, con el fin de que sean insumos o productos para que alimenten los sistemas de información y que son caracterizados en cada uno de los macroprocesos del Instituto.
2.2.3. Elemento: Sistemas de Información: Hace referencia al conjunto de recursos tecnológicos e informáticos, procedimientos diseñados, mecanismos de control y asignación de personas responsables de la captura, procesamientos, administración y distribución de los datos e información necesaria, con la que cuenta el Instituto para soportar su gestión de manera eficiente en la operación propia. Dentro del Modelo de Operación por Procesos existe el Macroproceso Soporte Tecnológico que se encarga de administrar tanto la plataforma tecnológica como los Sistemas de Información del Instituto. Se cuenta con los siguientes software:
- Sistema Integral de Información Financiera - SIIF: En este sistema integrado de información financiera, se administra la actividad operativa relacionada con los procesos de captación y colocación del Instituto, es considerado como uno de los sistemas de información primordiales en la Entidad.
- Talento Humano: Administra la información relacionada con el personal, el recurso humano, contempla entre otros las historias laborales, evaluación del desempeño, el plan de bienestar laboral y el plan general de capacitación.
- Indicadores de Gestión (TIGRE) Tablero Integral de Gestión y Resultados: Sistema que administra un conjunto de variables cuantitativas sujetas a medición que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstas. La información generada permite a la alta dirección tomar decisiones fundamentales para el Instituto.
- Sistema Administración de Riesgos (SAR): Permite administrar la información relacionada con los riesgos tanto de Macroprocesos, como de procesos y documentos, realizando una identificación, un análisis y una valoración de ellos, para finalmente consolidar toda la información en los mapas de riesgo.
- Calidad: Administra la estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad.
- Document: Sistema para administrar la información documental digitalizada, está clasificado por series y subseries documentales para facilitar la búsqueda de la información, tiene la posibilidad de manejar flujos de actividades.
- Normograma: Sistema que contiene la información de las leyes y normatividad por la cuales se rige el Instituto
- Plantilla de Memorandos: Permite generar memorandos electrónicos los cuales pueden ser consultados en el mismo sistema por los destinatarios del documento o desde el Document por cualquier usuario, se considera una aplicación complementaria del Document.
- PEI: Plan Estratégico Institucional Estructura la información diseñada para manejar el Plan Estratégico Institucional en sus diferentes etapas, desde el planteamiento del Macroproblema hasta el seguimiento que se realiza a las acciones.
- Gestión Administrativa: Aplicación para administrar la información de bienes muebles, inmuebles, consumibles, proveedores y mantenimiento de activos.
- Nómina (GP): Sistema de información que almacena, administra y procesa todas las novedades relacionadas con el personal para la generación de la liquidación de los diferentes conceptos de la nómina.
- Auditoria: Aplicación diseñada para administrar la información relacionada con la planeación, ejecución y el seguimiento a las diferentes auditorias que se realizan en la entidad por parte de los diferentes auditores y organismos de Control tanto interno como externos y de los resultados de las mismas, poder realizar los planes de mejoramiento y su respectiva ejecución.
- Costos ABC: Aplicación diseñada para determinar los costos de operación de los diferentes Macroprocesos basándose en las actividades que se llevan a cabo en cada dependencia para la prestación del servicio. También permite determinar la rentabilidad de los productos, para la toma de decisiones por parte de la administración.
2.3. COMPONENTE: Comunicación Pública: Hace referencia a la inclusión de los elementos necesarios para la construcción de una visión compartida y el perfeccionamiento de las relaciones humanas del Instituto con sus grupos de interés internos y externos. Su composición está determinada por tres elementos: Comunicación Organizacional, comunicación informativa y medios de comunicación. Dentro del Sistema de Gestión de la Calidad se encuentran en el macroproceso de Comunicaciones.
2.3.1. Elemento: Comunicación organizacional: Este elemento incluye la difusión de políticas e información generada al interior del Instituto, para dar una clara identificación de los objetivos, estrategias, planes, programas y la gestión de los procesos institucionales con enfoque al accionar de la Entidad. Para el desarrollo de este elemento se tiene el proceso de Comunicación Interna, liderado por la Oficina Asesora de Comunicaciones y como una de las herramientas tecnológicas se cuenta con la intranet, pero existen otros medios en el Instituto como son los Comités, las carteleras y el "perifoneo" interno.
2.3.2. Elemento: Comunicación Informativa: Dando cumplimiento a este elemento el Instituto difunde la información pública sobre su funcionamiento, gestión y resultados de forma amplia y transparente. Para darle cumplimiento a este elemento, se cuenta con el proceso de Comunicación Externa, liderado por la Oficina Asesora de Comunicaciones, contiene documentos como: Rueda de Prensa, Comunicado de Prensa y Carteleras Informativas. El Instituto cuenta con su propia página web.
2.3.3. Elemento: Medios de Comunicación: El Instituto para darle cumplimiento a este elemento, cuenta con el diseño de un plan de medios, el cual permite la divulgación amplia y focalizada de la información del Instituto a sus grupos de interés.
3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION: Conjunto de componentes que al actuar interrelacionadamente permiten valorar permanentemente la efectividad del control interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, ejecución de planes y programas, resultados de la gestión, al igual que detectar las desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones.
3.1. COMPONENTE: Autoevaluación: Conjunto de elementos que permite a cada área organizacional medir la efectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión, constatando permanentemente la capacidad de cumplir con las metas y resultados propuestos para una adecuada toma de acciones necesarias para el cumplimiento de los objetivos. Su composición está determinada por dos elementos: Autoevaluación del control y autoevaluación de la gestión, dentro del sistema de gestión de la calidad se encuentran en el proceso de Evaluación de la Gestión. Igualmente se administra en el software TIGRE (Tablero Integral de Gestión y Resultados).
3.1.1. Elemento: Autoevaluación de Control: Como elemento integrante y concluyente del proceso de administración de riesgos, la evaluación del control es adoptada por el Instituto para garantizar que las medidas adoptadas, sí están cumpliendo con el objetivo para el cual fueron creadas. En este sentido, periódicamente los líderes de proceso y su grupo de trabajo, analizan la efectividad de los controles, frente al cumplimiento de prevención, detección, corrección, protección o transferencia del riesgo, y el costo - beneficio del control; dicho análisis permite emprender acciones de mejoramiento en caso de ser necesario.
3.1.2. Elemento: Autoevaluación de Gestión: Hace referencia al seguimiento del conjunto de indicadores de gestión definidos por el Instituto. Para llevar a cabo la evaluación de este Sistema de medición de Gestión y resultados, se cuenta con un software parametrizado conforme a las necesidades institucionales, TIGRE. Los indicadores permiten determinar una visión clara e integral del comportamiento de los procesos e identificar sus respectivas desviaciones, se dividen así:
- INDICADORES DE EFICIENCIA: Optimizan la utilización de los recursos disponibles para la consecución de un logro. Está relacionada con aspectos internos de la organización.
- INDICADORES DE EFICACIA: Logran los resultados propuestos para cumplir con un objetivo. Su expresión matemática es absoluta y cualitativa, es decir, se cumple o no se cumple con los resultados propuestos.
- INDICADORES DE EFECTIVIDAD: Bajo el enfoque de la NTCGP y el MECI, se evalúa el impacto de la gestión institucional.
3.2. COMPONENTE: Evaluación independiente: Conjunto de elementos que garantiza un examen autónomo y objetivo al Sistema de Control Interno, la gestión y los resultados de la Entidad. Es ejecutada por la Oficina de Control Interno cuando se realizan en el marco del proceso de Evaluación; y por la Oficina Asesora de Planeación desde el proceso de Auditorías Internas de calidad. Está determinada por dos elementos: Evaluación independiente al Sistema de Control Interno y la Auditoría Interna; cuenta con el desarrollo tecnológico AUDITORIA.
3.2.1. Elemento: Evaluación independiente al Sistema de Control Interno: Es la evaluación que anualmente realiza la Oficina de Control Interno, mediante la encuesta que determina el Departamento Administrativo de la Función Pública para este fin. Una vez se analicen los resultados de dicha encuesta se elabora el informe que se presenta ante el Comité Coordinador de Control Interno y al DAFP en los términos, formatos y bajo los requerimientos establecidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional. En el Modelo de Operación por Procesos el Instituto cuenta el Macroproceso de Apoyo Institucional y cuyo objetivo es Fortalecer el sistema de control interno institucional, fomentando la cultura del autocontrol, brindando asesorías y realizando evaluaciones de manera objetiva, oportuna y confiable en procura del mejoramiento continuo de la gestión administrativa.
3.2.2. Elemento: Auditoría Interna: Permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los macroprocesos y procesos estructurados en la Entidad. Constituye una herramienta de retroalimentación al Sistema de Control Interno, que analiza las debilidades, fortalezas, desvíos en los resultados de las metas y objetivos trazados. El Instituto cuenta con un equipo de 52 auditores internos capacitados para hacer auditoría tanto al Sistema de Control Interno (con base en el MECI1000:2005) como al Sistema de Gestión de la Calidad (con base en la ISO 9001:2000 y la NTCGP1000:2004), y existen los correspondientes procedimientos para llevar a cabo estas auditorías.
3.3. COMPONENTE: Planes de mejoramiento: Conjunto de elementos que consolidan las acciones de mejoramiento que son necesarias para corregir las desviaciones del Sistema de Control Interno y de la gestión de operaciones. Su composición está determinada por tres elementos: Plan de mejoramiento institucional, plan de mejoramiento por procesos y plan de mejoramiento individual. Igualmente se administra en el software AUDITORIA En los Planes de Mejoramiento por procesos se efectúan: Acciones Correctivas, Preventivas y de mejoramiento.
3.3.1. Elemento: Plan de mejoramiento institucional: Está definido en el proceso Evaluación de la Gestión, que trimestralmente se presenta ante el Comité de Gerencia y establece los planes de mejoramiento que permite el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales.
3.2.2. Elemento: Plan de mejoramiento por procesos: Contiene los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de procesos deben realizarse para fortalecer el desempeño y funcionamiento en procura de las metas y resultados para el cumplimiento de los objetivos institucionales. En el Instituto se realizan estos planes derivados de varias fuentes: Auditorías internas, externas, proceso Evaluación de la Gestión, proceso de Quejas, reclamos y sugerencias, y por los respectivos líderes de macroprocesos y procesos que requieran mejorarlos.
3.3.3. Elemento: Plan de mejoramiento individual: En el Instituto se realizan planes de mejoramiento individual a través de la intervención de las brechas encontradas en la Evaluación del Desempeño y la Evaluación de Competencias de cada uno de los funcionarios. Dicha intervención se realiza mediante la estructuración y ejecución del plan de capacitación; cuyo propósito principal es mejorar los niveles de desempeño de los servidores en cada uno de sus puestos de trabajo. Los procesos estructurados desde el Sistema de Gestión de la Calidad, para dar cumplimiento a dichos planes mediante la Evaluación del desempeño y Entrenamiento y Capacitación, los cuales están adscritos a la Dirección Operativa de Gestión Humana.
4. NORMOGRAMA:
Para facilitar el control del cumplimiento de las normas aplicables al Instituto, se desarrolló un Normograma, para el cual se implementó una aplicación dentro del software MECI, que incluye y administra las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulación del Instituto. Estas se encuentran clasificadas dentro de cada proceso.
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 91 de la Resolución 47 de 6 de febrero de 2013 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> A la fecha la coordinación y responsabilidad de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno, está a cargo del Representante de la Dirección - Jefe de Oficina Asesora de Planeación. Los software que se administran desde la Oficina Asesora de Planeación son: PEI, TIGRE, SAR, MECI, CALIDAD, NORMOGRAMA, ENCUESTAS, AUDITORIAS (Desde el SGC).
Los demás software están a cargo de: TALENTO HUMANO - Dirección Operativa de Gestión Humana, AUDITORIAS - Oficina de Control Interno, LOGISTICA Y MANTENIMIENTO - Dirección Administrativa, DOCUMENT - Área de Archivo.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 91 de la Resolución 47 de 6 de febrero de 2013 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> Una vez implementado el Modelo Estándar de Control Interno en el Instituto para el Desarrollo de Antioquia, como Sistema de Control Interno, es deber del Instituto a través del Comité Coordinador de Control Interno, velar por la socialización, mantenimiento y ajustes necesarios que permitan sostener en el tiempo dicho sistema.
ARTÍCULO CUARTO. <Resolución derogada por el artículo 91 de la Resolución 47 de 6 de febrero de 2013 del Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Medellín, a los 21 DIC 2007
WILSON ENRIQUE LÓPEZ BEDOYA
Gerente General
IVÁN ECHEVERRI VALENCIA
Secretario General
